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Ejercicio: tu propio Plan de Mejora Productiva



No soy muy propenso a hacer posts recopilatorios y muy rara vez hago listas de artículos anteriores. Pero dado que estoy disfrutando de unas semanas de retiro y desconexión en mi querida Sudáfrica, aprovecho para “dejarte deberes” mientras no actualizo el blog. 


He seleccionado algunos de mis artículos clave con los que he preparado un ejercicio práctico que quiero proponerte.

Y “práctico” implica poner en marcha, hacer, probar y practicar. Porque lo peor que se puede hacer con la Productividad es leer sobre ella y no hacer nada después. 


Leer sobre Productividad te transmite una falsa sensación de mejoría. Cuando lo lees dices: «Ummm, este tío tiene razón, esto me puede venir bien» y te quedas creyendo que algo ha cambiado o mejorado. No es cierto, todo sigue igual. Lo único que cuenta, siempre, es volcarte en llevarlo a la práctica.

Mientras estoy desconectado estas semanas y no actualizo el blog, te invito a diseñar tu propio Plan de Mejora Productiva. 


Un interesantísimo ejercicio que te permitirá ponerte en marcha y, apoyándote en alguna idea que puedas encontrar en estos artículos, empezar a mejorar áreas y aspectos concretos de tu Productividad y Organización.

Áreas de Mejora

Recorriendo lo que para mí son las cinco áreas clave de la Productividad Personal, he escogido 15 artículos clave con material para leer, pensar y por encima de todo hacer.

¿Cómo construir tu Plan?

PASO 1

 Dedica 15-20 minutos a analizar y reflexionar sobre los aspectos de tu Productividad que te he propuesto. En tu caso concreto, ¿qué área está peor? ¿Cuál te interesa mejorar antes? ¿Cuál crees que necesita un empujón fuerte?


PASO 2

 Lee a fondo cada uno de los artículos de esa sección (y otros que puedas encontrar en este u otro blog). Pero no los leas sin más. Yo te animo a hacer una lectura activa: reléelos, toma notas, apunta ideas, ejemplos prácticos… “Haz tuyo” ese texto e ideas y trasládalo a tu trabajo o estudios.
Y hacerlo tuyo implicar concretarlo en Acciones. Es la clave de todo y el único propósito de estas ideas. Nacieron para convertirse en algo real. Elige un hábito, un cambio, una nueva rutina y despiézala en pequeñas acciones o gestos. Recógelos en una lista, un diagrama o un mapa mental.


PASO 3

 ¿Cómo practicar esas acciones? ¿Cómo poner en marcha esos nuevos gestos?
  1. Elige sólo una cosa. No intentes cambiar todo a la vez. Sólo un hábito o rutina a la vez.
  2. Empieza por un gesto pequeño y sencillo. Da igual si (de momento) no te parece un avance importante.
  3. Repítelo hasta la saciedad. Todos los días e incluso varias veces al día. La repetición rompe cualquier resistencia.
  4. No tengas prisa por saltar al siguiente cambio o nuevo hábito. Hay tiempo de sobra para mejorar.

¿Cuándo empezar?

Ahora mismo. En cuanto termines de leer esta frase. Haz que tu próxima acción sea ya un cambio. ¡Ánimo!



Ejercicio: tu propio Plan de Mejora Productiva

de ThinkWasabi de Berto Pena
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Algunos errores básicos en la dirección de equipos.


Si has sido promocionado recientemente para responsabilizarte de un equipo de trabajo, estas de enhorabuena pero no te olvides de ciertos errores que se pueden cometer en la dirección de equipos:



1º.- No tener objetivos claros: Actuar por acontecimientos nos lleva a vivir el cortísimo plazo, sin coordinar los objetivos individuales con los del conjunto del equipo y la falta de planificación nos lleva  a no saber distinguir lo importante de lo urgente.  Fernández-Araoz  autor del libro “Rodeate de los mejores”  afirma que se debe saber cambiar el paradigma de que lo único importante es lo urgente, al nuevo de que lo único urgente es lo importante.
2º.- Carecer de prioridaes:  Hay que reconocer que es lo principal de nuestro trabajo para centrarse en él y ser capaz de pensar más allá de las presiones diarias, recuerda el juego de las piedras.
3º.-No medir los trabajos que se realizan: Con un entorno tan complicado como el que vivimos,  hay que tener a la organización orientada a la productividad, pero no sólo  como  una política de ajustes  y reducción de costes sino también como una política donde los trabajos y los trabajadores aporten valor añadido a la organización y que este aporte en valor se pueda medir para dar más y mejor  a los mejores colaboradores. Esto nos debe obligar a más control sobre los resultados, más transparencia para saber como se estan logrando esos resultados y más medición de los mismos.
4º.- Ser el mejor “Hacedor”: Hay que saber delegar y no quererlo hacer todo uno mismo. La delegación genera confianza y repercute positivamente en la motivación. Se impone un líder con un perfil que fomente la participación y con gran capacidad para el trabajo en equipo.
5º.- Escasa sensibilidad hacia la problemática y desarrollo de sus colaboradores: Entramos de lleno en las capacidades que genera lainteligencia emocional y lograr ser una persona cercana que escucha  y estimula a sus colaboradores, influyendo en ellos para construir un equipo alineado con la estrategia de la compañia y orientado a la consecución de los objetivos.
6º.- Falta de afán por mejorar: Como ya hemos llegado, ¿qué más da? podríamos pensar. Esta falta de ambición y conformismo nos llevará a no generar iniciativas, reducira nuestra capacidad creativa (con las personas, para las personas y para el negocio). La aptitud es tan importante como laactitud a la hora de liderar un equipo. Hay que estar implicado y comprometido con la empresa y con nuestro equipo para conseguir los resultados
7º.- No captar y/o aprovechar oportunidades: La única manera de sobrevivir es colaborar con nuestro equipo en la creación del “Oceano Azul” para nuestra compañía, sacar nuestro espíritu emprendedor en favor de la compañía planteando escenarios con más perspectiva, donde quepan soluciones con un impacto positivo para la cuenta de resultados de la empresa.
8º.- Funcionar por autoridad jerárquica:  Deberiamos desarrollar nuestras capacidad para lograr consenso en lugar de “tirar” de nuestra autoridad formal, porque haciendolo así dejamos de hacernos seguir por personas convencidas y motivadas, dejamos de liderar al perder el carisma  que nos hace empatizar con los demás.
Seguro que eres capaz de añadir algún error más…
A.L.
Publicado el 09-01-2009 en Habilidades Directivas.

Algunos errores básicos en la dirección de equipos.

de Liderazgo y gestión de equipos. de alfredus

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Identificación de objetivos durante la negociación

Por Fermín de Rojas,

El primer paso de cualquier tipo de negociación es identificar todos los objetivos, preguntándose uno a si mismo,¿qué es o que quieres conseguir de la negociación?.
-         Clarificación de objetivos.
Raramente se encontrará solo un objetivo en una negociación.
Antes de entrar en una reunión, se aconseja hacer una lista de todos los objetivos, poniéndolos en orden de prioridad e identificando aquellos que no son importantes y que puedes vivir sin ellos. 
Este ejercicio, ayudara a tener identificados los posibles puntos a ceder durante el proceso de negociación.

-          Clasificación de prioridades.
Dividir las prioridades en tres grupos:
1. Aquellos que son los objetivos ideales que se quiere.
2. Aquellos que representa un objetivo realista.
3. Aquellos que son la base mínima para que la negociación no sea un fracaso.

A continuación se procedería a poner un valor a cada uno de los objetivos del 1 al 10 en orden de importancia.
Pongamos un ejemplo para conseguir entre lo que se quiere y lo que se necesita para ayudarnos a la hora de asignar valores a los diferentes objetivos.
“Esta tarde, durante una conversación con unos compañeros de trabajo, me han enseñado un nuevo modelo de teléfono móvil y he decidido cambiarlo por el nuevo Samsung Galaxy S. Al volver a mi puesto de trabajo, me he dado cuenta que mi ordenador no arranca y según el técnico el disco duro se ha corrompido y ya no vale para nada”.
Está claro, según este ejercicio, que necesitas cambiar de pc, y eso es la prioridad numero uno al necesitar un equipo para continuar trabajando. Por el otro lado, querías cambiar el antiguo móvil por el último modelo de Samsung Galaxy S, el cual puede ahora esperar.
Este ejemplo ayuda a entender y reconocer lo que el adversario quiere  y necesita durante la negociación.
Consejos prácticos de Negociación.
- Escribe todos tus objetivos y ponlos en orden de priorización.
- Identifica los problemas que puedan poner en riesgo la negociación y aquellos que no.
- Expresar cada objetivo en una frase.
- Descartar aquellos objetivos que sean identificados como inalcanzables antes de negociar.




Identificación de objetivos durante la negociación

de SpanishPMO de admin
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10 ideas sencillas para hacer mejor tus tareas



Hacer. Esa es la clave de todo. Ayer, mientras participaba en Málaga Eficaz junto a mi buen amigo José Miguel Bolívar, de Optima Infinito, escuchaba de sus labios algo en lo que cada vez creo más: volcarme cada día en Hacer.
Toda tu planificación, tu herramienta de tareas, tu Outlook o tu Gmail, tu Calendario online o de pared, tu teléfono móvil o tu tableta digital, tu Evernote o tu OneNote, tu Moleskine o tu taco de notas adhesivas, tu bote de lapiceros y bolígráfos, tu súper ordenador de escritorio o tu ligero portátil… todo lo que ahora mismo te está rodeando, sólo está ahí para una cosa: HACER Y TERMINAR TUS TAREAS.

Y sin embargo no siempre lo conseguimos. Nunca antes en la Historia hemos tenido tantas y tan increibles herramientas. Y sin embargo a veces remamos sin avanzar. ¿Por qué?
Cuando yo fallo al avanzar de verdad en mis tareas diarias y me pregunto el porqué, siempre encuentro el fallo en en mis hábitos. ¿Cómo reforzarlos? ¿Cómo cuidarlos para sacar más adelante y ser más resolutivos? No lo sé, no tengo respuestas para todo. Pero hay algunas ideas que me han ayudado a mejorar “un poco” cada día. Como casi todo en Productividad son ideas sencillas, básicas, de sentido común, poco atractivas y nada rimbombantes. Por eso las olvido y las paso por alto con tanta facilidad…
  • Las dos primeras horas del día valen el doble y siempre pongo ahí las tareas más difíciles.
  • Si la tarea es grande entonces la trato como un mini-proyecto. La divido en varias partes y las distribuyo a lo largo del día o en varios días.
  • La única tarea que vale es la que se termina. Pongo más energía e intensidad en terminar que en empezar.
  • Cada tarea es absolutamente distinta. Requiere de mí un tiempo, una energía y una concentración distintas.
  • Las tareas manuales y de baja concentración las hago en momentos bajos y siempre agrupo aquéllas relacionadas entre sí.
  • Antes de empezar cualquier tarea me pregunto qué es, para qué es y qué exige de mí.
  • Al terminar las tareas importantes me paro unos segundos a reconocer mi esfuerzo. Mi motivación diaria se alimenta de lo que hago, no de lo que me gustaría hacer.
  • Si hay una interrupción al menos procuro terminar una parte que me permita retomarla luego con facilidad. Dejarla a medias es nefasto.
  • Hay un momento para cada tarea y una tarea para cada momento. Cuando elijo bien termino antes y mejor.
  • [BONUS] Cuando me empeño en hacer una sola cosa (unitarea) termino antes y mejor.
  • [BONUS] Cuando me empeño en eliminar distraciones antes de empezar termino antes y mejor.
Si algún día te animas a poner en práctica alguna de estas ideas, mi recomendación es la siguiente: empieza siempre por las dos últimas pistas, las Bonus. Simplemente esas dos supondrán un cambio radical en tu forma de trabajar. El resto, te ayudarán a mejorar todavía más.

¿Quieres mejorar tu trabajo y tus tareas diarias? En mi TeleClase en HD “Toma el Control de Tus Tareas Diarias” te cuento las mejores recetas.

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En busca del lenguaje asertivo









En este articulo busca la llave del éxito que me facilite la comunicación con los compañeros de proyecto. Porque ahora que eres jefe de proyecto, te toca gestionar, organizar y coordinar personas. 


No soy yo el único que ha oído en su vida que un jefe diga que hay que hacer tal tarea por “cojones”, o referirse a compañeras de la oficina como que ya somos todos mayorcitos y tenemos “pelos en los huevos”. 


Por favor, jefes, evitar esta forma de lenguaje, es hora de aprender a comunicarse de forma asertiva.




En resumen, hay tres tipos de lenguaje, el agresivo, el pasivo, y… el asertivo.

La característica principal del lenguaje asertivo es el expresar lo que realmente uno piensa y desea de un modo directo, honesto y de manera adecuada. Se indica de una manera clara cuales son nuestros deseos pero al mismo tiempo mostramos un respeto por la persona con la que hablamos.
Comunicarse con otros compañeros de proyecto de manera asertiva, nos permitirá transmitir nuestras necesidades o deseos legítimos de una manera racional y madura sin por ello provocar malestar en la otra persona.
Definitivamente, la asertividad es una herramienta necesaria y extremadamente útil,  no solamente en el mundo laboral actual sino también en el ámbito personal y afectivo de cada uno de nosotros.
Este tipo de lenguaje es mucho más eficaz que una comunicación pasiva o la comunicación agresiva y nos lleva a crear un ambiente mucho más satisfactorio y apropiado para la comunicación eficaz.
A continuación te exponemos algunos ejemplos para que se entienda mejor, ¿no serás tu uno de esos jefes algo lento en aprender?
El lenguaje no verbal asertivo sería el siguiente:
- Cuerpo firme pero sin rígidez. Postura relajada.
- Establecer contacto visual.
- Sonreír.
- No acercase en exceso a la otra persona.

Lenguaje verbal asertivo:
-”Me gustaría que …”
-”Te necesito para …”

Evitar disculparse con expresiones como
-”Siento tener que pedirte esto, pero …”
-”Si no te importase demasiado, me harías un favor si…”

Por último, otro ejemplo, de como realizar una petición de forma asertiva paso a paso.
1. Llamar a la persona por su nombre.
2. Expresar la petición de forma clara.
3. Explicar las razones
4. Invitar  hacer comentarios
5. Preguntar si necesita algo para cumplir la petición
6. Acordar los detalles de cuándo necesitará lo solicitado
Recuerda  que ser asertivo no significa tener que llevar siempre la razón, sino expresar nuestras opiniones y puntos de vista sinceros y legítimos, sean estos correctos o no. Por supuesto, todos tenemos también derecho a equivocarnos. 
Pero al menos evitaremos el lenguaje agresivo y pasivo que solo nos llevaría a confrontaciones innecesarias y relaciones frustrantes.




En busca del leguaje asertivo

de SpanishPMO de admin  Por Fermín de Rojas,
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Lista de errores




Un experto es aquel que ya ha cometido todos los errores posibles en una materia muy concreta
–Niels Böhr
-
Es una herramienta de mejora personal  que he encontrado muy útil. Nada sorprendente, nada sofisticado, ningún programa informático necesario para usarla, coste monetario próximo a cero; sin embargo –lo diré de manera conservadora– si la empleas durante 30 días, no querrás volver a dejar de usarla nunca más y cambiarás tu vida.

Descripción

Inmediatamente después del error —o en su defecto, al final del día— escribe en un pequeño  cuaderno o libreta de errores el error cometido.

 Procura que el número de errores del que tomas nota al cabo del día no sea superior a 3. Lleva contigo todo el día esa libreta o cuaderno pequeño. Anota siempre la fecha de los errores.

Si un error se vuelve a cometer al siguiente día, vuelve a tomar nota de él.

Tras tomar nota del error, haz un breve análisis de él: en qué situación se ha producido, su aspecto, sus posibles causas, sus consecuencias, por qué es un error. Después, visualiza  una acción alternativa para la próxima vez que se presente la situación que motivó el error.

Procura que los errores sean distintos cada vez; es decir, céntrate en evitar los 3 errores del día anterior. Si se vuelven a producir, vuelves a tomar nota de ellos y mantienes el límite de errores diario del que tomas nota en 3 igualmente. No te fustigues si vuelven a aparecer día tras día,  pero no los niegues o encubras. Toma nota.

Si al día siguiente —o la siguiente vez en que la situación detonante del error se produzca— evitas el error y llevas a cabo una acción alternativa, vuelve sobre el registro de errores y tacha o rodea con un círculo el error en todos los días anteriores en que se produjo; reforzarás la sensación de logro, obtendrás un pequeño chute de dopamina.

Justificación

Hay decenas de acciones que sabemos que hacemos mal, pero que día tras día, mes tras mes, año tras año, seguimos repitiendo.

Es imposible afrontar todos esos pequeños o grandes errores a la vez. No tenemos ni fuerza de voluntad ni memoria suficiente para ellos. Sería demasiado abrumador.
La técnica permite poner en práctica el principio del Kaizen de mejora incremental. Los errores no tienen que seguir ningún orden; de entre los cientos de errores cotidianos, toma nota de los 3 primeros de los que tomes conciencia.
Permite aplicar los principios de la práctica deliberada en tu actividad diaria: limas  un elemento de la conducta cada vez, te enfocas en unos pocos elementos de tu comportamiento diario.

A su vez, resulta muy motivador ver que errores de años desaparecen en cuestión de días. Tras apuntar un error varios días seguidos, tu mente se centra  con concentración de láser en su resolución. Simplemente, no puedes aguantar el tener que escribir el mismo error día tras día: quieres quitártelo de encima

Aplicación

Especialmente para acciones cotidianas  y errores recurrentes.

Funciona mejor con errores de comisión que de omisión. Para que los errores de omisión se hagan conscientes, procura convertirlos en errores de comisión; desarrolla para ello una mentalidad más experimental y comete un buen par de errores todos los días.  Pero esto será aplicable en una segunda fase: al principio tendrás errores de sobra que corregir.

Al principio del artículo, dije que si la usas 30 días te enamorarás de esta herramienta. Pero 30 días son muchos. Propongo que hagas un prototipo y uses la técnica durante 3 días. Luego decide si merece la pena.

Lista de errores

de Homo Minimus de homominimus
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La DELEGACION según Richard Branson


Richard Branson mantiene una columna en la revista Entrepreneur donde da respuesta acerca de diferentes tópicos relacionados con el mundo de los negocios. Estas son sus apreciaciones sobre la delegación. 

Delegar es algo que todo emprendedor debe aprender, pues es clave para el desarrollo del negocio y el crecimiento de la empresa.
Si usted no sabe delegar, su tiempo se consumirá en el día a día, el crecimiento del negocio se estancará y usted probablemente termine frustrado por no poder alcanzar las metas que sueña.
Para Branson, saber delegar es una herramienta clave, que aprendió desde muy joven y que le ha permitido atraer a buenos gerentes para hacer crecer sus empresas y le ha permitido centrarse en nuevas ideas y proyectos, así como en la búsqueda de nuevos negocios.
El secreto está en darles a esos gerentes un alto grado de autonomía, creencia que le ha permitido llevar a Virgin al sitio que ocupa hoy.
Para hacer eso es necesario desarrollar la capacidad de escuchar a las demás personas y darse cuenta que a veces las propuestas de otros son mejores que la de uno mismo, dice.
Esa habilidad, le ha permitido atraer y retener el mejor talento posible para su equipo. Equipos así no le temen a los desafíos y siempre van a trabajar duro.

Este tipo de práctica permite que Richard Branson pueda investigar nuevas ideas a fondo y tomar las decisiones que marcan el rumbo de la empresa. Si en esa capacidad de delegar ese trabajo no sería posible.
Otra ventaja de saber delegar y bien, es que pueden haber muchos equipos trabajando en diferentes proyectos y el propietario puede sumergirse en cada uno de esos proyectos con su visión desde afuera y con una visión holística y objetiva.
Muchos gerentes consideran que delegar  implica tomar riesgos, pero Branson asegura que construir un negocio implica correr riesgos que pueden o no funcionar.
Excelente lección de negocios, pues una de las cosas que más le complican la vida a un emprendedor es saber delegar. A muchos nos cuesta delegar, y más que un problema de gerencia es una actitud.
Muchos consideramos que nadie puede hacer el trabajo mejor que nosotros, a veces sentimos que somos imprescindibles y que sin nosotros a la cabeza del proyecto o el equipo los objetivos no se alcanzaran.
Este tipo de actitud no solo puede llevar a la falencia a una empresa, sino a países enteros cuyos líderes se sienten ungidos por la gracia de Dios, y  los han conducido a grandes tragedias por no saber delegar o escuchar  a los demás. Saludos

La DELEGACION según Richard Branson


Las oportunidades comerciales son como los autobuses, siempre viene una detrás." - Richard Branson, fundador de Virgin Enterprises.

Richard Branson: Para tener éxito, tómese tiempo para descansar

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Imagina: la innovación es posible







Este es el vídeo que hemos preparado desde Be Up para compartir nuestra visión de la innovación en la gestión. Espero que os inspire!!




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Regla del 3 de la acción


Ante una situación nueva (no rutinaria, no repetitiva)  en la que no sé qué hacer o cómo reaccionar, defino el problema lo más claramente y pienso en tres opciones. Ni una más ni una menos. Miro sus pros y sus contras, y después de ello decido y ejecuto.

Esta regla está basada en la regla del  tres de los marines estadounidenses: cuando un soldado se encuentra en una situación difícil en que tiene que tomar una decisión rápida debe definir el problema lo más claramente posible,  para a continuación proponer  tres posibles caminos para alcanzar el objetivo, y después de considerar los tres elige uno de ellos  y  ejecuta la acción vigorosamente.

 Permite al soldado disponer de un método claro y sencillo de toma de decisiones que evita la confusión y el pensamiento poco claro, y le ayuda a hacer frente al caos de la guerra y las circunstancias constantemente cambiantes.

¿Por qué tres?
  •  Más de tres opciones puede hacer que el soldado quede paralizado por la indecisión (parálisis por el análisis).  Es difícil mantener más de tres ideas en la cabeza,  sobre todo en condiciones de estrés.   
  • Una sola opción sería posiblemente la opción más familiar y estereotipada, la primera que nos viniera a la cabeza .
  •  Con dos opciones posiblemente la segunda  sería la opuesta a la primera opción, con lo que no habría ningún esfuerzo creativo.  
  • Con tres opciones ya estamos obligados a buscar una tercera, quizá la síntesis entre la tesis y la antítesis de las dos primeras opciones, y posiblemente esto requiera un esfuerzo creativo de búsqueda de equilibrio y de conciliación de contrarios.
Con este procedimiento se equilibra el tiempo de búsqueda de soluciones con el tiempo disponible, lo que permite una cierta creatividad que puede mejorar la calidad de la decisión.

Regla del 3 de la acción

30/4/10

Homo Minimus

Minimalismo existencial
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