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Tecnicas y definiciones para una OPTIMA direccion de RRHH.

Este articulo es de las Reflexiones semanales, por su interes tambien lo publico en TDM

* NOTA DE VREDONDOF *

-Dentro de MI SISTEMA DE ORGANIZACION el hay un metodo que se llama AP (Agenda Perpetua) consiste en que cada semana y en la PfS (Planificacion Semanal) hay una hoja denominada "REFLEXIONES".
El Objetivo de la hoja "REFLEXIONES" era REFRESCAR todas las semanas FRASES o ARTICULOS DE INTERES.

Esta era la REFLEXION DE LA SEMANA 47

- SCL

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REFLEXIONES SEMANA 47

Actualizado el lunes 23/12/1996

Tecnicas y definiciones

para una OPTIMA direccion de RRHH.

- DIRIGIR : Es obtener un resultado de otros y ser responsable de lo que otros han hecho (Gelinier)

- DIRIGIR requiere

- FORMAR Y ADIESTRAR.

- ORDENAR ADECUADAMENTE.

- ADMINISTRAR DISCIPLINA.

- CONTROLAR (Verificar- corregir- Evaluar periodicamente).

Y SOBRE TODO MOTIVAR.

1º Ser director es hacer que otros hagan lo que hay que hacer.

2º El Director necesita a los subordinados mas que ellos al director.

3º Al Director le pagan por el trabajo que realizan sus subordinados, no por lo que hace el.

SINTETIZANDO : DIRIGIR ES HACE HACER.

ORGANIZAR : Supone decidir sobre

-¿Que tenemos que hacer?

-¿Quien debera hacerlo?.

-¿Donde debe ser hecho?.

-¿Cuando debera ser hecho?”.

PROGRAMAR : : Es disponer el tiempo con antelacion , los diferentes medios necesarios.

FIJAR OBJETIVOS : Supone decidir sobre

- ¿Que queremos hacer?
- ¿Que resultados debemos alcanzar?.
- ¿Cuando deberemos alcanzarlos?.

- MOTIVAR : “Es hacer hacer a los subordinados y que lo hagan con gusto”

Condiciones previas o “basicas” para la motivacion :

ESTIMA – SEGURIDAD – PERTENENCIA – RECONOCIMIENTO.

Buenas frases para motivar :

- “Se que estas mejorando ¡¡ ENHORABUENA”

“Te agradezco el esfuerzo que estas haciendo”.
“Has hecho un buen trabajo”.
-”Te agradezco que hayas terminado dentro del plazo”.

COMUNICACION

COMUNICADOR _MENSAJE_ RECEPTOR

Î Mensaje de retorno Î

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Todo comunica

– Aquello que los interlocutores dicen

- Aquello que los interlocutores SIENTE.

Al hacer repetir el MENSAJE (Mensaje de retorno) el comunicador debe tomar sobre si la responsabilidad de la incomprension que hubiera podido producirse.

- ¿Me has comprendido?

- ¿Me he explicado bien ?.

Las mismas palabras no tienen el mismo significado para todas las personas..

Lo que es evidente para ti puede no ser evidente para la/s otra/s persona/s

PREGUNTAR ( QUE – DONDE – COMO – CUANDO – CUANTO )

REFORMULANDO : Con lo que nos han dicho son dos formas de mantener una buena comunicación.

REFORMULAR

¿He entendido que …?

¿Me quieres decir que …?

Si te ha gustado lo mejor que debes hacer es ir a su blog/pagina.*****En mi blog no puedes dejar comentarios , pero si en el del autor. ********HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. ******** Cuando incorporo MI OPINION, la identifico CLARAMENTE, con la unica pretension de DIFERENCIARLA del articulo original. ***** Mi correo electronico es vredondof(arroba)gmail.com por si quieres que publique algo o hacer algun comentario.

Cuatro programas para hacer proyectos en equipo desde Internet

- NOTA DE VREDONDOF -Consumer estudia 4 programas para
la gestion de proyectos , y por lo que veo no son los mejores.
En este momento hay montones y montones de programas online
y que ademas traen la opcion del Español.
Casi todos son gratuitos en una version muy sencilla o bien en una
version con limitacion de nº de proyectos.
Pero reito que son ... me atreveria decir que CIENTOS ...
Yo he adaptado MI PROPIO SISTEMA , que tan buenos resultados
me dio toda la vida y que era manual a
solo me quedan unos flecos y detalles ... muy peqeños ...para rematarlo
... por pereza no lo he difundido.
Es gratuito ... aprovecha lo que hay gratuito en la red ...
FUNDAMENTALMENTE las herramientas de Google
y centra en GMAIL su operativa .
En la adaptacion he intentado que sea MUY MUY SIMPLE ,
MUY MUY SENCILLO y que sirvan las herramientas gratuitas de internet.
Me he puesto en este 2012 el objetivo de plasmarlo por escrito en mis blogs...
que por cierto ya estan inicaidos con sus nombres ...
- SCL

Nuevas herramientas y servicios on line para organizar las tareas y el trabajo en grupo desde cualquier dispositivo

- Imagen: Producteev -Una de las ventajas que conlleva el uso de plataformas en la nube es que todo el mundo puede acceder a un mismo sitio web desde distintos terminales. De ello se derivan varias posibilidades, entre ellas, la de realizar determinadas tareas, en la mentada nube, de forma coordinada y sincronizada entre varios dispositivos y usuarios. En el mundo científico, se pueden poner en marcha proyectos entre varias personas de forma sencilla con herramientas diseñadas para este fin, que van mucho más allá de los wikis, métodos pioneros

En la actualidad, son muchos los servicios on line que permiten el trabajo en grupo. Uno de los más utilizados es Google Docs, que entre otras opciones permite acceder a un documento ofimático a varios usuarios a la vez y editarlo en tiempo real. Además, Google Docs cuenta con la opción de guardar versiones y cambios de forma automática, para realizar correcciones en caso de errores o borrado accidental de parte de la información.

Ciertas plataformas consideradas hasta hace poco exclusivas de entornos profesionales, se han adaptado al usuario doméstico

Sin embargo, determinadas plataformas para la gestión de proyectos y tareas colaborativas en la nube que hasta hace poco tiempo se consideraban exclusivas de entornos profesionales, se han simplificado, a la vez que han mejorado su entorno gráfico para orientarse a usuarios domésticos o a pequeños grupos de trabajo. Estas herramientas web están enmarcadas en sistemas para la mejora de la productividad o el método GTD, acrónimo de "Getting Things Done", para ayudar a organizar mejor el tiempo.

Las aplicaciones más destacadas

Do.com es una solución gratuita para el trabajo colaborativo, lanzada hace poco al mercado. Este programa, que forma parte de Salesforce.com, facilita la gestión de proyectos mediante la asignación de tareas entre diferentes usuarios. Es decir, Do.com cuenta con algunas de las características de los gestores profesionales, pero orientada a tareas domésticas. Para ello, su entorno gráfico tiene tres opciones principales: proyectos, tareas y notas, lo que simplifica mucho su uso. Cada una de las tareas puede asignarse a un usuario concreto, que será el encargado de liderar la realización de la misma. Estas tareas cuentan con un espacio propio para añadir una fecha de entrega, sumar comentarios o gestionar suscriptores. Do.com tiene una versión web y una aplicación para el teléfono móvil iPhone.
Por su parte, Producteev es un servicio para la gestión de tareas de forma colaborativa o individual. Una de sus características más destacadas es su integración con otros servicios y plataformas, como cuentas de correo electrónico o mensajería instantánea. De esta forma, se pueden crear tareas mediante el envío de un mensaje de correo electrónico o a través de un chat de Producteev. Junto con la versión web, también cuenta con otra para el sistema operativo Mac Os X, así como para dispositivos móviles. Producteev tiene diferentes tipos de planes de precios según las necesidades y requerimientos. La versión más básica, gratuita, incluye 100 megabytes de espacio de almacenamiento.

- Imagen: Do -

Wunderkit es una nueva plataforma, en la actualidad en desarrollo, que comparte alguna de las funciones con Producteev, como la opción de crear tareas de forma colaborativa. Desde Wunderkit, los usuarios pueden organizar sus propios proyectos y permitir que amigos, familiares y compañeros de trabajo puedan seguir estas tareas y ayudar a su realización. Mantiene la estela de plataformas de microblogging como Twitter. Esta misma empresa ofrece el gestor de tareas Wunderlist. Wunderkit es gratuita y está disponible como aplicación para los principales sistemas operativos y dispositivos móviles, lo que le permite sincronizarse en la nube y compartir tareas con numerosos terminales. Su función principal es la de permitir crear listas de forma sencilla.
Con un uso muy similar, NirvanaHQ es una plataforma on line para gestionar proyectos y la realización de tareas de forma colaborativa. Su método de funcionamiento está basado en algunas de las aplicaciones de escritorio de GTD más utilizadas, lo que simplifica su uso por parte de usuarios acostumbrados a trabajar según este tipo de principios. Entre otras opciones, permite organizar tareas por proyectos, crear contexto mediante el uso de palabras claves, así como gestionar el envío de las tareas pendientes mediante correo electrónico. Además, al trabajar en la nube, permite que las notas estén disponibles desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

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El AUTOR de este articulo es : -

Cuatro programas para hacer proyectos en equipo desde Internet

Por ANTONIO DELGADO

18 de enero de 2012

01:33

de Tecnología | EROSKI CONSUMER

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Si te ha gustado lo mejor que debes hacer es ir a su blog/pagina. **** En mi blog no puedes dejar comentarios, pero si en el del autor. ***** HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. ***** Cuando incorporo MI OPINION, la identifico CLARAMENTE, con la unica pretension de DIFERENCIARLA del articulo original. ***** Mi correo electronico es vredondof(arroba)gmail.com por si quieres que publique algo o hacer algun comentario.

Hábitos del pensador sistémico

Waters Foundation fundó en 1990 la escuela Catalina Foothills School District en Tucson (Arizona, EE.UU.) con fines de aplicar el Pensamiento Sistémico (System Thinking) y el modelado con Dinámica de Sistemas (System Dynamics) en los estudiantes de secundaria. Actualmente cuentan con más de 200 escuelas que son socias de la fundación que aplican el enfoque de sistemas y dinámica de sistemas en sus aulas.

Entre los muchos logros de Waters Foundation ha sido popularizar el lenguaje del Pensamiento Sistémico mediante el desarrollo conceptual de los conocidos como Hábitos del Pensador Sistémico. Tomo prestado del estudiante peruano de Ingeniería de Sistemas Gerald Velásquez Yantas la traducción del original. Al final he añadido dos hábitos más de mi cosecha que considero imprescindibles.

Busca entender el “Gran paisaje”

Un pensador sistémico “se detiene a pensar” para examinar la dinámica de un sistema y las interrelaciones entre sus partes. Mira el bosque, en lugar de los detalles de un árbol cualquiera.

Observa cómo los elementos que forman un sistema cambian con el transcurrir del tiempo, generando patrones y tendencias

Los sistemas dinámicos son construidos a partir de elementos interdependientes, cuyos valores cambian a través del tiempo. El pensador sistémico puede usar herramientas tal como el gráfico de Comportamiento vs tiempo para registrar y observar los patrones y tendencias de esos cambios generados. Los gráficos pueden dar una idea de la interdependencia de los elementos y la estructura del sistema.

Reconoce que la estructura del sistema genera su comportamiento: Se enfoca sobre la estructura, no sobre la culpabilidad

Un pensador sistémico entiende que la culpa no es una práctica efectiva para dar lugar a cambios duraderos a un sistema complejo. Sino más bien, enfocarse en la estructura del sistema facilita un entendimiento de los resultados de un sistema. Un pensador sistémico entiende que para efectuar un cambio en un sistema debe usar el conocimiento acerca de la estructura del sistema.

Identifica la naturaleza circular de las complejas relaciones de causa efecto, por ejemplo, las interdependencias

Un pensador sistémico sabe que las relaciones de causa- efecto en sistemas dinámicos son más circulares que lineales. Las complejas relaciones de causa efecto incluyen retroalimentación equilibrada, en el cual el sistema trata de alcanzar y mantener un objetivo. (Por ejemplo, el sistema de calefacción en una casa o el control automático del acelerador). Puede ser una retroalimentación de refuerzo (positiva), que a mayor causa mayor es el efecto en el tiempo. Para aumentar el entendimiento de las relaciones de causa efecto, el pensador sistémico usa los diagramas causales, conexiones circulares y diagramas de nivel-flujo.

Cambia perspectivas

Para entender cómo trabaja realmente un sistema dinámico, el pensador sistémico observa al sistema desde diferentes y variados ángulos y desde diferentes puntos de vista, quizás en colaboración con otros.

Afina y prueba suposiciones

Un pensador sistémico examinará rigurosamente las suposiciones para llegar a un entendimiento en el interior del sistema. El entendimiento introduce el hecho de llevar a cabo mejoras en el rendimiento.

Examina un tema completamente y se resiste al impulso de llegar a una conclusión repentina

Un pensador sistémico es paciente. Le tomará tiempo entender la estructura del sistema y sus comportamientos antes de recomendar e implementar una serie de acciones. Un pensador sistémico también entiende que dejarse llevar por el impulso de una solución rápida puede crear más problemas en el largo plazo. Es consciente que la tensión creada cuando una solución no es inmediatamente implementada y es capaz de soportar esta tensión mientras desarrolla un entendimiento más profundo del sistema.

Considera como los modelos mentales (actitudes y creencias derivadas de la experiencia) afectan percepción la realidad actual y el futuro

Los modelos mentales son creencias y actitudes obtenidas a través de la experiencia que influyen en la forma de ver el mundo de las personas y la toma de acciones. Trabajar con un sistema dinámico requiere un pensador sistémico sea cuidadoso de como los modelos mentales afectan los resultados del sistema ahora y en el futuro.

Usa el entendimiento de las estructura del sistema para identificar posibles acciones de apalancamiento

Basado en el entendimiento de la estructura, interdependencias y retroalimentación en un sistema, el pensador sistémico implementa acciones de apalancamiento que produzca muy probablemente los resultados deseados. De acuerdo con Peter Senge (1990), el apalancamiento es “... ver dónde las acciones y cambios en la estructura puede conducir a mejoras significativas y perdurables”.

Considera las consecuencias a corto y largo plazo de las acciones

Antes de tomar acciones para cambiar el sistema dinámico, el pensador sistémico analiza los resultados a corto y largo plazo de la posible acción. Esta práctica incrementa la probabilidad de escoger la acción que produzca los resultados deseados.

Busca dónde emergen consecuencias inesperadas

Antes de cualquier acción sea tomada para cambiar las salidas de un sistema dinámico, el pensador sistémico usa estrategias comprobadas (por ejemplo arquetipos de sistemas o un modelo de dinámica de sistemas) para anticipar consecuencias inesperadas.

Reconoce el impacto de los retardos de tiempo cuando explora relaciones de causa efecto

El pensador sistémico reconoce que cuando una acción es tomada en un sistema dinámico complejo, el resultado de las acción puede no ser vista por algún tiempo. Un pensador sistémico tendrá en cuenta los impactos de los retardos que pueda tener el sistema.

Examina los resultados y cambia las acciones si es necesario: “aproximación sucesiva”

Por definición, un sistema dinámico está cambiando constantemente en el tiempo. Un pensador sistémico, en consecuencia, monitorea y evalúa el comportamiento del sistema y toma acciones cuando necesite asegurar que el sistema continúe para producir los resultados deseados.

Addendum

Busca analogías y metáforas derivadas de otros campos y disciplinas para comprender el funcionamiento de los sistemas

Un pensador sistémico usa el pensamiento para abstraer los hechos y considerar la estructura subyacente del sistema. Las analogías y las metáforas derivadas de sistemas semejantes (isomorfismos) son una buena fuente de inspiración para construir modelos cualitativos que expliquen la realidad y desarrollar modelos cuantitativos que anticipen el comportamiento del sistema. Un pensador sistémico está abierto a la multidisciplinariedad y la transdisciplinariedad.

Transforma los sistemas mediante la influencia sutil y profunda

La conciencia no es algo que esté confinado en cada una de nuestras cabezas. La conciencia es un sistema abierto, formado por el lenguaje, la sociedad y todas nuestras interrelaciones cotidianas. Cada uno de nosotros forma parte de la conciencia colectiva del mundo y los contenidos de esa conciencia se modifican constantemente por las influencias de cada uno de nosotros. Un pensador sistémico reconoce el potencial de cambio creativo de los procesos de retroalimentación, autoorganización, del “efecto mariposa” y de los “atractores extraños”.

Para saber más: Waters Foundation [inglés]

Habits of a Systems Thinker [inglés]

Hábitos del pensador sistémico [traducción de Gerald Velásquez Yantas]

Entrevista a la Directora de Waters Foundation [inglés]

Organizacion de Apoyo a la Fundación [inglés]

Catalina Foothills School District [inglés]

System Dynamics Society [inglés]

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El AUTOR de este articulo es : -

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Comerse el elefante

NOTA DE VREDONDOF : Es la primera vez que leo algo sobre el clasico :

"Comerse un elefante".

Este "chiste"(?) ya hace 30 años que lo vi plantear en unas jornadas sobre aprovechamiento del tiempo.

El ponente nos planteaba la siguiente cuestion :

¿Como te comerias un elefante?

Preguntaba a unos y otros, como nadie se esperaba la pregunta, asi de sopeton y sin dar mas explicacion ... pues contestabamos con una "parida / boutade".

Nadie entendia por donde ivan los tiros ... la contestacion correcta era :

"POCO A POCO" o "A TROCITOS".

Muchos protestaban ... ya que tomaban el como ... por el lado de "con una motosierra", "friendolo", Otros "cociendolo", "guardandolo en una camara frigorifica" ...

En fin... bueno lo importante era entender el concepto.

UN GRAN PROYECTO nos asustaba por SER MUY GRANDE y lo ivamos dejando y dejando ...por su tamaño, cuando lo podiamos gestionar/ resolver perfectamente si lo troceabamos en varios subproyectos y en varios plazos (planificabamos) para hacerlo mas comodamente.

Supongamos que tu tarea consistiera en contar mil hojas de papel, mientras estás sujeto a interrupciones periódicas de clientes o de llamadas telefónicas. Habrá muchas posibilidades de que en una interrupción pierdas la cuenta y tengas que volver a empezar de nuevo. ¡Y esto te puede ocurrir varias veces! Algo tan sencillo como contar hojas puede resultar un trabajo abrumador y frustrante.

Pero esto ocurrirá si te planteas contar las mil hojas en una secuencia única. Sin embargo, si las hojas las juntas en grupitos de 10 y luego éstos grupos de 10 los juntas en grupos de 100, el recuento se te hará mucho más fácil, primero sólo deberás de preocuparte de cada “subsistema” de 10, y luego de cada “subsistema de 100” , lo cual te resulta mucho más relajado y asumible. La probabilidad de completar el conteo con éxito, será mucho más elevada.

Dividir una tarea compleja en fragmentos pequeños, factibles y concretos nos permite divisar el horizonte del éxito a corto plazo, lo cuál nos genera confianza y optimismo. Conseguir un pequeño logro nos motiva para un intento de cumplir con otro pequeño logro.

Patricia Ramírez, psicóloga del Betis balompié y de diversos ciclistas y maratonianos, explica que algunos deportistas que han de recorrer largas distancias, se motivan con metas parciales pequeñasque los acercan al objetivo final. Por ejemplo si se trata de completar 50 Kilómetros corriendo, una buena táctica psicológica es subdividir la distancia total en cinco tramos de 10 kilómetros yconcentrarse cada etapa en una cosa distinta (el primer tramo en la técnica, el segundo en la respiración, etc.).

Uno de los fines de la planificación es definir cada una de las distintas etapas de un proyecto, para que todas sean visibles y alcanzables. Cada etapa superada, es un pequeño triunfo que nosalienta a seguir adelante.

Tener claro cuál es la próxima acción física a realizar es la clave para seguir centrados en el objetivo.

El alpinista no se concentra en la meta final de alcanzar la cima sino en la tarea inmediata de hacer el siguiente movimiento para ir ascendiendo, sin caerse. El jugador de ajedrez se concentrano en ganar la partida sino en mover la ficha adecuada para conseguir la posición más estratégica .

Comerse un elefante no es imposible, se trata de partirlo en porciones digeribles e ir masticando, una a una.

Que tengáis buen provecho.

Montse

Otros artículos que te pueden gustar:

El secreto de fluir: La próxima acción

Planificando un proyecto

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El AUTOR de este articulo es :

Comerse el elefante

de Buenhabit de noreply@blogger.com (Montse Vila)

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La filosofía Kaizen y la procrastinación

Repasando los comentarios que los usuarios escriben en este blog, me encuentro con uno que me llama especialmente la atención. Cito parcial pero textualmente el comentario concreto de Uriel:

¿Cómo salir del hoyo creativo? 
Una de tantas tareas que me produce
procrastinación: cuando estoy redactando
un resumen en Word, 
me pierdo en los interminables cambios
y ajustes motivados con los pensamientos
de "de qué otra forma puedo redactar esta idea; 
y si intento mejor eso otro?" y "cómo se verá mejor?
 qué fuente, tamaño, color se verá mejor".

[...]

Este patrón es bastante frecuente entre aquellas personas que padecen la procrastinación en procesos creativos. ¡Ojo! cuando hablo de procesos creativos lo hago de forma literal, no solamente a aquellas personas que se dedican a las "artes canónicas". Redactar un e-mail es un proceso creativo sin duda alguna.

Uno de los principales amigos de la procrastinación y por lo tanto enemigos del procrastinador es el Perfeccionismo. Muchas tareas y por ende proyectos se quedan estancados por culpa de una enfocarlos con una mentalidad perfeccionista o demasiado detallista.

Las dudas, al igual que en el caso de Uriel, nos asaltan constantemente ("¿Cómo quedaría esto de otro modo? ¡No me convence cómo quedó este párrago!) y acaban por literalmente devorar nuestro poco tiempo disponible. Al final los proyectos no avanzan y caen en un triste abandono debido a que invertimos gran parte del tiempo regodeándonos en nuestras dudas sobre si lo que estábamos haciendo era el máximo, estaba al 100% bien.

A pesar de que buscar la perfección es un sentimiento loable, la verdad es que las utopías no se llevan muy bien con la realidad. Al igual que es reprochable que existan muchas personas que rechacen la perfección, o incluso lo bueno (aristofobia) y se sientan satisfechas despachando cualquier asunto de manera mediocre, también es reprochable un este perfeccionismo paralizante.

Hace tiempo alguien me habló de la filosofía Kaizen. La palabra Kaizen, que proviene del idioma japonés, vendría a significar algo así como "mejora progresiva", y es una práctica que incide en la idea de "primero se hace, después se mejora". La filosofía Kaizen se suele implantar en los procesos productivos de fábricas, pero bien se podría extrapolar en la productividad personal.

En la perspectiva Kaizen, el primer objetivo es finalizar la producción de lo que se busca producir. Posterior e inmediatamente, se repasa tanto el producto como el proceso de producción, desglosándolo en cada una de sus partes en búsqueda de dónde se puede mejorar, y cómo.

Una vez realizado dicho estudio, que se hace ya sin las prisas de tener que finalizar el producto, se reinicia el proceso de producción de una "versión 2.0" pero esta vez implementando las mejoras que ya están redactadas y listas para su ejecución.

Y así sucesivamente.

Así, la filosofía Kaizen no renuncia a aspirar a la perfección, pero lo hace integrando la imperfección durante el proceso a ella. O, como se menciona en el blog Hábitos Vitales, "Abrazando la imperfección".
Lógicamente el Kaizen no es un camino de rosas, sobre todo en aquellas personas que tienen que desarrollar un proyecto creativo más extenso. Un director de cine tiene que repetir muchas veces las escenas del rodaje (aspira a la perfección de su obra) pero le resulta amargo tener que volver sobre sus pasos y revisitar la misma, por eso no suelen ver sus propias películas una vez finalizadas; al igual que al escritor lo que más le cuesta es repasar su novela o su ensayo desde el principio que le parece lejano en busca de errores y modificaciones. Si no lo hiciera, su obra sería cuanto menos imperfecta cuando no mediocre. Si por el contrario se regodea en repasarla a cada rato, caerá en la parálisis realizadora y las musas de la creatividad huirán despavoridas para quién sabe si volver algún día, dejando paso a los fantasmas de la procrastinación.

Por ejemplo he de confesar que a día de hoy no estoy 100% contento con este blog. Se que hay muchas cosas que mejorar en muchos aspectos y otras que añadir o quitar. Pero si me hubiera quedado paralizado en esos pensamientos jamás habría salido a la luz y, con todas sus imperfecciones, ya ha sido leído y siendo leído por muchas personas que, habida cuenta de sus comentarios, lo encuentran de utilidad.

Así que, amigo/a que te encuentras en mitad de un arduo proceso creativo (y que quizá hayas venido a parar a esta página en una de esas parálisis perfeccionistas improductiva), un consejo: CORTA y posteriormente RECORTA.

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La filosofía Kaizen y la procrastinación

de Blog

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La técnica de planificar por bloques de tiempo

Una de las ideas más sencillas pero efectivas a la hora de organizar tu agenda de trabajo es agrupar tus tareas por bloques de tiempo. Detrás de esta sencilla medida se esconde una de las reglas de Productividad Personal más grandes: «hay un momento para cada tarea y una tarea para cada momento».

A la hora de valorar el trabajo (y sus resultados) tradicionalmente se ha puesto arriba el “más es mejor”. Así que, a la hora de elaborar el plan de trabajo para mañana, siempre nos concentramos en el «qué voy a hacer mañana y cuántas tareas podré hacer». Cuando, además de eso, debería preocuparnos el «cómo las voy a hacer». Esto es, «CUÁNDO la voy a hacer».
Cuando estudiaba, cuando monté mi primera empresa, cuando dirigía equipos, cuando trabajé en otros países, cuando empecé en el mundo de la Productividad, nadie nunca me explicó que más importante que el qué haces, es el cómo lo haces; el cuándo lo haces.
Hacer tus tareas sin mirar el momento en el que las haces es como tratarlas todas por igual. Cuando no es así. Porque cada tarea te pide algo distinto y te da algo distinto.
Además de cuidar el momento, que es en realidad el corazón de la Planificación y la Ejecución, yo te sugiero apuntalar tu trabajo diario con otra “técnica” que siempre me ha dado buenos resultados.
Consiste en concentrar las tareas relacionadas o que se asemejen en el mismo espacio de tiempo. Tareas creativas, tareas administrativas, tareas online, tareas de análisis, tareas de investigación, tareas de papeleo, tareas de chequeo, tareas de comunicación hacia afuera… Muchas de tus tareas diarias se prestan a hacerlas en bloques de tiempo. En lugar de salpicar todo tu día haciendo unas y otras, convirtiendo tu agenda en un salto de obstáculos entre tareas distintas, las metes en la misma media hora u hora para hacerlas todas de un tirón, de una tacada, en bloque. Por ejemplo: yo hago las facturas y papeleo siempre en el mismo bloque; y leo blogs y reviso páginas guardadas siempre en el mismo bloque.
Esta técnica brinda menos cambios de rumbo en tu día de trabajo, más rapidez y eficiencia, y simplifica tu plan de trabajo.
Si te animas a probar esta idea tu primer paso debe ser identificar este tipo de actividades y tareas. ¿Cuáles puedes agrupar por parejas, trios o grupos de varias? Así puedes juntar email-llamadas-correspondencia, papeleo-informes-reportes, blogs-redes sociales, etc.
Si no son tareas que repites cada día, sino que van surgiendo de un día para otro, y por tanto no te las sabes, entonces puedes hacer esto otro dentro tu planificación diaria: justo antes de irte a casa, a la hora de trazar tu plan de trabajo para mañana, haz el ejercicio de agrupar por bloques eligiendo siempre el mejor momento para esas tareas.
En definitiva, ¿qué consigues agrupando las tareas por bloques de tiempo?

Reduces interrupciones. Mezclar momentos e intercalar tareas dispares implica menor eficiencia para tu mente, que se ve obligada a saltar de unas a otras y pierde eficacia. Al final rompes algo sagrado si buscas resultados: tu ritmo de trabajo.
Ganas rapidez y agilidad. Tu mente está “sólo con eso”. Se pone, por llamarlo de un modo gráfico, en modo llamadas, modo papeleo, modo creativo, modo online o modo chequeo. Como no “cambia de carril” lo hace antes y mejor.
Simplificas tu planificación. En tu plan del día (o de la semana) hay momentos y ratos específicos y bien elegidos para hacer todas esas tareas. No se quedan colgando o no te peleas por conseguir tiempo para eso. Siempre hay un bloque para esa tarea. Esto, además, reduce las distracciones y pérdidas de tiempo.

«¿Esta técnica hace milagros?» ¿Y qué es eso?. Llevo años dedicado a la formación en Productividad Personal más el tiempo que pasé (y sigo) tratando de mejorar mi propia improductividad. Y si algo tengo claro es esto: la mejora es una suma de cosas. A veces de técnicas y métodos, a veces de detalles sencillos y poco llamativos. Pero todo empieza por empezar. Porque si no lo pruebas, seguro que no funciona.

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