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s2t2 -10 claves para tener éxito en un proyecto

10 claves para tener éxito en un proyecto

Artículo perteneciente a la serie «Eres Productivo». Pero hay más artículos… ¡no te los pierdas!

Trabajo¿Qué consejos o pasos podemos dar para tener éxito en la consecución de un proyecto? Tanto si nos tenemos que enfrentar a un proyecto mediano o grande, hay una serie de recetas, como a mí me gusta llamarlas, que podemos aplicar para aumentar las posibilidades de éxito en el reto de completarlo.

He de confesar que este es un artículo que hace tiempo quería escribir y que vosotros mismos me habéis animado con vuestras últimas sugerencias y correos.

Por la temática y naturaleza del artículo, te advierto que es bastante extenso. Pero prefiero que sea así, es necesario para conseguir hacerlo con un mínimo de rigor y no pasar de puntillas sobre ello como si comida rápida se tratase. Si lo prefieres, imprímelo y léelo con calma durante el fin de semana o en un momento de relajación :-)

1Sé Proactivo por encima de todo

Es, de lejos, el punto más importante de toda la lista y por eso intencionadamente lo he situado en primer lugar. Entiende y sobre todo practícalo, y habrás multiplicado por 1.000 las posibilidades de tener éxito en tu proyecto. La mayoría de los otros 9 puntos se fundamentan sobre este principio y es absolutamente necesario aplicarlo y practicarlo a diario, casi cada hora, cada minuto, me atrevería a decir. (Es por ello que voy a desarrollar este primer punto con mayor detenimiento que los demás.)

La Proactividad es sinónimo de acción, de ejecución, de tomar la iniciativa, de moverse y de mover al de al lado si es necesario. Es sinónimo de actitud positiva y constructiva, de enfoque didáctico, prefiere ir en lugar de esperar a que vengan, prefiere llamar en lugar de aguardar el “ring” del teléfono, es el opuesto a la pasividad, a la contemplación cansina, a la innecesaria crítica mordaz que no aporta nada, a la lamentación bobalicona o la queja infantil. La Proactividad no es ni siquiera parte de la solución, es la solución. La Pasividad es el problema.

Ante una adversidad o imprevisto, la persona proactiva reacciona con serenidad y actúa, toma lápiz, papel, se levanta y hace, mientras que la pasiva (en otras palabras, la poco productiva) da un puñetazo en la mesa, maldice y se pone a bufar como un carnero. La persona proactiva construye, suma, la pasiva destruye, resta.

La Proactividad interpreta la acción en términos de beneficio real, visualiza el resultado, la ve como un peldaño para seguir creciendo personalmente y sumando en conjunto. La Pasividad ve la acción, o el tener que hacer algo, como una amenaza, una molestia, pone excusas, y espera a que el agua esté tibia para bañarse y dejarse flotar. El proactivo se zambulle aunque las aguas estén gélidas y rápidamente comienza a nadar.

¿Cómo desarrollar nuestro espíritu proactivo?
Es un tema apasionante, y desde luego complejo, da para muchos artículos que pienso y voy a tratar en profundidad en ThinkWasabi, pues lo considero uno de los pilares fundamentales de la Productividad y la Organización. Pero si tuviera que dar unas píldoras en forma de frases para ejercitar nuestro espíritu proactivo, te daría estas:

  1. El éxito y la solución están en la acción.
  2. La clave de la acción sólo la tienes tú.
  3. Visualiza el beneficio y resultado de tu acción.
  4. No esperes a que alguien venga, hazlo ahora.

2Divide el proyecto en fases y visualízalo en conjunto

Especialmente recomendable para proyectos de tamaño medio o grande es dividir o “trocear” el proyecto en fases, en pasos que hay que dar uno-a-uno para lograr completarlo.

Obsérvalo y contémplalo en su conjunto pero concéntrate sólo en cada una de las fases. Es como dividir el año en meses. Ahora estamos en mayo… y nadie se agobia o se preocupa todavía por el próximo mes de diciembre, ¿verdad? Contempla el proyecto en su totalidad, el año, pero no emplees tu energía y concentración por igual en cada uno de los meses, de las fases. A medida que se aproximen ya tendrás tiempo, tú y tu equipo, de concentrarte en lo que requieren y lo que hay que hacer.

Si tuviera que resumirlo en una sola frase sería: planifica a largo plazo, planea y concreta a corto plazo.

La Proactividad es sinónimo de acción, de ejecución, de tomar la iniciativa, de moverse y de mover al de al lado si es necesario. Es sinónimo de actitud positiva y constructiva.

3Asegúrate que los demás están contigo

Punto importante que depende en gran medida de tu espíritu proactivo. Si estás en un equipo asegúrate que todos “habláis el mismo lenguaje”, que estáis sintonizados, que los objetivos comunes están claros y bien asignados, que todos queréis, vais, a trabajar por el proyecto. Tenéis que “pedalear” juntos y con el mismo ritmo.

Si tienes a tu lado un compañero remolón o que parece no pedalear con el resto del equipo, lo peor que puedes hacer es excluirlo, criticarle o ponerle zancadillas. Eso NO lo hace la persona proactiva, seguro. Pon todos tus medios para que se sume al equipo, convierte su pasividad en proactividad y habrás sumado un elemento valioso al proyecto, tendrás más posibilidades de éxito. Pero para eso, claro está, es imprescindible que tú primero hayas practicado la proactividad.

Habla con él/ella, detállale y exponle los beneficios del proyecto, ayúdale a visualizar el resultado final, proporciónale todos los medios e información que puede necesitar en su parcela, involucra a otros compañeros y hazles ver la importancia de pedalear o remar juntos. Eso lo hace el proactivo y generalmente es sinónimo de éxito.

4Haz un seguimiento diario y semanal

Dedica tus últimos diez minutos de tu jornada diaria de trabajo a evaluar, a título personal, tanto los objetivos fijados como los próximos que has de completar.

Dedica 5-7 minutos a evaluar tus progresos en el día, qué has hecho, qué has dejado de hacer, qué dificultades has encontrado, qué te ha impedido completar los objetivos del día, etc. Identifica los problemas para tratarlos y remediarlos, bien evitándolos o bien con una respuesta eficaz (”un compañero me ha entretenido más de la cuenta en la hora del café”… Pues mañana sé proactivo, excúsate con una sonrisa y dile que tienes que volver al trabajo, que ya hablaréis en la hora de la comida).

Y luego dedica los otros 3-5 minutos a echarle un vistazo a los objetivos del día siguiente (intencionadamente no estoy utilizando la palabra “tarea”, para no confundir conceptos tipo GTD). Se trata de un vistazo rápido, ligero, una fotografía fugaz de lo que tendrás que hacer mañana. Recuerda, el proactivo se adelanta, previene, se prepara para actuar, intenta reducir al mínimo lo inesperado.

Complementariamente, una o dos veces a la semana, según sea necesario, reúnete con tu equipo para, igualmente, evaluar los progresos y fijar nuevos pasos a dar. Eso os permitirá valorar la salud del proyecto, hacer frente a las dificultades, asignar prioridades y responsabilidades y reajustar la maquinaria para aseguraros que todos estáis pedaleando hacia el mismo sitio y con la misma velocidad, por seguir con la metáfora anterior.

5Reuniones efectivas por encima de todo

Estrechamente relacionado con el párrafo anterior. “Las reuniones son la pieza fundamental de la pérdida de tiempo”, me enseñó mi redactor jefe en uno de mis primeros trabajos. Pues NO estoy de acuerdo. Las reuniones proactivas son buenas, necesarias e imprescindibles, y garantizan el éxito del proyecto. Hay que hacerlas, con relativa frecuencia, siempre y cuando sigamos una serie de consejos:

  • Intentad que sean cortas, y sobre todo ágiles y sobrias, yo diría espartanas (nada de llevarse la merienda a la reunión y espatarrarse en la silla como si fuéramos a ver una película).
  • Todos debéis llevar libreta y bolígrafo (o lo que sea) para tomar notas activamente.
  • Que todos los asistentes sepan, de antemano, de qué se va a hablar y tengan preparada su intervención o los detalles que tengan que proporcionar.
  • Fijad objetivos y asignar responsabilidades para los siguientes días o semana. A la salida cada uno tiene que saber qué ha de hacer, cuándo, cómo y qué necesitará.
  • Si hay que corregir o llamar la atención sobre algo, hacedlo con la proactividad como bandera. Nunca he visto que los tirones de orejas en público funcionen, eso es pasaporte directo a la exclusión de esa persona. Críticas sí, pero sólo para sumar y construir.
  • Analizad juntos las dificultades o problemas. Cuál es su causa, dónde o quién tiene la solución.
  • Valorad durante unos instantes lo conseguido hasta ahora. Es importante ir tomando conciencia de que “lo estamos consiguiendo”, a pesar de las dificultades, estamos juntos y pedaleando juntos. El objetivo está cada vez más cerca.

En muchas más ocasiones de las que creemos, la solución a esos problemas la tenemos nosotros o incluso somos nosotros mismos.

6Afronta las crisis o imprevistos como algo normal

Antes de iniciar el proyecto toma conciencia de que habrá problemas, tal vez muchos. Llegarán y tienes que asumir que forman parte del juego. Un ciclista está en una carrera y cuando hay un pinchazo, lo afronta, cambia la rueda y sin infantiles lamentaciones se sube de nuevo a la bici y sigue pedaleando. La persona proactiva hace exactamente eso.

Lo primero que debemos hacer es intentar minimizar los imprevistos. Rodéate de toda la información, software y/o medios que necesites, revisa, como te dije antes, los objetivos del día siguiente. Si ves que algo está fallando (una llamada que no recibes, un correo que no llega con información que necesitas, etc.) NO esperes a que llegue o se produzca, NO esperes a que la otra persona de el paso por ti, adelántate y ponle freno a la dificultad antes de que se convierta en problema, llama o escribe tú. Recuerda que, en muchas más ocasiones de las que creemos, la solución a esos problemas la tenemos nosotros o incluso somos nosotros mismos.

Si llega un imprevisto, o un “problemón”, no actúes como un niñato neurótico o la niña del Exorcista. La persona proactiva reacciona, no sobre-reacciona. Si la solución está en tu mano, o depende sólo de ti, tranquilo, concéntrate, toma lápiz y papel y analiza los pasos reales que puedes dar para solventarlo. No patalees, no maldigas, no des puñetazos sobre la mesa. Ahí NO está la solución al problema.

Si no está en tu mano o necesitas ayuda, pídela, habla o reúne a tus compañeros y analizad juntos el problema. A veces para solucionar el pinchazo tiene que venir un mecánico que te permita montar de nuevo la rueda para seguir pedaleando. Superar esas crisis os hará más fuertes, mejores profesionales, más maduros y multiplicaréis las posibilidades de éxito en vuestro proyecto. Así se construyen las cosas.

7Haz una pausa, regálate algo de ocio

“Está siendo un proyecto muy duro”. Pues claro que lo es. El trabajo y las dificultades desgastan y cansan. En la medida de lo posible dedícate una tarde o un día completo a tu ocio, a hacer algo divertido y sobre todo totalmente diferente a tu día a día. Rompe con la rutina pero para hacer algo entretenido y estimulante, no te limites a tirarte en un sofá a dormitar.

Y si tu trabajo o circunstancias no lo permiten, habla con tus compañeros y planead una jornada o una tarde lúdica juntos. Programad una comida, una actividad de grupo, pasadlo bien, reíd, hablad de fútbol, de vuestras próximas vacaciones… de todo MENOS del proyecto.

8Saborea tus progresos, el camino recorrido

A medida que los “meses”, las fases, van avanzando, es importante tomar conciencia de lo conseguido hasta ahora. Muchas veces, la energía o motivación que nos puede faltar, está ahí, en observar, visualizar y saborear lo logrado y conseguido hasta el momento. Y eso a título personal y colectivo.

Sobre todo párate a analizar (saborear) cómo lograste superar tal o cual dificultad que entonces parecía imposible. ¡Claro que costó! ¡Claro que fue complicado! Pero lo hiciste.

Y si todo falla, si todo parece desmoronarse… mi último consejo es este: vuelve al punto número uno, la Proactividad. Ahí he encontrado siempre la solución (reacción) a casi todos mis problemas.

9Si te “falta” la inspiración, ¡búscala!

No todos los días de la semana tenemos la misma energía, motivación o inspiración (yo pienso que las tres cosas son lo mismo). La persona pasiva se sienta en su silla lamentándose de que “tiene un mal día”. La proactiva intenta revertir la situación, de inmediato. Si la inspiración no viene a mí, soy yo el que va a buscarla. Pero además lo hago ahora, no espero a que pase un hado que me toque con su varita mágica.

¿Cómo buscar esa inspiración? En el artículo titulado 9 ideas para combatir la falta de ideas expliqué algunas de mis recetas favoritas para hacer frente a estos momentos. Que los hay, y a veces son muy frecuentes y un verdadero problema si “no se tratan”. Recuerda, la falta de inspiración-motivación se combate haciendo.

10Tormenta de ideas como parte del éxito

Del mismo modo que es necesario hacer reuniones periódicas para evaluar los progresos y tomar decisiones y acciones, es MUY recomendable (yo diría imprescindible, la verdad) hacer reuniones donde todos los participantes aporten sus nuevas ideas para las próximas fases del proyecto.

Erróneamente, en muchas empresas se hacen las reuniones de tormenta de ideas sólo para encontrar soluciones a problemas. Cuando las ideas creativas, los diferentes puntos de vista, los enfoques alternativos y hasta revolucionarios deben ser parte del éxito en un proyecto. Planea sí, planifica sí, pero reserva un espacio privilegiado a la creatividad que nace del día a día, a veces la improvisación, de lo inesperado. De lo que va surgiendo “mes a mes”, fase a fase.

Bueno, hasta aquí mi “pequeña” lista. Se podría escribir más, muchísimo más todo sea dicho. Realmente es un tema complejo, con multitud de matices, pero he querido hacer una lista de los 10 mejores consejos que puedo dar. Espero que alguno o muchos os funcionen.

Y si todo falla, si todo parece desmoronarse… mi último consejo es este: vuelve al punto número uno, la Proactividad. Ahí he encontrado siempre la solución (reacción) a casi todos mis problemas.

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Actas de Reunión 2.0

Desarrollo Profesional: Actas de Reunión 2.0

Tanto Rafael Ballabriga como Alex Bergonzini saben que soy un enemigo declarado de las actas de reunión "de toda la vida", a las que llamaré "1.0" en lo sucesivo, porque me parecen un anacronismo histórico y un atentado contra la productividad, ya que suponen una pérdida de tiempo tanto para el que las redacta como para los que las tienen que leer.

¿En qué baso mis afirmaciones? Veamos. ¿Cuáles son las posibles
finalidades de un acta de reunión 1.0?
  1. Poner al día a alguien que no pudo asistir a la reunión para que pueda saber qué decisiones se tomaron, cuál fue el proceso...
  2. Informar a una audiencia determinada sobre el proceso y conclusiones de la reunión
  3. Dejar constancia, y/o servir de recordatorio futuro para quienes sí asistieron, sobre los temas tratados, decisiones tomadas...
  4. Facilitar el seguimiento en futuras reuniones de las acciones acordadas, responsables y plazos de finalización para las mismas...
Dependiendo del nivel de detalle, o incluso de exactitud, que necesitemos para poner al día o informar sobre una reunión podemos considerar mucho mejores alternativas que tener a una persona registrando manualmente por escrito todo lo que allí se habla. La máxima fidelidad nos la ofrecería un videocast o un podcast, con la posible desventaja de una mayor duración, mientras que un buen punto de equilibrio entre detalle y duración sería una entrada en un blog, o incluso en una wiki, con un resumen de lo más relevante de la reunión. También se podrían ir "tuiteando" las decisiones más relevantes o las acciones a tomar usando algún hashtag que permitiera luego su identificación de forma rápida y sencilla...

Sin embargo
la finalidad de las actas de reunión 1.0 se limita con frecuencia a dejar constancia sobre los temas tratados y decisiones tomadas a la vez que facilitar el seguimiento futuro de acciones, compromisos, plazos, etc.

Es en este caso donde las ventajas entre un
acta de reunión 2.0, también llamada registro de acciones y decisiones, y una 1.0 no deja lugar a dudas.

Un acta de reunión 2.0 no es más que una hoja de cálculo (MS Excel en mi caso), residente en un disco compartido en red o en una web, al alcance de todos los participantes en la reunión, con dos pestañas.

En la
primera pestaña, llamada "Registro de Acciones", aparecen las siguientes columnas:
  • ID de Acción (opcional): Permite llevar una numeración correlativa de acciones que se han ido añadiendo al registro
  • Prioridad (opcional): Puede ayudar a filtrar las acciones más críticas cuando el número total de acciones es muy elevado. Típicamente se usan tres valores: Alta, Media, Baja
  • Descripción: Requiere un verbo de acción y un objetivo definido que describan la acción que hay realizar. Por ejemplo "llamar al cliente X para confirmar fecha de entrega del proyecto" o "analizar resultados y preparar presentación al respecto para la próxima reunión"
  • Asignada a: Un único responsable de que la acción se lleve a cabo en el plazo estimado y con el resultado acordado. Aunque el resultado de la acción dependa de un equipo, la acción debe estar asignada a una sola persona. Multiples responsables = ningún responsable
  • Fecha de inicio: Típicamente la fecha de la reunión donde se decide llevar a cabo la acción aunque podría ser una fecha posterior en caso que la acción no deba realizarse hasta entonces
  • Fecha objetivo (opcional): Fecha deseada de finalización de la acción
  • Fecha límite (sólo si realmente lo es): Fecha a partir de la cual la acción dejaría de tener sentido
  • Estado: Muy útil para filtrar acciones. Suele tener los valores: No iniciada, Iniciada, Retrasada (se ha superado la fecha objetivo), Completada, Cancelada
  • Comentarios (opcional): Por si se quiere añadir información adicional relevante para llevar a cabo la acción
En la segunda pestaña, llamada "Registro de Decisiones", aparecen las siguientes columnas:
  • ID de Decisión (opcional): Permite llevar una numeración correlativa de decisiones que se han ido añadiendo al registro
  • Descripción: Una descripción breve y concisa sobre la decisión acordada. Por ejemplo "comenzar a utilizar actas de reunión 2.0 a partir de junio"
  • Fecha de decisión: Fecha en la que se ha tomado la decisión
  • Comentarios (opcional): Por si se quiere añadir información adicional, por ejemplo sobre el impacto de la decisión
La manera de utilizar el acta de reunión 2.0 es muy sencilla:
  • Cada vez que se toma una decisión durante la reunión se añade en tiempo real al "Registro de decisiones"
  • Cada vez que se decide llevar a cabo una acción se añade en tiempo real al "Registro de acciones"
  • Al finalizar la reunión cada asistente puede, en cualquier momento, acceder al acta de reunión y filtrar por "Asignada a" cuales son las acciones que debe realizar y en qué plazos
  • Al comenzar la siguiente reunión se revisa el progreso realizado desde la reunión anterior. Para ello se puede filtrar por Fecha de inicio seleccionando todas las fechas desde la última reunión hasta la fecha actual, ya que ello permite incluir también acciones decididas entonces pero con fecha de inicio posterior a la fecha de reunión. Se van repasando todas las acciones y se actualiza su estado. Suele ser útil filtrar aquellas acciones con estado Completada o Cancelada para que no aparezcan.
Las actas de reunión 2.0 son muy sencillas de utilizar, se actualizan en tiempo real con una inversión de tiempo mínima, están en formato electrónico al alcance de todos los participantes en la reunión y permiten filtrar la información relevante en cada momento.

¿A qué esperas para probarlas?
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Guía para gestionar tu email con eficacia

Guía para gestionar tu email con eficacia

Artículo perteneciente a la serie «Eres Productivo». Pero hay más artículos… ¡no te los pierdas!

Icono EmailGestionar el correo electrónico es una de las actividades diarias fijas a las que más tiempo dedicamos y donde deberíamos esforzarnos en ser ágiles, eficaces y productivos. Sin embargo, rara vez es así. No desarrollamos unas sólidas costumbres a la hora de responder a nuestros correos y sobre todo no calibramos el impacto que tienen nuestros malos hábitos de correo en nuestra Productividad diaria.

Es sorprendente comprobar, al cabo del día, la cantidad de tiempo que le dedicamos al correo electrónico. ¿De verdad lo estamos haciendo bien? ¿Podríamos reducir ese tiempo y tener un flujo de trabajo más óptimo y eficaz? Seguramente sí, casi todos podríamos mejorar.

Ahí van algunas de las recetas que mejor me han funcionado a la hora de gestionar el correo de un modo productivo. Recuerda que generalmente el “éxito” verdadero en estas cosas reside en la mejorar poco a poco los pequeñas detalles.

Fija horas determinadas para revisar/leer/procesar

Tanto si recibes muchos mensajes al día como si no, una buena medida es fijarte momentos concretos para revisar y leer el tu email —a mí me gusta decir “procesar—. Y más importante que fijar esos momentos, es no saltártelos ni alterarlos. Porque ir a ver si me ha entrado un mensaje de correo es una de las actividades favoritas de la distracción. (Ya no hablo de los notificadores, una bomba de relojería para nuestra Productividad.)

Si recibes pocos mensajes puedes procesar tu email al comienzo del día y a última hora de la tarde, antes de empezar tu descanso al final del día. Y si tienes un volumen mayor de correo por ejemplo puedes revisar al principio y al final de la mañana, a media tarde y a última hora. Concíbelas como “reuniones” diarias que tienes a una hora determinada y que “no te puedes/debes saltar”.

Recuerda, revisar tu correo “una y otra vez” es improductivo, no conduce a nada y rompe cada dos por tres tu ritmo de trabajo.

Clasifica automáticamente con reglas o filtros

Todas las aplicaciones de correo, tanto de escritorio como web, ofrecen la posibilidad de clasificar automáticamente el correo entrante en función del destinatario o asunto, entre otros muchos criterios.

Un alto porcentaje de nuestros correos son “previsibles”: notificaciones de una red social, boletines o newsletters, publicidad que hemos autorizado, compañeros de trabajo o nuestro jefe, etc. Deja que tu aplicación de correo adelante trabajo por ti clasificando en carpetas o con etiquetas esos correos. Es sorprendente el tiempo que llegarás a ahorrar.

Recuerda, revisar tu correo “una y otra vez” es improductivo, no conduce a nada y rompe cada dos por tres tu ritmo de trabajo.

Vacía por completo tu Buzón de Entrada

Cuando vayas a procesar tus mensajes, en los momentos que tú decidas, hazlo hasta completarlos todos. No dejes ningún mensaje suelto sin revisar en tu Buzón de Entrada. Por el motivo que sea —pereza generalmente o porque requiere una acción— dejamos uno o dos mensajes sueltos “para revisar más tarde”. Piensa que luego van a seguir estando ahí, “molestando” y que tarde o temprano tendrás que atenderlos. Hazlo ahora que puedes, procesa y vacía por completo tu Buzón de Entrada.

Utiliza las 3 carpetas comodín

(Ojo, utiliza esto en la medida en que lo necesites. No se trata de complicar tu flujo sino de mejorarlo.)
Si necesitas un pequeño sistema de organización dentro de tu correo puedes utilizar 3 carpetas “comodín” que te ayudarán a clasificar los mensajes según su estado. (Aunque estos nombres pueden guardan similitud con el GTD no están relacionados, al menos directamente. Puedes ponerles —por supuesto— los nombres que prefieras.)

  • @Acción. Son mensajes que tengo que contestar, reenviar o atender y que requieren de mi algo, una acción: buscar una información, adjuntar un documento que tengo que terminar, etc.
  • @Espera. Correos importantes sobre los que tendrás que volver próximamente que “esperan” algo de otra persona: unas cifras, un documento, etc.
  • @Archivo. Todo aquello que ya se ha completado, que has revisado y que quieres almacenar para futuras referencias o consultas. (Hay gente que lo manda directamente a la Papelera, tú decides.)
  • @Importante. Adicionalmente, si lo ves conveniente, puedes crear una carpeta “especial” donde alojar correos verdaderamente vitales que tienes que atender. (En Gmail por ejemplo existe ya la carpeta “Destacados”.)

Utiliza la técnica del “escáner humano”

Es una técnica que personalmente aplico también a la lectura de feeds. Primero hago una lectura MUY rápida de los destinatarios y los asuntos de los correos para ver si de verdad hay algo urgente. Pero tiene que ser una lectura rapidísima.

Luego vuelvo al comienzo de la lista y comienzo a leer los mensajes para ordenar todo aquello que no se ha organizado automáticamente mediante filtros y las reglas y que por fuerza he de hacer a mano.

¿Puedo contestarlo en un minuto?

Si encuentras un mensaje que puedes contestar en un minuto, hazlo, justo en ese momento y “quítatelo de encima”. Si requiere una contestación más reposada o que busque información complementaria, envíalo a @Acción y si requiere la intervención de otra persona lo puedes enviar a @Espera. Si ya lo has leído y no has de hacer nada con él o la tarea o el asunto está terminados, puedes guardarlo en @Archivo.

Sé sucinto en tus contestaciones, emplea pocas frases pero que sean directas, que vayan al grano.

Si las necesitas, utiliza respuestas prediseñadas

Es posible que por tu trabajo o por un tipo determinado de mensajes —consultas de soporte técnico, mensajes del formulario de contacto— te encuentres a ti mismo contestando una y otra vez lo mismo. Puedes utilizar párrafos o textos prediseñados para agilizar esas respuestas.

Ojo, no me refiero enviar a todas las personas el mismo mensaje, sino que en muchas ocasiones buena parte del mensaje se repite una y otra vez (generalmente el saludo y la despedida). Utiliza las respuestas prediseñadas y gana un tiempo precioso que puedes dedicar a leer otros mensajes u otras tareas.

Guarda las búsquedas como “inteligentes”

Una de las actividades que más repetimos con el correo electrónico es volver sobre mensajes antiguos para buscar algo. Si detectas que una búsqueda se repite con mucha frecuencia, guarda esa búsqueda como “búsqueda inteligente”. La mayoría de las aplicaciones ofrecen esa posibilidad. Es muy cómodo y te ahorrará tiempo.

Emplea respuestas cortas y directas

Es algo que muchos tendemos a olvidar con facilidad. Y tiene mucho que ver con el valor que le otorgamos a nuestro tiempo pero sobre todo al de la otra persona. Si de verdad lo valoras, sé sucinto en tus contestaciones, emplea pocas frases pero que sean directas, que vayan al grano. En la medida que puedas/debas, claro.

Es un ejercicio que cuesta, que hay que practicar, pero que poco a poco verás que funciona y que te ayudará a procesar el correo con mayor agilidad. Te “atrancarás” menos con cada correo.

Sé preciso en tus contestaciones

Muchas veces nuestras contestaciones son tan vagas o imprecisas que obligamos a la otra persona a enviarnos un nuevo correo aclarando o preguntando o pidiendo. De modo que lo que seguramente se podía solucionar con un simple correo se convierte en tres o cuatro. ¿Realmente estoy contestando a esa persona? ¿Le estoy dando toda la información que me pide? Se efectivo y ciérrale la puerta a la llegada de más mensajes.

Recuerda, gestionar el correo electrónico es una parte muy importante de tu trabajo y vida personal, por el tiempo, atención y energía que requiere.

Cuida la composición del “Asunto” del mensaje

Generalmente prestamos poca atención a este detalle y en más de una ocasión resulta determinante si estamos buscando una rápida respuesta. Al igual que las dos reglas —consejos— anteriores, trata de que el asunto sea directo, breve y muy preciso. Ello ayudará a la otra persona a identificarlo y tratarlo en su justa medida.

Del mismo modo, si vas a enviar una broma o una curiosidad sin importancia, no emplees frases o mayúsculas que obliguen a la otra persona a priorizarlo por encima de otros correos más importantes. Sé respetuoso con el tiempo de la otra persona.

Remarca con un filtro los mensajes enviados sólo a ti

No es lo mismo un mensaje que alguien te envía directamente y solo a ti que otro en el que estás copiado junto a más personas. Puede ser una idea filtrarlo y remarcarlo mediante alguna regla en tu aplicación de correo. Eso te ayudará a detectar rápidamente aquellos mensajes para los que su respuesta depende sólo de ti.

Revisa tu flujo, perfecciona tus hábitos

Recuerda, gestionar el correo electrónico es una parte muy importante de tu trabajo y vida personal, por el tiempo, atención y energía que requiere. Y para determinadas personas se trata de una actividad fundamental. Es por ello que debamos desarrollar unos sólidos hábitos, corregir los errores, implementar nuevas soluciones, probar un nuevo software o ensayar algún nuevo método en busca de la permanente mejor. Y todo ello sólo se consigue con la revisión constante: ¿realmente me está funcionando? ¿qué problemas he encontrado? ¿dónde estoy fallando y qué debo cambiar?

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Como Implementar los 14 Puntos de Deming con los 7 Hábitos de Covey

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GTD fácil con video

GTD fácil (I)

Escrito por Berto Pena, el 14 Marzo 2009 en Productividad

GTD Fácil

…Al menos voy a intentar que sea fácil :-) Empiezo aquí una serie de, en principio tres entradas, para explicar qué es la metodología GTD y cómo podemos organizarnos eficazmente y de un modo sencillo, para hacer todas las tareas que tenemos que completar tanto en el ámbito profesional como personal.

En este primer post voy a describirlo de forma general, dar algunas pistas y desterrar algunos mitos. En el segundo, seguramente un screencast :-) explicaré cómo se trabaja con GTD, la metodología. Y en la última entrada comentaré cómo hacer GTD con algunas de las herramientas o webs gratuitas, sin necesidad de irnos a un Things o un Omnifocus. Bueno, arranco…

¿Qué es y para qué sirve?
GTD como seguramente sabes ya son las siglas de “Getting Things Done”. Es un método desarrollado y difundido mundialmente por 
David Allen que permite recopilar todas las tareas y proyectos de nuestro día a día y gestionarlas de forma que podamos hacerlas todas en su momento exacto sin agobios. “¡Eso es imposible!”, pensará alguno. Bueno, tal vez, pero eso mejor decirlo al final, tras descubrir cómo es y cómo lo hace.

Es posible también que incluso hayas leído el libro ya e intentado repetidas veces integrar el GTD en tu flujo de trabajo y al final te hayas dado por vencido. “El GTD no es para mí”. Conozco gente a la que le ha ocurrido. No voy a intentar haceros comulgar con ruedas de molino. Cada uno evidentemente tiene su metodología de trabajo pero esta funciona tan bien que millones de personas la utilizamos en el mundo y te puedo decir que, si lo haces bien, hay un antes y un después en la gestión de tus tareas. En serio.

¿Qué necesito para empezar?
Lo primero es conocer la “metodología” (lo veremos en el siguiente capítulo). Para conseguir un éxito total en la gestión de tareas es TOTALMENTE IMPRESCINDIBLE seguir los pasos planteados por David Allen, sin saltarse ninguno y ni intentar acortar este o el otro. Esa mínima disciplina, a la que lleva un poco de tiempo adaptarse, todo sea dicho, es el pequeño precio que hay que pagar para conseguir hacer todas tus tareas sin agobios y sin saltarte ni una.

Pero yo es que ya tengo iCal y una lista de tareas en un widget
No vale. Así de rotundo. El GTD no tiene nada que ver con “las listas de tareas” donde yo pongo arriba lo más importante y más abajo lo que puedo hacer otro día. Así trabajábamos todos antes de descubrir el GTD… y así nos iba: no dábamos a basto y se nos escapaban muchas cosas. Yo iCal lo utilizo sólo para agendar reuniones o citas, con clientes, con el médico… o un viaje. Pero NO para organizar las tareas de mi trabajo, de mi casa, de mis viajes… de mi vida en general.

¿Qué software voy a necesitar entonces?
Para hacer GTD en realidad no se necesita software. Bastaría con una hoja de papel, así de sencillo. Lo que ocurre es que siempre es mucho más eficiente y productivo hacerlo con tu ordenador, porque muchos de los proyectos y tareas aparecen además en ese entorno (te envían un correo, ves varios errores a corregir en tu código, en una página web encuentras información para un trabajo o tu tesis, etc).

Vale, entonces Things u Omnifocus, ¿verdad?
En absoluto. Esas dos aplicaciones (de pago) son formidables y han nacido única y exclusivamente para ayudarnos a gestionar nuestras tareas en un entorno GTD… pero ni mucho menos son las únicas alternativas. Lo veremos en profundidad en el tercer post de esta miniserie, pero hay muchas alternativas, muy buenas, muy válidas y además gratuitas: tu aplicación de correo, 
GmailEvernoteTa-DaiGTD, entre otras muchas alternativas.

He oído hablar alguna vez sobre el “Inbox Zero”
Está directamente relacionado con la metodología GTD y su objetivo es evitar la acumulación masiva de correos en nuestra Bandeja de Entrada. Algunos, por su trabajo, tienen muy complicado el tenerla siempre “a cero”, pero con el GTD evitarás la acumulación indiscriminada y sobre todo que se te pasen las cosas. Procesarás (gestionarás) correos más rápidamente y sobre todo más eficientemente.

¿Y desde el móvil?
En absoluto es necesario gestionar tu GTD también desde el móvil… pero ayuda mucho. La posibilidad de añadir, mover o completar tareas o proyectos “desde la calle” te ahorrará tiempo y redundará en tu productividad, pero si vas a empezar con esto del GTD, te recomiendo hacerlo paso a paso y no dar (todavía) el salto al móvil. Yo, por ejemplo, utilizo Things en mis Macs pero no tengo Things en mi iPhone.

Mitos o creencias erróneas sobre el GTD

  • “Es peor el remedio que la enfermedad… habituarse al sistema GTD es un dolor de cabeza”. En absoluto. Como digo hay que ceñirse a una estricta disciplina a la hora de añadir y gestionar tus tareas, pero una vez aprendida (tampoco es para tanto, caramba), todo es mucho más fácil de lo que parece.
  • “Conozco gente que lo ha intentado y ha vuelto a sus sistema de listas tradicionales”. Seguramente porque no lo han hecho bien. Como digo el éxito de este método reside en procesar y completar todos y cada uno de los pasos que tiene. Sin atajos.
  • “Todo lo que he visto por ahí está en inglés”. Es cierto que la información y artículos más jugosos están en inglés, porque es cierto que este método, que nació en aquellos Estados Unidos, ha tenido más éxito (millones de “seguidores”) entre los anglosajones en primer lugar. Y poco a poco está despegando (con fuerza) entre la comunidad hispanohablante. De ahí por ejemplo que haya empezado esta serie de artículos.
  • Me interesa… cómo puedo ampliar información
    En primer lugar te remitiría a mi segundo artículo-screencast, donde intentaré explicar paso a paso la metodología, en pantalla y con ejemplos prácticos “cómo se hace”, pero si quieres ir adelantando el camino ahí van algunas propuestas:

    • Wikipedia.- Buen artículo sobre el sistema GTD.
    • Presentación sobre Things y GTD. Muy elaborada y bien explicada de la mano de de Emilcar.
    • Screencast “Herramientas GTD”. Hecho por Salva Castro para Applesfera lo encontrarás aquí.
    • El libro de David Allen. Si quieres meterte a fondo, te lo recomiendo al 100%. En serio, es una gozada. Está traducido al castellano aunque me consta que se ha ido agotando en muchos sitios. En España y Latinoamérica lo han publicado bajo el título Organízate con Eficacia. Lo he visto en La Casa del Libro, que aunque tienen un pésimo servicio y organización, bueno, al menos lo tienen.

Tal como había prometido, aquí está la segunda entrega sobre Getting Things Done en forma de vídeo-presentación.

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Screencast #3: GTD Fácil (1ª Parte) from Berto Pena on Vimeo.

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Como advierto al comienzo del screencast, explicar este método en unos minutos (23 min.) es una tarea bastante ambiciosa ya que David Allen, su creador, le ha dedicado un libro (bueno, varios), dado montones de charlas y escrito centenares de artículos… para explicarlo de un modo adecuado. De modo que toma “mi presentación” únicamente como una introducción al método. En próximos artículos y videos iremos profundizando en sus particularidades, trucos y en cómo podemos conseguir gestionar nuestros proyectos sin estrés ni agobios. Pero sobre todo eres tú el que tiene que practicarlo y hacerse al nuevo método.

Como digo en el vídeo, mi recomendación es que lo veas una y otra vez, y créeme, no es por hacer autobombo :-) Eso te ayudará a familiarizarte con un método que va a romper por completo con años de malos hábitos en tu organización y que requerirá de ti algo de paciencia y sacrificio para “hacerte a él”. No esperes aprenderlo en cinco minutos.

Lo que a mí me hubiese gustado es sentarme con cada uno de vosotros frente a frente y explicároslo con una cerveza en la mano… pero como eso es imposible, al menos a día de hoy, he intentado hacerlo con esta presentación-introducción-explicación lo más didáctica posible. Bueno, espero que os guste…

Ah, se me olvidaba… además del vídeo he subido al servidor la presentación en formato PDF que se ve durante el screencast que, aunque sin audio, claro, creo que os ayudará a familiarizaros un poco más con el GTD y que podéis tener en vuestro ordenador para futuras referencias. Si quieres descargarla la encontrarás aquí.

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El principio de Pareto

El principio de Pareto

Pareto

El principio de Pareto o la regla del 80/20 ha sido descubierto por Vilfredo Pareto, quién observo que, en Italia, el 20 por ciento de la población poseía el 80 por ciento de la propiedad.

Aunque no hay que tomar los números 80 y 20 literalmente (también puede ser 60 y 40), se puede observar el principio de Pareto en muchas situaciones. En muchas empresas, el 80% de la facturación viene de solo 20% de los clientes y los departamentos técnicos saben que un 20% de los usuarios causan el 80% de los problemas.

Para poder mejorar tu productividad personal es importante saber que solo 20% de las tareas ya dan el 80% del resultado. El truco está en identificar el 20% y enfocarte en esas tareas. Si por ejemplo quieres limpiar tu casa pero no tienes tiempo para limpiar todas las habitaciones, no tiene sentido limpiar la habitación de invitados que casi nunca utilizas. La cocina y el baño serán tu primero objetivo, porque se usan estos espacios mucho.

Si eliminas el 80% de las tareas no-productivas te puedes concentrar en las tareas realmente importantes. Mira por ejemplo en la buzón de correo. ¿Puedes identificar el 20% de los mensajes más importantes? Entonces dales más atención a estos correos y contesta el resto más rápido. ¿Y son todas las reuniones de esta semana igual de importante?

El principio de Pareto no solo actúa en las tareas, pero también está presente en tus proyectos, áreas de responsabilidad y metas. Puede ser que estás trabajando en proyectos que te van a costar mucho tiempo y que no te darán muchos resultados. ¿Puedes parar estos proyectos?

Si sabes aplicar el principio de Pareto, tu vida pudría cambiar. Si te interese saber más sobre la regla de 80/20, te consejo leer el libro La semana laboral de 4 horas , que tiene un capitulo entero dedicado a Pareto.

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Como Implementar los 14 Puntos de Deming con los 7 Hábitos de Covey

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