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Ante situaciones extremas, utiliza la imaginación.


de Historias de la Historia 

Cuentan que, en la Edad Media, un hombre fue injustamente acusado de asesinar a una mujer. En realidad, el verdadero autor era una persona influyente y por eso buscaron a un “chivo expiatorio” para encubrir al verdadero culpable.
El hombre fue llevado a juicio, conociendo que tendría poca oportunidad de escapar al veredicto: 
¡ LA HORCA !
El Juez, también cómplice, cuidó de que pareciera un juicio justo y le dijo al acusado:
- “Conociendo tu fama de hombre devoto del Señor, vamos a dejar en manos de Él tu destino. Vamos a escribir en dos papeles separados las palabras culpable e inocente. Tu escogerás uno de ellos y será la mano de Dios la que decida tu destino”
Por supuesto, el juez corrupto había preparado dos papeles con la misma leyenda: “CULPABLE” y la pobre víctima se dio cuenta que era una trampa.
No había escapatoria.
El Juez conminó al hombre a tomar uno de los papeles doblados.
El hombre inspiró profundamente, quedó en silencio unos cuantos segundos con los ojos cerrados pensando, y cuando la sala comenzaba ya a impacientarse, abrió los ojos y con una extraña sonrisa, escogió y agarró uno de los papeles y, llevándolo a su boca, lo engulló rápidamente.
Sorprendidos e indignados, los presentes le reprocharon airadamente.
- “Pero… ¿qué hizo?… ¿Y ahora?… ¿Cómo vamos a saber el veredicto?”
- “Es muy sencillo” respondió el acusado. “Es cuestión de leer el papel que queda y sabremos qué decía el que yo escogí”
Con rezongos y disgustos mal disimulados, tuvieron que liberar al acusado, y jamás volvieron a molestarlo.
En los momentos de crisis, sólo la imaginación es más importante que el conocimiento. Albert Einstein
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10 pasos hacia la creatividad (Jeffrey Baumgartner)

10 maneras de incrementar tu creatividad:

J.S. Bach 
  1. Escucha a Bach;
  2. Lluvia de ideas;
  3. Siempre llevar un bloc de notas;
  4. Ser más restrictivo;
  5. Definir el problema;
  6. Temporalmente cambie su ambiente;
  7. Deja de ver la tele;
  8. No usas drogas;
  9. Lea mucho;
  10. Discuta más.
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Un escritorio organizado (Mark W. Shead)



Stationary
  1. Elimina bolígrafos y lápices que no necesitas;
  2. Reserva un sitio para las cosas de tus bolsillos;
  3. Proximidad basada en la frecuencia del uso;
  4. Mantenga las aparatos electrónicos fuera de la vista;
  5. Ficheros fácil de acceder;
  6. Escanear documentos para guardarlos en formato electrónico;
  7. Material de limpieza;
  8. Bloc de notas;
  9. Organiza los cables;
  10. Tener suficiente espacio de almacenamiento;
  11. Luz;
  12. Organízate mientras trabajas.
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Revisa y Edita un e-mail para que realmente lo lean




El e-Mail es tan fácil de enviar, que a veces no le ponemos el cuidado necesario.  Hemos mencionado que escribir un e-mail es diferente a escribir una carta y hemos tratado este tema anteriormente también, pero en Harvard Business salió un artículo que vale la pena ver con tips muy prácticos.

Menciona que entre "más público" un e-mail, más cuidado hay que ponerle.  Si es un e-mail a 
toda la empresa o algo similar, hay que ponerle mucho cuidado.

Los diez puntos para editar resumo:

1-  
Elimine redundancias.  No repita.  Una vez es suficiente.  Si repites cosas, el lector va a empezar a "escanear" rápidamente y no a leer.

2- 
Use números y datos específicos en lugar de adverbios y adjetivos.  "El proyecto está atrasadísimo en tareas vitales", no es tan claro como "El proyecto está 3 semanas atrasado en la entrega de panes de hamburguesa a Monterrey"  (Aún si no tienes números, elimine los adverbios y adjetivos.)

3- 
Póngale el Contexto.  ¿El lector sabe que si no se entregan los panes de hamburguesa a Monterrey, la compañía perderá $37 millones?  Si no estás seguro, recuérdales.

4- 
Enfóquese en el argumento más fuerte.  ¿Deben entregar esos panes de hamburguesa porque el atrasarse es vergonzoso para la empresa, porque los niños no pueden cenar, o porque está costándole a la empresa decenas de millones?  Tal vez se pueden dar los tres problemas, pero hay una de esas razones que hará que el lector embarque esos panes, dependiendo de quién es el lector.

5- 
Quita Material fuera-de-tema.  Los mejores e-mails son los que dicen una cosa con claridad.  Los e-mails con un sólo tema son más fáciles de archivar y para tomar acción.

6- 
Busque frases evasivas y elimínelas.  "Era a la vez nuestro mejor momento y nuestro peor momento"suena muy poético, pero no sirve para un reporte de estatus.

7- 
Cuidado con el Humor.  ¿Hay algo particularmente chistoso o ingenioso?  ¡Cuídate!  Cosas que nos parecen chistosos en cierto contexto tal vez no sean tan chistosos para el miembro de la junta directiva.

8- 
Si está cargado de emoción, bórrelo.  Si tienes allí una frase que deja muy claro quién ha estado adviriteindo respecto a los panes de hamburguesa desde el principio, bórrelo.

9- 
Cortito Mejor.  Recuerda que el lector está tratando de digerir tu mensaje entre decenas de otros.  Para peores, un BlackBerry o un iPhone tienen capacidad de 40 palabras por pantalla, así que aunque lo veas cortito en la pantalla de tu desktop, puede convertirse en un ensayo largo en una pantalla móvil.

10- 
Consultarlo con la Almohada.  Escríbela pero no la envíes hasta que madure.  Con el tiempo, la urgencia puede bajar y un e-mail menos para que lidien todos los lectores será bien agradecido.
[Harvard Business vía Lifehacker]
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GTD-Diagrama de Flujo de Trabajo Avanzado

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Las 12 leyes de tiempo (Jim Estill)


  1. Tener metas
    No puedes utilizar su tiempo con eficacia si no sabes que es lo que quieres;
  2. Analizar como utilizas tu tiempo
    Siempre te ayuda saber a que te dedicas. ¿Realmente estas trabando en las temas importantes?;
  3. Mantener una lista de tareas
    Y mantiene su cabeza vacía;
  4. Priorizar su lista de tareas
    Para enfocar en las tareas más importantes;
  5. Controlar procastrinación
    Elimina distracciones de su entorno y empieza con la tarea más difícil;
  6. Organización
    Una mesa limpia te ayuda enfocarte;
  7. Delegar
    A la persona más adecuada para la tarea;
  8. Trucos de eficacia
    Siempre puedes mejorar tu flujo de trabajo;
  9. Saber decir NO
    Verifica cada pedido con tu lista de prioridades y metas;
  10. Enfocar
    Si trabajas concentrado consigues más;
  11. Mantiene las pilas cargadas
    Meditación, deporte y comida sana incrementan su eficacia;
  12. Cuídate
    No siempre puedes estar trabajando. Tu tiempo libre es muy importante para tu trabajo.
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Las virtudes de Benjamin Franklin y su método de autoexamen



Benjamin FranklinYa sea por su relevante papel en la fundación de los Estados Unidos de Ámérica (no en vano su rostro está impreso en los billetes de 100 dolares)  o por su labor como inventor (pararrayos, aletas de nadador, lentes bifocales…) seguro que todos hemos oído hablar de Benjamin Franklin.
Según recoge en su autobiografía, en torno a 1728 (contaba 22 años) se propuso alcanzar la perfección moral, y pronto cayó en la cuenta de que para lograr su propósito no bastaba con querer ser totalmente virtuoso. Elaboró una lista de virtudes, intentando englobar todo lo que le parecía bueno y deseable y optando por poner más nombres y menos ideas, antes que más ideas y menos nombres. Así obtuvo esta lista de 13 virtudes:
  1. Templanza: No comer hasta hartarse. No beber hasta alegrarse.
  2. Silencio:No hablar sino lo que beneficie a otros o a uno mismo. Evitar las conversaciones frívolas.
  3. Orden: Colocar cada cosa en su sitio. Dedicar a cada parte de nuestro negocio su tiempo.
  4. Determinación: Decidirse a llevar a cabo lo que sea necesario. Llevar a cabo sin falta lo que se decida.
  5. Frugalidad: No gastar excepto para beneficiar a otros o a uno mismo, es decir, no desperdiciar nada
  6. Diligencia: No perder el tiempo. Estar siempre ocupado en algo útil. Cortar todas las acciones innecesarias.
  7. Sinceridad: No utilizar ningún artificio nocivo. Pensar con inocencia y justicia, y, si hablamos, obrar en consecuencia.
  8. Justicia: No perjudicar a nadie diciendo injurias u omitiendo las buenas obras a que estamos obligados.
  9. Moderación: Evitar los extremos. Evita sentirse ofendido por las injurias tanto como creas que lo merecen.
  10. Limpieza: No tolerar la suciedad en el cuerpo, vestido o habitación.
  11. Tranquilidad: No te molestes por nimiedades o por accidentes comunes o inevitables.
  12. Castidad: Usar rara vez el sexo excepto para la salud o descendencia; nunca hasta la torpeza o debilidad, o perjudicar nuestra paz o reputación, o la de los demás.
  13. Humildad: Imitar a Jesús y a Sócrates.
Debe indicarse que el orden establecido de las 13 virtudes no es casual, si no premeditado y elegido por Franklin (por ejemplo, una vez obtenida y consolidada la virtud de la templanza, lograr el silencio será más fácil).
Es muy probable que cada uno de nosotros hubiera elegido otras virtudes, o las habría definido de distinta forma, pero el método que Benjamin Franklin utilizaba para autoevaluarse, nos servirá a todos. Cada semana se centraba en una sola de las virtudes (enfoque), y se esforzaba en ser fiel a ella en todos y cada uno de sus actos, dejando las otras doce a su suerte natural, a la noche, en su diario, cubría un cuadro similar a este (él utilizaba la inicial de las virtudes, yo he puesto el nombre completo):
LunesMartesMiérc.JuevesViernesSábadoDomingo
Templanza
Silencio
Orden
Determinación
Frugalidad
Diligencia
Sinceridad
Justicia
Moderación
Limpieza
Tranquilidad
Castidad
Humildad
Por cada falta cometida el lunes contra la virtud “templanza”, anotaba en la casilla correspondiente un pequeño punto negro. Su objetivo pues, era lograr pasar la primera semana sin anotar ni un solo punto en la primera línea, para poder luego en la segunda semana ampliar su atención al silencio, por estar ya el hábito de la templanza adquirido. Con este método y trece virtudes, podría hacer un recorrido completo en trece semanas y cuatro en un año. Al empezar a usar este método le sorprendió a Benjamín encontrarse con más faltas de las que había imaginado, pero logró hacerlas disminuir. No nos cuenta si llegó a realizar el objetivo de no hacer ninguna marca, en ninguna de las virtudes. s2t2 -
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6 pasos para planificar proyectos como un profesional



Don't panic
Foto por idhren (via Flickr)
Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.
Muchos pensamos que eso de gestionar proyectos sólo es para gente muy ocupada, con grandes responsabilidades y equipos de mucha gente a su cargo. No nos damos cuenta de que hacemos gestión de proyectos todo el tiempo. Desde organizar una reunión con un cliente, hasta cambiarte de casa, tenemos cientos de oportunidades a lo largo del año para aplicar y beneficiarnos de una gestión de proyectos profesional.
Lo peor de todo es que muchos de los agobios que sufrimos día a día son causa de un mal enfoque a la hora de aceptar –y planificar– el trabajo. Aceptamos los encargos y nos comprometemos a resultados y fechas demasiado rápido, sin pensar primero en cómo lo vamos a hacer o en los posibles riesgos que pueden dar al traste con el proyecto –y lo que es peor, con nuestra credibilidad. Por eso, a continuación os presento un sencillo método en 6 pasos que nos ayudará a planear cualquier proyecto, grande o pequeño, y aumentar nuestras probabilidades de éxito.

Pero antes de empezar, un aviso: no en todos los proyectos se necesita ejecutar los 6 pasos con el mismo nivel de detalle. No es lo mismo un cambio de oficina o planificar una boda, que organizar una excursión de fin de semana con tus amigos. El nivel de complejidad y el grado de tolerancia a lo inesperado son muy diferentes. Antes de aplicar el método evalúa el tamaño del proyecto, las personas involucradas y el resultado que persigues.
1. No te comprometas (todavía). Esto puede ser difícil para muchos, especialmente si quien solicita el trabajo es el jefe. Pero debes aprender a no decir “si” a la primera. Mejor di “le echaré un vistazo y te digo luego” o cualquier otra cosa equivalente. Si sigues los pasos siguientes hasta el final te aseguro que nadie se va a molestar, y tu profesionalidad y credibilidad no quedará en entredicho.
2. Estudia qué es lo que te han pedido. Dedica 10-15 minutos a poner por escrito dos cosas: 1) Qué tiene que suceder para dar por terminado el proyecto; y 2) Quiénes son los que tienen algún interés y qué es lo que esperan.
Este segundo punto puede ser más complicado de lo que parece. Por ejemplo, si se trata de publicar un anuncio publicitario, tu jefe esperará que se haga rápido y al menor coste. Pero él no será el único interesado. También estarán interesados tus compañeros –que la imagen mostrada de la empresa sea la de una empresa atractiva en la que trabajar–, tus proveedores –que se les pague a tiempo–, etc. Todos ellos tienen expectativas, y debes definirlas desde el principio para que todo el mundo termine satisfecho.
3. Determina la secuencia de pasos que tienes que dar. Basándote en la lista anterior, haz ahora una lista de actividades –en términos de resultados intermedios o fases– que habrá que llevar a cabo, hasta llegar al resultado final. Luego desglosa cada una de ellas en tareas específicas que supongan 1-5 días de trabajo, o un esfuerzo de 1-5 personas/día. Por ejemplo, una actividad podría ser diseñar un borrador del anuncio para ser aprobado por tu jefe. Las tareas de esa actividad serían todas las acciones que hay que llevar a cabo para obtener el borrador, como buscar una plantilla, hacer una primera redacción, comprar una o varias fotografía profesionales adecuada, etc.
A la hora de describir las tareas procura ser muy específico, dando todos los detalles que sean necesarios para que no haya dudas sobre cómo debe hacerse –estándares, formatos requeridos, etc.
Por último, para cada tarea indica la duración, es decir, cuándo esperas empezar y terminar la tarea. Ten en cuenta que la duración es diferente del esfuerzo o trabajo. Mientras que la duración se expresa en fechas reales de calendario, el esfuerzo no es más que la medida de cuánto cuesta hacer algo. Por ejemplo, redactar un borrador puede suponer 4 horas de trabajo, pero si tienes previsto hacer otras actividades, es probable que tengas que emplear 2 horas hoy y 2 hora mañana para terminarlo; así, la duración será 2 días, pero el esfuerzo o trabajo será 4 horas.
Dado que estás en la fase de planificación y análisis, puedes hacer suposiciones si no sabes algo –luego veremos cómo encajan las suposiciones en la propuesta final que presentes.
4. Analiza quién debe hacer qué. Para cada tarea de la lista anterior, piensa quién será el responsable de llevarla a cabo. Esto es fundamental para determinar si faltan tareas intermedias que no habías contemplado, y analizar lo que puede salir mal, como veremos a continuación.
5. Piensa en todo lo que puede salir mal. En función del desglose de tareas que ya tienes, revisa una por una y anota en una lista separada qué es lo que puede salir mal, y qué piensas hacer si sucede –es lo que se llama análisis de riesgos.
Yo siempre utilizo un método muy simple para determinar la importancia de los riesgos. A cada uno de ellos le asigno una probabilidad de que suceda –siendo 1 la más baja y 3 la más alta–, y un impacto sobre el resultado final –de nuevo 1 para impacto bajo y 3 para impacto alto. Multiplico ambos valores y obtengo la exposición a dicho riesgo. A mayor exposición, más importante es tener bien definidas las acciones preventivas.
Algo que he aprendido con la experiencia es que, en muchas ocasiones, los riesgos pueden reducirse de forma considerable simplemente dejando colchones de tiempo entre las distintas actividades.
6. Comprométete a lo que puedes hacer de forma realista. Finalmente, ya estamos en condiciones de dar una respuesta. En base al desglose de actividades y tareas, las suposiciones que hemos hecho y los riesgos que hemos encontramos, podrás decir a tu jefe: “si, lo hago, pero suponiendo que tenga tiempo para X, que tenga Y recurso aquí, y fulanito tenga listo Z a tiempo”.
En cualquier caso, con un plan en mano siempre es mucho más fácil negociar los tiempos, las expectativas y el resultado que se espera de nosotros.
¿Planificas tus proyectos de alguna forma? ¿Qué echas en falta en este método? Comparte tu experiencia en un comentario.
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