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25 ideas prácticas para trabajar en la oficina



Siempre que voy a una empresa o una organización a dar un seminario me encuentro con un problema similar: “Trabajar en esta oficina es un problema, no hay quien se concentre. Pasan las horas y no saco el trabajo adelante. Me falta tiempo”.

Si lo piensas en frío 8 horas (que en teoría es lo que trabajamos) es una barbaridad de tiempo. Si pusiéramos sobre la mesa todo ese tiempo veríamos que hay de sobra para hacer nuestras tareas. Y mucho más. Así que, ¿dónde fallamos? Interrupciones, distracciones, mala utilización de los tiempos de trabajo, reuniones improductivas, malos hábitos digitales, pérdidas de tiempo online… La lista crece y crece.

El problema es que nos hemos hecho creer que toda la culpa la tiene nuestra oficina o nuestros compañeros. Nosotros poco o nada podemos hacer para mejorar nuestro rendimiento. Pues no, hay montones de gestos, trucos y técnicas que puedes poner en marcha para mejorar tu trabajo en la oficina (la mayoría valen para cualquier ocasión).

#1 No leas el Email a primera hora

Retrasa ese gesto 45 minutos y reserva ese privilegiado momento para concentrarte, hacer y terminar una de las dos o tres grandes tareas de tu día. Una tarea Clave.

#2 Pon un Inbox físico en tu mesa

Es un lugar donde irás poniendo todo el inevitable papeleo (informes, facturas…) que vas recibiendo o te dejan a lo largo del día. En lugar de abarrotar tu mesa lo arrinconas todo en esa caja o bandeja. Al final del día “procesas” y decides qué hacer con todo ese papeleo.

#3 Herramientas de captura siempre a mano

En cualquier momento va a surgir una idea, una tarea, un encargo, un contacto o algo que debes anotar. Si no utilizas una herramienta digital para capturar todo eso (tipo Evernote), ten siempre a mano un bloc de notas donde anotar rápidamente cualquier cosa. Siempre a mano pero a la vez escondido.

#4 “Arrincona” las tareas manuales

Destina los momentos de baja productividad o de mayor cansancio para las tareas manuales, mecánicas y monótonas. Procesar documentos, ordenar papeles, organizar carpetas y ficheros en tu ordenador, comprobar cifras… Hacer todo eso en tus horas de máxima productividad es un error.

#5 Destina momentos para la actividad online

Si en tu día tienes momentos fijos e inamovibles para tu actividad online (blogs, redes sociales…) es mucho más difícil que no sean una distracción. Ahora, si no hay un momento para todo eso entrarás y saldrás una y otra vez sin parar. Elige qué “ventana” del día es la mejor en función de tu carga de trabajo, energía y rendimiento. Por ejemplo: “la última media hora de la mañana me dedicaré a todo eso”.

#6 Utiliza auriculares

Si puedes, hazlo. Puedes escuchar música relajante que estimule tu concentración o bien utilizar un generador de ruido blanco ( SimpleNoise, por ejemplo) que ayudarán a aislar ruidos exteriores. Y aun cuando no escuches nada los auriculares ahuyentan las ganas de interrumpirte que pueda tener algún compañero que pase a tu lado.

#7 Pide concentración a los que te rodean

Un gesto que no demasiada gente hace y que funciona. Antes de empezar una tarea importante reclama a tus compañeros una tregua y un poco de silencio. Lo entenderán perfectamente porque ellos necesitarán eso mismo poco después para poder hacer bien sus tareas. El compañerismo no sólo está en las cervezas después de la oficina.

#8 “Arrincona” tus llamadas de teléfono

Muchas de las llamadas que haces sabes que las tienes que hacer por adelantado. En lugar de salpicar todo tu día llamando ahora, luego, más tarde, concentra todas las llamadas que puedas en el mismo tramo del día (por ejemplo 30 min.) y haz una ronda de llamadas.

#9 Reduce y limita tus salidas

Hay personas (clientes, proveedores, compañeros…) que lo primero que te dicen para tratar cualquier tema es: “¿por qué no nos vemos y lo hablamos?”. El teléfono, una videoconferencia… hay formas de tratar en remoto casi cualquier tema y son más respetuosas con tu tiempo que hacer una salida. Y si tienes que visitar a alguien, no lo hagas a media mañana o media tarde, o romperás por completo tu ritmo de trabajo.

#10 Cuenta y comunica tus rutinas

Que tus compañeros, colaboradores y clientes conozcan tus rutinas de trabajo. Cómo te organizas, cómo haces tus tareas, en qué momentos estás más concentrado… Comunicar eso hará que tú les des un servicio mejor, que colabores mejor, que trabajes mejor con ellos y para ellos. Anima al resto a que hagan lo mismo. (El problema es que casi nadie hace esto.)

#11 Reduce y limita tus reuniones

Cuando te convoquen a una reunión, pregúntate si procede, si tienes que asistir, si vas a aportar algo, si te va a aportar algo a ti. Si no es así, habla con el responsable para hacérselo saber. Dejarte liar por cualquier reunión es nocivo a corto y largo plazo (porque luego siempre va a más).

#12 Prepara tus reuniones

Si finalmente tienes que asistir, prepáralas. No vas de paseo al campo. Estás trabajando. A) Acuerda cuánto va a durar B) Averigua de qué se va a hablar C) Si tienes que aportar algo prepáralo D) A la salida ten muy clara tu próxima tarea.

#15 Acuerda “periodos de silencio”

Si con nuestros compañeros no nos cuesta hablar para organizar una cena de empresa, ¿por qué nos cuesta tanto organizarnos en el trabajo? Podéis acordar tener periodos de silencio, de tregua, de tranquilidad, donde TODOS podréis trabajar y rendir mejor. Al final todos pasáis por lo mismo y necesitáis soluciones comunes a un mismo problema: ruido+interrupciones.

#16 Recopila información online antes

Al preparar documentos, presentaciones, informes, estudios… es normal capturar información de Internet. El problema es que ahí, las posibilidades de distraernos se multiplican por mil. Recopila toda la información que puedas antes de empezar a teclear y te costará mucho menos terminar ese documento.

#17 Antes de empezar revisa tu Planificación

Un ejercicio que te llevará 5 minutos que te servirá para dos cosas: A) Asegurarte que lo que habías planificado para hoy es, en efecto, lo que debes hacer B) Visualizar el día que te espera y detectar las tareas más importantes. Es como el “trailer” de tu día de trabajo.

#18 Haz descansos frecuentes

Haz pausas y “descansos activos” entre tareas. Y eso significa hacer algo completamente distinto a lo que hacías (ponerte a chatear no es descansar). Aléjate de tu mesa, haz estiramientos, relájate, sal fuera… A partir de cierta hora no rindes más y mejor sino menos y peor. Hay que saber descansar bien para ofrecer calidad y agilidad.

#19 Utiliza la Técnica Pomodoro

Esta técnica en la práctica estimula tu concentración e intensidad. Puedes utilizarla de forma puntual (si tú o tus compañeros tienen un día demasiado “festivo”) o de manera continuada, como tu forma de trabajo habitual.

#20 “No me pases llamadas, estoy fuera”

Si vas a necesitar una o dos horas para terminar una tarea importante, pide en recepción o a tus compañeros que no te pasen llamadas. Di que vas a salir fuera a una reunión (aunque sea mentira). Terminarás tu tarea (muy bien) y luego podrás devolver las llamadas cuando tú decidas. (Lo mismo aplicable a tu teléfono móvil, que debe estar en silencio y boca abajo. ¡El buzón de voz funciona de maravilla!)

#21 Combate al interruptor

Hay gente que nació para hacer gracietas, molestar, parlotear y no dar un palo al agua. Llevan la vagancia en su ADN. Sé tajante y expeditivo con ellos. Como te vean tibio o incluso interesado en sus chorradas, te utilizarán como público y no pararán de hacer visitas a tu mesa. Ser exigente con tu Productividad requiere mantenerse firme, tajante y hasta enérgico con esos interruptores. O eso, o te acribillarán y sufrirás.

#22 Aprovecha la hora de la comida

Haz todo lo posible por no comer en tu mesa de la oficina. Aun cuando te hayas llevado la comida de casa puedes salir fuera o encontrar algún rincón alejado de tu monitor. Si aprovechas bien esa 1-2 horas de la comida, puedes hacer más en tu día y recuperar fuerzas para afrontar lo que queda del día.

#23 Utiliza las tareas de baja intensidad

Si estás despistado, espeso o hay mucho ruido a tu alrededor puedes echar mano de ciertas tareas de baja intensidad productiva pero útiles al cabo. Algunos ejemplos que yo practico: ordenar-limpiar mi Evernote, actualizar mis filtros y reglas en Gmail, actualizar mis suscripciones en GReader, revisar estadísticas de visitas, seleccionar o guardar en PDF artículos de interés, etc.

#24 Planea el día siguiente por adelantado

Destina los últimos 15-20 minutos a elaborar la lista de tareas que vas a hacer mañana. De todo lo pendiente que hay por hacer qué se tiene que hacer mañana y qué tareas son las más importantes. Hacer esa “foto” por adelantado te ayuda a empezar con más ritmo e intensidad. (Es un fantástico —créeme— hábito que animo a todo el mundo a practicar.)

#25 Antes de marchar “resetea” todo

Dedica los últimos dos minutos a recoger y limpiar tu mesa. Será como el ritual que te ayudará a “resetear” toda la actividad del día. Y al día siguiente, cuando llegues para empezar, la visión de una mesa despejada y limpia te transmitirá más calma que otra cosa. El caos es divertido pero no funciona.

25 ideas prácticas para trabajar en la oficina



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10 trucos para agilizar el cerebro



 

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10 trucos increíblemente fáciles para convertir tu cerebro en una poderosa máquina de pensar.
Existen dos principios básicos para mantener la agudeza y salud mental a medida que se envejece: la variedad y la curiosidad. Cuando todo lo que haces se convierte en una “naturaleza arraigada”, es hora de acometer un cambio.

Tell a Friend

Si puedes hacer el crucigrama hasta con los ojos cerrados, es hora de que cambies a un nuevo reto para poder sacarle el mejor rendimiento a tu cerebro.

La curiosidad sobre el mundo que te rodea, el cómo funciona y el cómo entenderlo, mantendrá a tu cerebro funcionando a más velocidad y de forma más eficiente. Usa las ideas expuestas bajo estas líneas para emprender tu búsqueda del buen estado mental.

1. Usa tu otra mano

Pasa el día haciendo cosas con tu mano no dominante. Si eres zurdo abre las puertas con la mano derecha. Si eres diestro intenta usar las llaves con la mano izquierda. Esta sencilla tarea hará que tu cerebro establezca algunas conexiones nuevas y tenga que repensar la forma de realizar las tareas diarias. Ponte el reloj en la mano contraria para que recuerdes el reto del cambio de mano en las tareas.

2. Juegos mentales

Los juegos son una forma maravillosa de excitar y retar al cerebro. Los sudokus, crucigramas y juegos electrónicos tipo “brain training” son formas estupendas de mejorar la agilidad cerebral y la capacidad de memorizar. Estos juegos se basan en la lógica y en las capacidades verbales, matemáticas, etc. Además son divertidos. Se obtiene más beneficio practicando estos juegos un poquito cada día (15 minutos, más o menos) que haciéndolo durante horas.

3. Alimentar al cerebro

Tu cerebro necesita que comas grasas saludables. Céntrate en las grasas de pescado como las del salmón salvaje, frutos secos como las nueces, y aceites como el de linaza u oliva. Ingiere más esta clase de alimentos y reduce las grasas saturadas. Elimina por completo los ácidos transgrasos de tu dieta.

4. Ir por sitios diferentes

En coche, o a pie, busca nuevas rutas para llegar a donde quiera que vayas. Este pequeño cambio en la rutina ayuda al cerebro a practicar con la memoria espacial y las direcciones. Intenta cambiar de acera y altera el orden en que visitas tus tiendas preferidas para así cambiar la rutina.

5. Adquiere una nueva habilidad

Aprender una nueva habilidad pone a trabajar a múltiples áreas cerebrales. Tu memoria entrará en juego, aprenderás nuevos movimientos y asociarás las cosas de un modo diferente. Lee a Shakespeare, aprende a cocinar o a construir un avión con palillos, todo sirve para retar al cerebro y darte cosas nuevas en las que pensar.

6. Romper rutinas

Nos encantan las rutinas. Tenemos hobbies y pasatiempos que podemos hacer durante horas. Pero cuanto más nos habituamos a una tarea más se convierte en una naturaleza arraigada y menos trabaja nuestro cerebro al hacerla. Para ayudar de verdad a que tu cerebro se mantenga joven, rétalo. Cambia la ruta hacia el supermercado, usa tu mano contraria para abrir las puertas y cómete primero el postre. Todo esto forzará a tu cerebro a despertarse de sus hábitos y a prestar atención de nuevo.

7. Apréndete los números de teléfono

Nuestros modernos móviles memorizan todos los números que nos llaman. Nadie ha vuelto a esforzarse en recordar los números de teléfono, pero es una estupenda actividad para ejercitar la memoria. Apréndete un nuevo número de teléfono cada día.

8. Elegir un nuevo pasatiempo

Encuentra algo que te cautive, que puedas hacer fácilmente en casa y que no cueste demasiado dinero. Haz fotografías con una cámara digital, aprende a dibujar o a tocar un instrumento, practica nuevos estilos de cocina o escribe. Todas estas son buenas elecciones.

9. Leer libros distintos

Toma un libro que verse sobre un asunto que te sea completamente novedoso. Lee una novela que transcurra en el antiguo Egipto. Aprende algo de economía. Existen multitud de libros populares excelentes que tocan temas de no-ficción y que además de entretener cumplen el cometido de enseñar un montón de cosas sobre un tema concreto. Conviértete cada semana en un experto en algo nuevo.

Diversifica un poco tus lecturas, abandona los temas que te son familiares. Si normalmente lees libros de historia, pásate a una novela contemporánea. Lee a autores extranjeros, a los clásicos y elige otros al azar. Tu cerebro no solo se verá beneficiado por tener que trabajar imaginando otros períodos históricos, otras culturas y otras gentes, sino que además obtendrás historias interesantes que contarle a los demás, lo cual te hará pensar y establecer conexiones entre la vida moderna y las palabras.

10. Hacer listas

Las listas son maravillosas. Hacer listas nos ayuda a asociar unos datos con otros. Haz una lista de los lugares a los que has viajado. Haz una lista de todas las comidas sabrosas que has probado. Haz una lista con los mejores regalos que has recibido. Haz una lista mental diaria para ejercitar a la memoria y para conseguir nuevas conexiones cerebrales.

Pero no dependas demasiado de ellas, haz una lista con todo lo que necesitas comprar pero luego trata de no usarla en el supermercado. Usa la lista una vez que hayas metido todos los productos en la cesta simplemente para comprobar tu memoria. Haz lo mismo con tu agenda de quehaceres diarios.

Lista creada por fiebre azul.
Publicada el 05.11.2010 a las 12:29h.



10 trucos para agilizar el cerebro

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Subirse al Balcón


Subirse al Balcón es una herramienta fundamental, tanto para quienes ejercen liderazgo, coaching, o para quienes quieran tomar el control de sus vidas.
Cuando enfrentamos un desafío adaptativo, quiebres, problemas personales, u otro tipo de interrogantes e inquietudes, las causas o los problemas mismos no siempre aparecen a primera vista. A veces estamos tan inmersos en ellos, que no somos capaces de verlo. Para esto, necesitamos tomar perspectiva o, en otras palabras, “subirnos al balcón”.

Ahora, ¿qué es subirse al balcón?
Imaginémonos como anfitriones de una fiesta, donde el objetivo es que los invitados lo pasen fantástico. ¿Qué requerería eso? Sin duda una buena combinación de invitados, música, comida, bebida, ambiente y buena onda. Pero no bastan los insumos por separado sin una buena gestión de los mismos. Para ello deberemos controlarlos de manera individual y en su conjunto. Además, tendríamos que recorrer las mesas, hablar con los invitados, bailar de vez en cuando, darle feedback al DJ, chequear los stocks del bar y la cocina, etc.

La pista de baile sería el mejor indicador del éxito. Ahí se concentra, principalmente, la energía que definirá si la fiesta está buena o mala. Pero cuidado: si la fiesta está buena y estoy con la pareja de mis sueños, la tentación será permanecer ahí “hasta que las velas no ardan”. Pero como anfitrión eso sería un lujo que no me puedo dar. Ahora, si la fiesta es un desastre y no me doy cuenta, todo el esfuerzo invertido habrá sido en vano. Necesitamos subir al balcón de vez en cuando, pues desde la pista de baile se pierde perspectiva y visión del contexto.

Desde el balcón comprendemos, que el modo como hacemos las cosas, no es el único posible. Si logramos ver que detrás de las pautas, normas y procedimientos se sostienen ciertos supuestos, valores, hábitos y actitudes, comprendemos que las normas pueden ser inadecuadas, o incluso pueden ocultar un problema.

Lo mismo pasa en nuestras relaciones laborales, profesionales, personales y familiares. El día a día, la falta de tiempo, y la máxima concentración en nuestras responsabilidades, no nos permiten ver más allá. 

Así, un padre de familia, tan concentrado en su trabajo, al no subir al balcón de su familia, no ve así, por ejemplo, que sus hijos necesitan atención. 

Un gerente, tan concentrado en su responsabilidad de dirigir, no ve que su asistente tiene una actitud fuera de lo común, porque tiene un problema familiar. 

Quien ejercer Coaching, si no se sube al balcón, no puede verse así mismo interactuando con su coachee, dejando de lado detalles importantes que podrían ser de gran apoyo a este último.

Desde el balcón, es como ver "the picture", obteniendo datos relevantes. Volviendo al ejemplo de la pista de baila, desde el balcón podemos ver que la gente no está bailando porque la música no es la adecuada, podemos ver quienes bailan y quienes no, si falta algo para comer, para tomar, quienes se han ido, etc. Desdel el balcón obtenemos información muy importante para nuestra toma de decisiones.

Ahora, el objetivo no es solo quedarse mirando desde arriba, sino "bajar" a intervenir dada la nueva información que poseemos. "Bajar a la pista" para contrastar lo que vemos con la realidad. Esto es, que un padre al lograr subir al balcón, observe que sus hijos tienen un problema, para luego bajar a conversar con ellos e indagar qué les pasa. O, que un gerente, vea con perspectiva y note el cambio de ánimo de sus asistente, e intervenga con respeto, indagando su situación.

Mi invitación, es que comiencen a "subirse al balcón" de sus vidas, observen que están haciendo bien, que hacen mal, qué les falta por hacer, que necesitan, y que necesitan otros de parte de ustedes, para luego "bajar" a realizar las acciones necesarias de acuerdo a lo visto desde arriba.

¿Será que a los políticos chilenos les falta subirse mucho al balcón?
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Los hábitos del project manager efectivo



Stephen Covey publicó en 1,989 su libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva” que se convirtió rápidamente en un best seller mundial, pionero de los cientos de libros, métodos y técnicas que sobre productividad se han desarrollado hasta la actualidad.

Relacionado con esto, he leido un post de Josh Nankivel en su blog PMStudent que ni corto ni perezoso se ha atrevido (en el buen sentido de la palabra) a hacer lo mismo pero con project managers y ha escrito “Los 8 hábitos de los project managers efectivos”.

Lo interesante no es tanto el artículo y los hábitos escritos por Josh como las aportaciones que ha ido recibiendo a su post y que aumentan sustancialmente el número de hábitos que definen a un project manager efectivo, por eso los project manager somos superhéroes, no?.

A continuación os enumero los hábitos que ha puesto Josh, los ocho primeros, junto con las aportaciones que ha recibido.

Los project managers efectivos:

1-Están siempre atentos a su formación.


2-Son buenos comunicadores

3-Son analíticos
4-Están siempre enfocados
5-Valoran la planificación
6-Son empáticos
7-Son iniciadores de actividad
8-Saben escuchar activamente
9-Son motivadores y saben crear equipo
10-Son pacientes y no se dejan llevar por el pánico delante de la adversidad
11-Asumen responsabilidades
12-Son perseverantes
13-Son buenos negociadores
14-Tienen pensamiento estratégico
15-Son innovadores (tal vez se puede agrupar con la 7)



Lo dicho, superhéores.
¿Queréis añadir o quitar alguna?


Los hábitos del project manager efectivo

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