¿Le cuesta concentrarse en… su trabajo?

Nota DE VREDONDOF : Me ha parecido muy interesante este articulo , Ayuda a entender , porque ~~muchas~~ tantas veces "nos perdemos" en los asuntos urgentes y no somos capaces de "echarle mano" a LOS IMPORTANTES , siempre con aquello de que "queremos dedicarles MAS tiempo" y los dejamos para otro dia y ese dia nunca llega."

(nota : cuando hasta lo NO IMPORTANTE te va quedando ... la cosa es grave , hay que tratar el estres ya )

Yo sigo insistiendo que muchas veces no es un problema de ORGANIZACION PERSONAL (es lo mas facil de pensar y poneres a solucionar) , es un problema de "ESTRES" , y para mi el "ESTRES" es una enfermedad a la que hay que tratar.

SE acaba con el ESTRES de muchas maneras , unas veces DURMIENDO BIEN ( la proridad es DORMIR , tomate una pastilla , si es perciso) , otras veces , con mas ocio "MEJOR HECHO" .. "usease" no se trata de DESCONECTAR con tu trabajo , eso no lo conseguiras NUNCA ( y ademas no es aconsejable, entiendo yo) ... si no lo que tienes que hacer es CONECTAR BIEN siempre con lo que te toca en ese momento, y es PARECIDO ...pero NO ES IGUAL.

Y aqui entra la frase MAGISTRAL que utilizaba mi padre ... aquella de "Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio" ..usease

"UN MOMENTO PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU MOMENTO".

(nota : ~~MUCHAS~~ Algunas (pocas) veces es EXCESO DE CARGA y NO TENER/SABER/QUERER/ DELEGAR)

"En esta vida la primera obligación

es ser totalmente artificial.

La segunda todavía nadie la ha encontrado".

Oscar Wilde

Casi todos los conflictos internos que sufre un profesional desmotivado pueden resumirse en los sentimientos que surgen en un niño un sábado por la tarde cuando recibe la orden de hacer los deberes y recoger su habitación.

Procrastinar. Una palabra horrible de leer cuya frecuencia de búsqueda en Google se multiplica cada día. Se trata nada menos que del trastorno del comportamiento de moda: la actitud del “ya lo haré luego” multiplicándose a sus anchas en el sistema del “vuelva usted mañana”.

Si la semana pasada centraba nuestra atención el cambio que sufre nuestro cerebro a causa de vivir para Internet, ahora es el turno de averiguar cómo la vida entre cables está afectando a lo que algunos identifican equivocadamente con la pereza, cuando en realidad es un desorden que puede desembocar en depresiones muy profundas. Un mal que crece precisamente en las mentes más creativas y en las más reflexivas.

Según el experto en el tema Ignacio Lirio, “un procrastinador sabe con más o menos precisión qué debe hacer y cuándo debe hacerlo, pero NO LO HACE" y consiste básicamente en un problema de motivación.

“La mente procrastinadora tiene problemas con los mecanismos del cerebro responsables de la sensación de recompensa ante logros distantes en el futuro. Como si ese niño que recoge su cuarto encontrara en uno de los cajones algo que creía perdido y retomara la tarea -cualfuese- que dejó pendiente cuando se dio cuenta de que lo había perdido; escapando así de la orden de recoger.

Y sucede más en la oficina que en la obra o el taller, ya que los primeros tienen más capas de abstracción entre las tareas que deben realizar y el propósito de su empleo. “Un oficinista -explica Lirio- está expuesto a todos los males de la sociedad de la información y la tecnificación que la rodea. Por un lado, debe gestionar en su mente conceptos abstractos, nuevos, difusos, difíciles de acotar o materializar.

(…) Todo ello conduce a activar en la mente de la persona víctima de la procrastinación un mecanismo de autodefensa consistente en evitar la ejecución de las tareas, ya que su mente es incapaz de imaginar la resolución de dicha tarea y por lo tanto imaginar también la gratificación que le proporcionará su conclusión”.

Y todo se produce porque, según Lirio, “el sistema competitivo frenético que representan las sociedades modernas urbanas parasitan y devoran especialmente esta faceta de la mente humana”, ya que no hay lugar ni tiempo para pensar, y crear no está lo suficientemente recompensado dentro del mundo empresarial.

Por ello, en reacción a esta voracidad, “la mente procrastinadora activa una serie de mecanismos inconscientes de evitación, que posteriormente la mente consciente se encargará de traducirlos en sentimientos/pensamientos de culpa, frustración o en la mayoría de casos también en autojustificación”.

Intercratinación: cuando llegó Internet

Y ahí no acaba todo, ya que si Internet ha hecho estragos en nuestra concentración, también ataca en silencio nuestra capacidad de organizarnos: Intercratinación es el término acuñado por un lector del portal Lifehacker, tras declararse incapaz de mantener su productividad en el tiempo:

El asunto es así: termino una tarea, actualizo mi lista de cosas por hacer, reviso la lista para ver cuál es la siguiente.

Entonces, casualmente cojo un vaso de agua, o me voy al baño o algo así, y al volver compruebo mis correos, leo lo que hay en mi agregador, hago clic para leerme un par de historias… y, antes de que pueda darme cuenta, han pasado veinte minutos desde que acabé la tarea anterior y la productividad se ha ido a la porra.

¿Existe alguna forma de poder dedicarse a hacer algo sin distracciones entre tarea y tarea?

Al parecer, una excelente forma de atacar el problema de la procrastinación es buscar ayuda, trabajar en equipos pequeños, no caer en la trampa de la autosuficiencia y reconocer las propias limitaciones.

Con todo, según el ensayista Paul Graham, “hay un número infinito de cosas que podrías estar haciendo. Pero independientemente de en qué estés ocupado, no estás trabajando en todo lo demás.

De modo que la cuestión no es cómo no procrastinar, sino cómo procastinar bien”.

DIGITAL Y TAL, Gustavo Bravo

¿Le cuesta concentrarse en… su trabajo? (II)

Los 3 sombreros de la gestión de tareas

A lo largo de los años he tratado de organizarme de muchas formas diferentes. GTD y Autofocus –y un sistema híbrido que surgió al tratar de mezclar ambos métodos– son solo los últimos intentos. Sin duda, el “método” que más tiempo usé, y el que creo es el método más extendido en el mundo, es el de listar las tareas en un papel –o su contraparte digital, cualquiera que esta sea.

Quien más quien menos, todos hemos pasado por ahí alguna vez, quizá por ser la forma más intuitiva y que menos esfuerzo requiere.

El problema es que reunir las cosas que tenemos que hacer en una lista, así sin más, es tan popular como poco efectivo. Y es precisamente esta falta de eficacia lo que hace al final muchas personas se frustren y piensen que los métodos de organización son un cuento y no sirven para nada. Si listar las tareas no parece eliminar el estrés ni aumentar el control sobre nuestro trabajo, ¿para qué seguir molestándose?

La gestión del trabajo –o más correctamente, la gestión de nosotros mismos–, aún sin ser algo trivial, es bastante sencilla de entender. Para estar bien organizados debemos trabajar en 3 modos distintos y claramente diferenciados –o haciendo un símil con los 6 sombreros para pensar de Edward de Bono–, utilizar alternativamente 3 sombreros o formas de pensar y actuar distintas:

El sombrero del creativo.

Debemos estar seguros de que nuestra lista de tareas es completa. Para ello, tenemos que darnos libertad para sacar de la cabeza todas las ideas que nos rondan, sin preocuparnos de cómo, cuándo o si finalmente serán puestas en práctica. O dicho de otra forma, explotar nuestra creatividad, sin ponerle límites. Cuando tengamos puesto el sombrero del creativo debemos producir ideas, no trabajar con ellas. Sólo así podemos estar seguros de que tenemos una lista completa de todos nuestros compromisos –lo que tenemos que hacer–, y de los proyectos que significan algo para nosotros –lo que queremos hacer en el futuro.

El sombrero del ejecutivo.

Cuando estemos listos, nos pondremos el sombrero del ejecutivo, y analizaremos cada una de las cosas de la lista para ver qué es lo que significan, si queremos comprometernos a hacerlas en este momento, si las delegamos, o simplemente las dejamos para más adelante. El ejecutivo toma decisiones, no genera ideas. Mientras somos ejecutivos debemos convertirnos en una máquina de procesar cosas de la lista, dándoles forma hasta que se conviertan en algo “realizable”.

El sombrero del director.

Por último, llegado el momento de la verdad, hay que realizar el trabajo. Para eso nos ponemos el sombrero del director, decidiendo cuándo y cómo hacer lo que hay que hacer, en función de distintos criterios como la urgencia y prioridad de las cosas, los niveles de energía que tengamos en cada momento, o el contexto en que nos encontremos.

Cada uno de los sombreros o modos de trabajo son muy diferentes, implican formas de pensar distintas, y es necesario diferenciarlos conscientemente. Al “volcar” en una lista nuestras ideas y tareas pendientes, y tratar de trabajar con ella sin un método, estamos tratando de utilizar los tres sombreros al mismo tiempo. Es por eso que no funciona.

Los métodos de organización como GTD –y en cierto modo, aunque de manera un poco limitada, también Autofocus–, tratan de separar estos tres modos de trabajo. GTD mediante el uso de varias listas contextuales y estableciendo 5 procesos claramente separados: recopilación, procesamiento, organización, ejecución y revisión. Autofocus con una sola lista, pero estableciendo mecanismos sencillos para convertir ideas en acciones, depurar los elementos de la lista y seleccionar la siguiente tarea a realizar.

En definitiva, busca el método de gestión de tareas que mejor se ajuste a tus circunstancias y personalidad, pero siempre trata de separar los tres modos: creativo, ejecutivo y director. Es la única manera de tener verdadero control sobre tu trabajo.

Y tú, ¿utilizas los tres modos de trabajo de manera consciente? ¿Cómo encajan estos tres “sombreros” en tu método de organización? Comparte tu opinión en un comentario.
Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por dani0010 (via Flickr)

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