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GTD: ¿cuál es la mejor herramienta?

GTD: ¿cuál es la mejor herramienta?

Si alguna vez te has apuntado a un gimnasio y has empezado motivado, también habrás ido a por una equipación, a por la mejor: nos compramos la mejor camiseta, no escatimamos en los mejores pantalones, calzado, bebidas isotónicas, bolsa de de deporte, traje de baño.

En el primer intento de implantar GTD, nuestra primera idea es hacer lo mismo, es decir, buscar cuál es la mejor herramienta para mantener nuestras listas, gestionar nuestras citas, etc. Así que nos ponemos a investigar antes de ir a comprar. ¿Cuál es la herramienta GTD por excelencia? ¿Qué dice David Allen que debemos usar para llevar con nosotros GTD?

Te haré una confesión: la mejor herramienta para GTD no existe. GTD no es un sistema, sino que te indica cómo debe ser tu sistema. Eso quiere decir que el sistema te lo tienes que hacer tú en función de tus necesidades. Por tanto, GTD no puede requerir que uses una herramienta concreta (al contrario, una de las ventajas de GTD es que es agnóstico respecto a las herramientas).

Si es la primera vez que te metes en el mundo de la gestión personal del tiempo y no te has habituado a ninguna herramienta, te recomiendo que empieces durante unos días con papel y lápiz, eso te obligará a estar más por la mecánica de GTD que por aprender a usar un programa nuevo; después de eso ya irás mejorando tus herramientas.

La herramienta que mejor te vaya va a depender mucho de cómo trabajes tú. Las utilidades que acabes usando seguramente serán distintas a las que uso yo, porque tú y yo somos distintos en muchas cosas. Por ejemplo, los contextos serán distintos, la comodidad al trabajar con papel o con un ordenador también será distinta para cada uno. Lo mejor es saber cómo somos y qué necesitamos, para que ante una herramienta identifiquemos si nos puede funcionar.

Contextos

Un factor para decidir si nos interesa una herramienta es la cantidad de contextos que tengamos. Por ejemplo, no es lo mismo una persona que pase todo el día entre la oficina y su casa, y se desplace en coche entre ambos sitios, que alguien que trabaja a media jornada en dos empresas, use transporte público y pertenezca a una asociación a la que asiste dos veces por semana.

En el primer caso, los contextos son muy limitados, y con una sola lista de próximas acciones nos podemos sentir cómodos. En el segundo, más actividades distintas significa más contextos, más variedad, más proyectos de distintos orígenes, y por tanto necesitaremos una herramienta que nos permita hacer varias listas, etiquetarlas, etc.

Cambiar mucho de contexto significa también movilidad, y hemos de pensar en que el sistema que usemos sea fácilmente transportable (un cuaderno pequeño mejor que uno grande), o que esté disponible desde cualquier sitio (que pueda consultarse no sólo desde nuestro ordenador personal, sino también desde cualquier otro ordenador, o desde un teléfono móvil, por ejemplo).

Analógico o digital

¿Papel y lápiz u ordenador? Cada uno tiene sus ventajas. Para esto, tendremos que pensar en qué nos resulta más cómodo, con qué trabajamos más rápido, qué nos resulta más versátil; poner esta información en una balanza y escoger.

El papel y el lápiz son herramientas excelentes para pensar. La conexión cerebro-mano pocas veces se puede reproducir de forma tan eficiente con un ordenador. Por otro lado, al ser algo físico hemos de estar más pendientes de llevar encima nuestro sistema (además, a medida que crezca, lo podemos notar en peso).

Con un sistema digital, por contra, puede costar más que fluya la información de la mente al ordenador. A favor suyo podemos decir que es más rápido trabajar con un sistema digital: podemos hacer búsquedas, representar la información de distintas formas dependiendo de lo que estemos haciendo, podemos hacer varias copias del sistema sin esfuerzo, es más fácil compartirlo, prácticamente no crece físicamente con el aumento de información, y bien preparado nos permite acceder a él desde cualquier lugar (guardándolo en un servicio en Internet o sincronizándolo con el teléfono móvil).

Fotografía: Wrench rust, de HVargas

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s2t2 -7 claves para tener éxito con el GTD

7 claves para tener éxito con el GTD

Escrito por Berto Pena, el 6 Abril 2009 en Guías
Artículo perteneciente a la serie «Eres Productivo». Pero hay más artículos… ¡no te los pierdas!

GTDGTD Fácil es una pequeña serie de artículos que he dedicado a presentar el método Getting Things Done he intentado dar una visión general y a la vez detallada de este método para organizarnos con eficacia.

En el primer artículo veíamos una descripción general así como ciertas notas introductorias. La segunda entrega era un screencast-presentación donde ya explicaba en qué consiste el método y cómo puede ayudarnos en la organización de nuestras tareas y proyectos. En el tercer capítulo de esta miniserie, también otro vídeo, me centré en mostrar en cómo se podía aplicar el GTD utilizando dos aplicaciones bastante conocidas,

Por vuestros comentarios sé que muchos ya habéis puesto en práctica el método, otros estáis en ello… y seguramente otros muchos lo habéis intentado o simplemente lo habéis descartado. Para aquéllos que ya lo han puesto en práctica va destinado este artículo con las 7 claves fundamentales para tener éxito con el GTD. Son una serie de claves y recetas que han funcionado en mi caso particular y que quiero transmitiros.

1Dedica a cada fase su debido tiempo

He oído o leído más de una vez: “es que el GTD requiere mucho tiempo… pierdo más tiempo en la organización que en hacer mis tareas”. Y yo a eso pregunto: “¿estás dedicándole el tiempo necesario y debido a cada fase del método? Déjame refrescar brevemente los tiempos que hay que dedicarles a cada fase:

Recopilar. Esta fase tiene que ser extremadamente ágil y rápida. No tienes que pararte a hacer nada más salvo capturar la tarea o idea. Utiliza una aplicación, utilidad, trozo de papel o lo que sea, pero asegúrate que permite una ágil captura de las tareas, de otro modo, no sirve. Recopilar una idea y mandarla al Inbox, no puede llevarnos más de unos pocos segundos. Y ojo, no hay que hacer nada más… continúa con lo que estabas haciendo.

Procesar. Otra fase que tiene que ser ágil. Evidentemente si tengo 50 cosas en mi Inbox no puede ser cuestión de unos segundos. No podemos acortar el tiempo material pero sí cómo “procesamos” las cosas. Decidir si una cosa la tengo que delegar, archivar, eliminar o hacer en menos de dos minutos, es una tarea que necesariamente tiene que llevarnos poco tiempo. Y si eres de las personas que acumula muchas cosas en tu Inbox, valora la posibilidad de procesar tus tareas dos veces al día.

Organizar. Esta fase ya requiere un poco más de tiempo y evidentemente ello dependerá de la complejidad y número de tus proyectos y tareas. Pero intenta hacerlo siempre con agilidad. No estás desarmando un misil termonuclear, sino colocando cada tarea en su lugar. Conocemos bien la naturaleza de cada tarea… ¡nosotros mismos la hemos puesto ahí! Por tanto organizar y “poner cada calcetín en su cajón” correspondiente (permitidme esta expresión que yo utilizo con mucha frecuencia) tiene que ser un proceso muy rápido. No podemos pararnos a dudar, si va aquí o allá. Sabemos si esa tarea tiene que hacerse Próximamente, si la puedo despachar y completar en menos de 2 minutos, si la puedo hacer cualquier día o tal vez, etc.

Revisar. Soy de la opinión que es mejor revisar dos veces al día y hacerlo de forma más rápida, que sólo una vez o cada dos días. Para mí esta fase es la que garantiza el éxito del método. Todas son imprescindibles, claro, pero la Revisión permite recomponer la fotografía de tus tareas, que han ido variando de prioridad e importancia a lo largo del día o la semana. O bien corregir el estado o lugar de una tarea que has podido guardar erróneamente en la fase de Organizar. La agilidad, que NO precipitación, y la frecuencia en la revisión, son las claves de esta fase.

2Sé muy cuidadoso a la hora de elegir tu aplicación

Porque yo y otros hablemos de Things, Evernote, Remember the Milk o Gmail, no tienen que ser necesariamente la mejor elección para ti. Elegir el sistema (aplicación, carpetas, agenda tradicional…) que nos va a ayudar a aplicar el GTD en nuestra vida es tan importante como aprender su flujo y sus cuatro pasos.

Mi recomendación es que pruebes cuantas más opciones mejor. En serio, sé que es una molestia tener que probar pero más lo es vivir en una completa desorganización y no ponerle remedio. Y si no vas a probar tal aplicación o servicio web, al menos intenta analizarlo previamente o leer sobre él para ver si responde a tus necesidades.

Y si empiezas con una aplicación y ves que no te encuentras a gusto. ¡Déjala inmediatamente! Mucha gente culpa al GTD y dice “no es para mí”, y ni tan siquiera ha valorado la posibilidad de estar utilizando un sistema o aplicación que-no-valía-para-él. No existe la mejor o la peor aplicación para GTD, existe la que te vale a ti y te ayuda a aplicar el método con éxito. Lo demás son tonterías.

3Si te interesa el GTD, aprende más sobre él

Este método, esta filosofía, es muy rica, llena de matices, particularidades y pequeños-grandes detalles. En mi guía de GTD Fácil he explicado los fundamentos, los grandes principios a aplicar… pero evidentemente hay muchos casos particulares donde las generalidades parecen no funcionar. Y digo parecen, porque son esas particularidades y pequeños giros sobre el método los que lo hacen adaptarse a casi cualquier persona.

El libro. Ya he recomendado el libro de David Allen, que según me habéis comentado se ha reeditado nuevamente. Una gran noticia, ese libro debería estar permanentemente en stock de las librerías. Recuerda que en España y Latinoamérica se publicado bajo el nombre de “Organízate con Eficacia”, de la editorial Empresa Activa.

Blogs. Blogs sobre GTD y Productividad hay muchos, sobre todo en inglés. En castellano hay menos, pero también los hay, y algunos de ellos son muy buenos. Tres de estos blogs que leo frecuentemente y que tengo que recomendaros si os interesa la temática son: El Canasto,Optima Infinito y Hábitos Vitales.

4Utiliza un método de captura “offline” efectivo

(No me gusta decir que una fase es más importante que otra. Todas lo son, por igual, pero a la hora de explicar y hacer énfasis en algunos pasos, prefiero expresarlo así.) Si en mi opinión la fase de la Revisión es la principal, la que garantiza el éxito del método, la segunda en importancia es la de Recopilar.

Es la que se encarga de que “no se nos escape” nada. Cuando surge la tarea, la idea o la necesidad, hay que meterlas directamente a nuestra carpeta de entrada o Inbox. Pero para ello hay que hacerlo empleando un método ágil y efectivo.

Cuando estamos frente a nuestro ordenador el proceso parece más obvio: lanzo mi aplicación de GTD e incorporo al Inbox el nuevo elemento, la tarea. ¿Pero qué pasa cuando esta tarea no aparece en el entorno digital? Puede surgir en un taxi, durante una comida… en un ascensor. De modo que tan importante como saber elegir la aplicación o sistema para el GTD es tener un método para capturar ideas y tareas cuando estamos alejados de nuestro ordenador.

Teléfono móvil.- La práctica totalidad de los móviles modernos incluyen una aplicación para tomar notas. Otros muchos tienen otra para tomar notas de audio, lo que todavía es mejor porque nos permite ahorrar tiempo y guardar la tarea en casi cualquier situación. El inconveniente de este método es que hay que desarrollar la costumbre de procesar esas tareas, una vez que llegas a tu puesto de trabajo o a casa.

PDA, Smartphone, iPhone o iPod Touch
Aquí ya damos un paso más y de calidad, ya que muchas de las aplicaciones y servicios web para GTD tienen una versión o interfaz para estos dispositivos (Things, Remember the Milk, Evernote, etc). Evidentemente nos permitirá capturar ideas cuando estamos en marcha… pero ahorrará el paso de tener que “pasarlas” del dispositivo móvil a la aplicación, ya que estará “sincronizado” con nuestra versión electrónica, vamos a llamarla así.

Una libreta o Hipster PDA
¡Viva la sencillez! La primera vez que oí hablar de las
Hipster PDA creí que era una especie de broma de Merlin Mann, de 43 folders. ¡Qué equivocado estaba! Básicamente es una micro-agenda que nosotros mismos podemos fabricar literalmente con cuatro trozos de papel y un clip que se aloja en el bolsillo trasero de nuestro pantalón. (Cada hoja representa las carpetas de Próximo, En Espera, etc). Eso, y un bolígrafo, es lo único que necesitamos para poder capturar ideas en movimiento. Es extremadamente barato y funciona.

No hagas como yo y subestimes este método. Miles de personas lo utilizan a diario y funciona. Yo mismo lo utilicé hace dos o tres años durante unos meses, aunque lo abandoné porque el número de tareas empezó a crecer y en estos casos no parece ser el mejor método.

5No tengas miedo a hacer “tu propio GTD”

También he oído decir a otras personas que “el GTD es demasiado estricto e inflexible”. A mi modo de verlo, el GTD es un método que planta unas bases, unas lineas a seguir. Podemos hacerlo de manera fiel, a raja tabla, o bien adaptarlo a las necesidades de cada uno.

Llevo trabajando casi 20 años y nunca me he encontrado a dos personas con necesidades de organización idénticas. Todos tenemos nuestras particularidades y matices. Por ello el GTD puede responder de forma general a esas necesidades… pero si hay que adaptarlo, se hace, sin miedo ni reparos.

Lo que sí recomiendo, al 150%, es adaptarlo una vez aprendido y practicado el método de forma fiel. Y por eso en mi screencast sobre GTD insistía en que era imprescindible no saltarse ningún paso. El GTD tienes que aprenderlo tal como es, ni quitando ni añadiendo… y es luego, con el tiempo, cuando uno puede retocar aquí y allí para hacerlo suyo. En ese sentido no soy nada fundamentalista. Recordad que el GTD es un medio, no un fin. El fin es organizarnos con éxito.

6La “regla de los 2 minutos” te salvará el día

David Allen la bautizó como la “regla de los 2 minutos”. Si una tarea que tienes en tu Inbox puede ser terminada en menos de dos minutos (los dos minutos son orientativos, se refiere a algo que se puede hacer de manera inmediata), ponte con ella. Yo la he rebautizado como la “Regla del ¡Hazlo Ahora!” y os puedo asegurar que detrás de su aparente sencillez está una de las claves fundamentales del GTD, y de nuestro día a día en general.

Por su inmediatez, esta regla además nos ayuda a ser concisos, directos y ágiles. Cosa que tendemos a olvidar con mucha frecuencia: redactamos emails con varios párrafos para decir una cosa que podíamos haber expresado en tres o cuatro lineas, nos enrollamos al teléfono sin ir directamente al grano, damos varias vueltas para hacer algo que podríamos terminar… en menos de dos minutos.

Grábatela a fuego, por decirlo de un modo gráfico. Recuérdatela a diario, te ayudará a completar esas tareas tontas que siempre se complican, porque dejas para más tarde y que luego interrumpen a otras más importantes. Si quieres, escríbela en una nota adhesiva que puedes poner junto a tu teclado: ¡Hazlo Ahora!

7Cada cierto tiempo evalúa si tu método funciona

Como he dicho anteriormente el GTD y la aplicación o el sistema que utilices para organizarte con eficacia sólo son un medio, nunca el fin.

Uno de los puntos que más olvidamos es el ser críticos y analíticos con el sistema que utilizamos. Desarrollamos unas costumbres y hábitos y ya creemos que lo hemos conseguido todo. “Hey, Berto, es que yo utilizo el GTD y me va de maravilla, me organizo muy bien”. Estupendo… pero ¿de verdad lo estás haciendo lo mejor posible o podrías mejorar?

A mi me gusta volver sobre mis métodos de organización y analizarlos cada cierto tiempo, cada mes o dos meses. ¿Realmente me sirven? ¿Me organizo con eficacia? ¿Sirven para liberarme del estrés de la organización? ¿Podría mejorarlos?

En ese sentido leer libros y blogs sobre GTD y Productividad ayuda y mucho, ya que poco a poco vas encontrando matices y pistas que te hacen mejorar. Pero nadie mejor que tú conoce tus necesidades, tus costumbres y sobre todo si realmente te estás organizando con eficacia. Y si no es así, no tengas miedo a cambiar o experimentar con un nuevo sistema o hábitos. Es mejor hacerlo y equivocarse que vivir sin aprovechar al máximo las horas del día.

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Procrastinación

Procrastinación es la acción de procrastinar (del latín procrastinare) es decir, de postergar actividades o situaciones que uno debe atender, por otras situaciones más irrelevantes y agradables. Esto es asumido popularmente como simple "pereza".


Procrastinación

La procrastinación (del latín: pro, adelante, y crastinus, referente al futuro) es la acción (o hábito) de postergar actividades o situaciones que uno debe atender, por otras situaciones más irrelevantes y agradables.

La procrastinación es un trastorno del comportamiento que tiene su raíz en la asociación de la acción a realizar con el cambio, el dolor o la incomodidad (estrés). Éste puede ser psicológico (en la forma de ansiedad o frustración), físico (como el sentido durante actos que requieren trabajo fuerte o ejercicio vigoroso), o intelectual. El término se aplica comúnmente al sentido de ansiedad generado ante una tarea pendiente de concluir. El acto que se procrastina puede ser percibido como abrumador, desafiante, inquietante, peligroso, difícil, tedioso o aburrido, es decir, estresante, por lo cual se autojustifica posponerlo a un futuro sine-die idealizado, en que lo importante es supeditado a lo urgente. La procrastinación también puede ser un síntoma de algún desorden psicológico, como depresión o TDAH(trastorno por déficit de atención con hiperactividad).

Contenido

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Características [editar]

Si bien no se ha demostrado cabalmente que la costumbre de procrastinar genera dependencia de diversos elementos externos, tales como navegar en internet, leer libros, salir de compras o comer compulsivamente, la procrastinación como síndrome que evade responsabilizarse posponiendo tareas a realizar, puede llevar al individuo a refugiarse en actividades ajenas a su cometido.

La procrastinación no necesariamente está ligada a la depresión o a la baja autoestima. El perfeccionismo extremo o el miedo al fracaso también son factores para procrastinar, como p.ej. al no atender una llamada o una cita donde se espera aterrizar ya una decisión.

Existen dos tipos de individuos que ejecutan esta acción: procrastinadores eventuales y procrastinadores crónicos. Los segundos son los que comúnmente denotan desórdenes en los comportamientos antes mencionados.

Algunos autores afirman que existen en la actualidad conductas adictivas que contribuyen a este trastorno de evasión: se refieren, por ejemplo, a la llamadas "adicciones" a la televisión, la computadora, o la pornografía sobre todo a través de Internet. Otros autores afirman que tales adicciones no existen. No obstante, a pesar de que ya hay propuestas de tratamiento para este tipo de problemas conductuales (terapia cognitivo-conductual, sobre todo, que incluye, por ejemplo, la aplicación de opciones en la propia computadora para bloquear voluntariamente el acceso a las páginas de pornografía), se trata de un tema muy nuevo, en el que aún hace falta realizar mucho trabajo de investigación.

Por otra parte, el llamado "síndrome del estudiante" (el hecho de que muchos estudiantes pospongan la entrega de sus trabajos hasta el último minuto del día de la fecha límite) está presente, al parecer, también en otros grupos sociales: en las temporadas en las que se acerca la fecha límite para pagar los impuestos (para presentar las declaraciones mensuales o anuales), las oficinas donde se llevan a cabo esos trámites (los bancos, por ejemplo) se saturan de personas que asisten a realizar ese trámite sólo hasta el último momento. Asimismo, se adolece de procrastinación al coleccionar opciones como pretexto con tal de no decidirse por ninguna acción en concreto.

La procrastinación, en particular, es un problema de autorregulación y de organización del tiempo. Su solución pasaría, entre otras, por lograr una adecuada organización del tiempo, concentrándose en realizar las tareas importantes que tienen un plazo de finalización más cercano. Quien pospone o procrastina una decisión, suele aducir que lo hará después..."cuando tenga tiempo"; denotando en el fondo una conducta evasiva e inmadura.

Tipos de procrastinación [editar]

Existen tres tipos de procrastinación:

  • Por evitación, cuando se evita empezar una tarea por miedo al fracaso. Es un problema de autoestima.
  • Por activación, cuando se dilata una tarea hasta que ya no hay más remedio que realizarla. Es un problema contrario al anterior.
  • Por indecisión, típico de las personas indecisas que intentan realizar la tarea pero se pierden en pensar la mejor manera de hacerlo sin llegar a tomar una decisión.

Frases [editar]

Un famoso refrán que combate la procrastinación es el que dice: "No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy". En el mundo anglosajón se dice: "La procrastinación es el ladrón del tiempo". También podría decirse que la procrastinación es el ladrón del deseo. Otra frase relacionada es: "Analysis Paralysis".

"Todo lo que pueda arreglar hoy lo dejaré para mañana" Babasónicos

Referencias [editar]

Véase también [editar]

Enlaces externos [editar]


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y2a -Lo mejor sobre Productividad

Lo mejor sobre Productividad

Icono Escribir“¿Qué artículos me recomiendas para empezar con el tema de la Productividad?”. Fue una pregunta que me hicieron ayer por la tarde y que me resultó interesante. Aunque es fácil localizar estos artículos en el especial de Productividad, me ha parecido buena idea repescar cinco de los que he escrito recientemente que destacan por su importancia o temática:

Tanto si llegas por primera vez a este blog como si lo lees habitualmente, son cinco buenos (creo) artículos para no perder de vista. Si alguno te inspira en especial, puedes imprimirlo, leerlo con calma y sobre todo aplicar a tus necesidades cada una de las recetas que te propongo en ellos.

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y2a -5 claves para reactivar tu Productividad

5 claves para reactivar tu Productividad

Me preguntaba el otro día unos amigos si estas “recetas de Productividad” que suelo publicar en ThinkWasabi funcionan. Mi respuesta es sí y no. Me explico. El lograr un cambio de verdad y sustancial, que implica modificar tu conducta productiva y crear unos hábitos sólidos y duraderos que perduren en el tiempo, no es algo que se consiga con un sencillo artículo ni se logre de la noche a la mañana a golpe de varita mágica. Requiere tiempo, práctica, fallos, revisión, intentos, aprendizaje, nuevas técnicas, motivación, determinación, desánimo, más práctica, correcciones y un largo etcétera.

Pero lo que sí consiguen estas recetas es llamar la atención sobre rutinas, puntos y detalles clave que, una vez corregidos o bien potenciados, sí pueden marcar la diferencia en nuestra Productividad diaria. Por eso las escribo y seguiré escribiéndolas en tanto en cuanto sólo uno de vosotros me diga que le ayudan.

E inspirado por ese pensamiento he considerado que era una buena idea concentrar en un sólo artículo cinco de las más poderosas claves para potenciar y reforzar tu Productividad. Esta es la propuesta que yo te hago…

1 - Tú eres la acción, tú eres la solución

Uno de los momentos de mayor “iluminación productiva” que puede alcanzar alguien (que no te asuste la expresión) es cuando te das cuenta que tú y sólo tú tienes la llave para abrir la mayoría de las puertas que has de abrir. La acción, la iniciativa, la proactividad es la base sobre la que se debe construir todo espíritu productivo. He escrito bastante sobre el temay no quiero resultar cansino, pero si tuviera que resumirlo en sólo tres puntos te daría los siguientes:

  1. La inmensa mayoría de los problemas se solucionan con la acción del gerundio (haciendo, investigando, pidiendo, colaborando, llamando, escribiendo, yendo, estudiando, etc.)
  2. Ningún libro, guía, manual, gurú, experto, seminario, blog o artículo de Productividad como este va a hacer las cosas por ti.
  3. Lo mejor de ti, tu talento, tu brillantez y tu genialidad más ocultas, están todavía por llegar… y sólo saldrán a la luz si haces.

2 - La planificación sólo vale para «hacer»

El GTD o cualquier otro método de organización y planificación son fantásticos aliados que nos pueden ayudar mucho a lidiar con la avalancha de tareas que hemos de encarar a diario. Pero no son pocos quienes caen en las redes de la excesiva planificación, creyendo, erróneamente, que así se hacen y se completan las cosas que tienen pendientes.

La planificación, la organización, las agendas, las listas, los calendarios, las carpetas de “Inbox” o “Próximo”, los Things o los Evernote, son meras herramientas de trabajo, simplemente un martillo para clavar un clavo. Nada más. Pero hay que clavarlo, hay que hacerlo.

Organizarse y planificar es sano y muy recomendable, y cuando manejas muchas tareas es imprescindible. Pero hemos de entender que simplemente es un paso más dentro del proceso de hacer-las-cosas. Pasarte minutos y minutos “mariposeando” por tu aplicación de GTD o recomponiendo listas o carpetas es un peligro no tan evidente que nos acecha. No pierdas de vista que tu misión es hacer y todo lo demás sólo está a tu lado para ayudarte a conseguirlo.

Estar y actuar de forma consciente en el presente te ayuda a hacer y terminar las tareas, y te aleja de las distracciones y otros malos hábitos.

3 - Piensa en grande pero ejecuta en pequeño

Con la palabra “grande” no me refiero sólo a tener una (sana) visión ambiciosa para un proyecto laboral o una etapa vital de tu vida, que también. Sino además a tener la capacidad de contemplar lo que vas o quieres hacer desde la lejanía, con una ponderada perspectiva, siendo consciente del objetivo real y final que quieres alcanzar, de su importancia y su impacto sobre ti. De algún modo es ser capaz de separarte lo suficiente para fotografiar lo que tienes frente a ti y que la fotografía abarque intencionadamente todo el paisaje.

Ese objetivo final es el que cada día ha de inspirarte para ponerte en marcha, para encarar las dificultades y para rebuscar y encontrar la motivación necesarias para aplicar tu talento y energía en cada acción. Y con ese gran objetivo final en mente es fundamental que siempre ejecutes y hagas las cosas “en pequeño”, con pasos cortos y contenidos pero firmes.

Yo siempre seré un defensor acérrimo de lo pequeño, de las mini tareas, de construir a base de sencillos ladrillos. Durante mucho tiempo estuve más centrado en hacer las cosas “a lo grande”, con bravuconadas o drásticos propósitos que exigían mucho de mí y ante los que sucumbía poco después de intentarlos. (Como las resoluciones de Año Nuevo que se desmoronan al cabo de poco más de un mes.) No subestimemos lo pequeño y en apariencia sencillo, porque debajo se esconde el éxito a la hora de hacer-y-conseguir las cosas.

Come a “pequeños bocados”, construye ladrillo a ladrillo, fíjate pequeños pasos y ejecútalos día a día, pero siempre con ese gran objetivo final en mente que cada día también puedes y debes recordar para inspirarte y motivarte.

4 - Ser consciente, estar presente

Uno de los hábitos productivos que más me ha ayudado en los últimos meses es el que yo llamo el “Enfoque”. Consiste en hacer las cosas de forma consciente, estar completamente presente en el momento y actuar con la lucidez del que no sólo mira sino que ve y comprende lo que tiene frente a sí.

El Enfoque tiene innumerables beneficios y es además uno de los mejores remedios frente a alguno de los males improductivos más comunes:

  • Te ayuda a calibrar la importancia de lo que haces (poca, mucha o muchísima) y actuar en consecuencia (con poca, mucha o muchísima pasión y tiempo)
  • Te ayuda a vencer con más facilidad las distracciones o los despistes porque te hace presente y consciente. “Ahora estoy haciendo esto y nada me va a interrumpir”.
  • Te ayuda a eliminar lo que yo llamo la “navegación inconsciente” que hace que vayas deambulando sin sentido ni propósito por Internet, blogs o redes sociales.
  • Te ayuda a aprender a decir “no” a alguien o postergar una tarea sacrificándola por otra más importante que en ese momento tienes entre manos.
  • Te ayuda a dar sentido y a saborear todo aquello que haces, bien recordándote su propósito, su objetivo final o bien valorando su importancia real.
  • Te ayuda a exprimir y disfrutar de cada momento, incluyendo tu tiempo libre (una película con tus amigos, un paseo con tus hijos, la lectura de una novela…)

El Enfoque, estar y actuar de forma consciente en el presente, es un poderosísimo aliado de la Productividad porque te acerca a tus objetivos reales, te ayuda a hacer y terminar las tareas y en la misma medida te aleja de las distracciones y otros malos hábitos.

Fíjate pequeños pasos y ejecútalos día a día, pero siempre con ese gran objetivo final en mente que te inspirará y motivará.

5 - Lo urgente no siempre es lo importante

Priorizar es una palabra que a mi entender está muy prostituida. “Es que tengo que priorizar o no me da tiempo a todo”. Vale, pero ¿cómo priorizas?, ¿en función de qué priorizas?, ¿de acuerdo a su urgencia o a su importancia e impacto reales?

Comprender la verdadera importancia de una tarea es una de las claves de la Productividad. Lo que yo llamo coloquialmente “poner cada calcetín en su cajón” te ayuda a comprender por qué y cómo hay que hacer esto o aquello. Entender la repercusión, calibrar el impacto real que cada cosa tiene en tu día o en un proyecto a largo plazo es la mejor forma de priorizar.

No hablo, naturalmente, de cuando tu jefe te ordena algo. Ahí la prioridad y los motivos están claros. Hablo de la prioridad que nos fijamos nosotros mismos con cada cosa que hacemos: leer el Email, entrar en Twitter, leer feeds, hacer una presentación, acceder a una petición de un compañero, responder a la llamada de un cliente… piensa la cantidad de tareas y cosas que haces al cabo del día.

“¡Es que esto es muy urgente!” ¿De verdad lo es? ¿No puedes posponerlo un poco y hacer ahora eso otro que tienes ahí y que sí es importante? Cuando eres capaz de discernir y separar con nitidez lo Urgente de lo Importante empiezas a actuar con Productividad de verdad.

Recuerda la frase que yo repito con tanta frecuencia en mis artículos: ser productivo es cuestión de saber elegir.

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