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Getting Things Done (GTD), organizate con eficacia de David Allen
Getting Things Done (GTD) de David Allen (Organizate con eficacia en castellano) es un método para la gestión de las tareas pendientes que se ha hecho bastante popular en los últimos años.
Después de leerme el libro básico de referencia, me ha parecido bastante interesante y he intentado aplicar las ideas expuestas. La principal dificultad de utilizar GTD para gestionar nuestras tareas es que supone un cambio sustancial en nuestros hábitos diarios, no obstante, si bien no he conseguido trabajar cumpliendo el 100% del plantenamiento GTD, si que he podido aprovechar algunas partes para incorporarlas a mi día a día y mejorar mi propia eficiencia 
Al inicio del libro se hace mención a una de las ideas básicas de Peter Druker: El trabajo del conocimiento. Actualmente no existen limites claros que definan el fin del trabajo, este se encuentra cada vez menos delimitado físicamente (p.ej. reorganizar un almacen). El trabajo tiende al infinito y nuestras tareas pendientes aparecen, se modifican, pierden o ganan prioridad a un ritmo frenético que puede bloquearnos.
Poder gestionar eficientemente ese contexto implica mantener un estado de calma donde nuestra mente se comporte como el agua. Si lanzamos una piedra a un estanque, el agua responderá en función de la masa y la velocidad de la piedra, retornando acto seguido a su estado natural. El agua no actua ni más ni menos de lo necesario, nuestra mente debe reaccionar de la misma forma.
Aquello que nos hace reaccionar por encima o por debajo de lo necesario (p.ej. contestar de forma inapropiada un correo), nos controla y genera ineficiencias e ineficacias.
Encontrarse en un estado relajado, donde todo fluye nos hace percibir la situación bajo control. Si bien es normal llegar a ese estado, en ocasiones puede resultar dificil conseguirlo con regularidad. Getting Things Done proporciona las herramientas para conseguir ese nivel de efectividad y eficiencia.
Todos tenemos compromisos tanto profesionales como personales, algunos de los cuales ni tan siquiera somos conscientes en el día a día. ¿De cuantas cosas nos sentimos responsables para crear/cambiar/etc? Mientras estos compromisos se mantengan exclusivamente en nuestra cabeza, no tendremos una mente clara. Por tanto:
- Conviene registrar los compromisos en un soporte externo
- Decidir que se quiere llevar a cabo para cumplir ese compromiso
- Revisar periodicamente el soporte donde se almacene dicha información
Tener asuntos abiertos (open loops) que aparecen de forma periódica en nuestra mente suele ser consecuencia de:
- Desconocer el resultado que queremos obtener
- Desconocer que siguiente acción realizar
- No haber establecido recordatorios
Tenemos que conseguir desconectar de esos asuntos abiertos que nos preocupan, trasladandolos a un sistema externo.
No se trata de gestionar el tiempo, la información o las prioridades… sino que se trata de gestionar las acciones (que hacer con tu tiempo, con la información, etc.). Creemos que no tenemos tiempo para realizar un determinado proyecto, sin embargo el verdadero problema es que no hemos identificado las acciones a efectuar para que el proyecto avance.
- Gestión horizontal: diferentes tareas a realizar inconexas entre si
- Gestion vertical: diferentes tareas a realizar propias de una única temática
En ocasiones elaboramos listados de tareas pendientes únicamente cuando el nivel de estres es tal que parece ser la única solución de organizarnos. La idea es mantener este tipo de listado siempre, para cualquier tipo de tarea por más pequeña o grande que sea y tenga la prioridad que tenga.
Etapas (visión global)
GTD presenta diversas etapas para gestionar ese listado de tareas/acciones:
1. Collect: Registrar todas los asuntos abiertos a realizar o revisar en el futuro fuera de nuestra mente, ayudandonos de dispositivos electrónicos o papel. Lo ideal es utilizar el mínimo número de dispositivos. No es útil si no se recogen absolutamente todas los temas abiertos, si confiamos en recordar alguno y otros los apuntamos, el sistema queda cojo y nuestra mente seguirá preocupandose por esas tareas.
2. Process: Los asuntos abiertos recolectados deben ser procesadas periodicamente siguiendo el siguiente protocolo:
- Entender en que consisten
- Identificar si lo podemos traducir en una acción
- No requiere acción y se puede descartar.
- No requiere acción actualmente, pero es posible que si la requiera en el futuro (calendario).
- Se trata de un elemento que proporciona información útil que puede ser necesaria para algo en el futuro (referencia)
- Si requiere la ejecución de una acción. Las acciones deben ser una actividad física y visible (p.ej. llamada de teléfono, búsqueda por Internet, redacción de un borrador, etc.). En caso de que el asunto abierto genere diversas acciones con objeto de conseguir el resultado deseado, se consideraran todas estas como un proyecto.
- A partir de la acción identificada, decidir:
- Hacerla si lleva menos de 2 minutos.
- Delegar
- Posponer y anotar en el listado de “Próximas cosas a hacer”.
3. Organize: Las acciones procesadas deben ser organizadas físicamente (p.ej. carpesanos) o digitalmente (p.ej. directorios), programadas en el calendario, etc. Respecto al listado de próximas tareas a realizar, podemos crear sublistas para identificar acciones a realizar en casa, en el trabajo, etc.
4. Review: De forma diaria se requiere revisar en primer lugar el calendario (tareas programadas), dado que podemos identificar las tareas que debemos realizar estrictamente en el tiempo. A continuación, revisamos el listado de acciones a realizar para identificar cuales llevaremos a cabo.
De forma semanal, se revisará el listado de próximas acciones, el calendario, etc. con el objetivo de revisar, actualizar y marcar como completadas (limpiar) las tareas oportunas.
5. Do Elegir que acción ejecutar en cada momento dependerá de los siguientes aspectos:
- Contexto
- Tiempo disponible
- Energia disponible: ¿La tarea requiere esfuerzo físico y/o mental?
- Prioridad
Veamos en mayor detalle aquellas etapas que requiere un mayor entendimiento para poder llevarlas a cabo.
Procesar
Reglas:
- Procesar el primer elemento (no importa seguir orden LIFO o FIFO).
- Procesar uno a uno, nunca varios simultaneamente.
- Nunca volver a poner un elemento de vuelta a la bandeja de entrada.
Todo debe ser procesado de forma equitativa, entendiendo por “procesar” la dedicación de un tiempo mínimo para decidir que acción emprender.
Elementos que no requieren acción:
- Basura: Podemos optar por descartar algo cuando tengamos dudas o incubarlo.
- Elementos a incubar: los clasificamos en la lista de “algún día/quizás” o lo registramos en el calendario si se trata de un evento programado futuro.
- Material de referencia
Vaciando la bandeja de entrada:
- Hacer la acción si esta lleva menos de 2 minutos.
- Delegar y registrar en la lista de “en espera” o anotar en el calendario para revisar en una fecha concreta. Cabe destacar la importancia de anotar la fecha/hora en la que se delegó la tarea.
- Posponer: clasificar como pendientes.
Organizar
Categorias básicas:
- Listado de proyectos
- Material de soporte de proyectos: material necesario para llevar a cabo las acciones relacionadas con los proyectos.
- Calendario: acciones programadas para días u horas determinadas.
- Lista de próximas acciones
- Lista de “en espera”: aspectos delegados para los cuales esperamos un resultado.
- Lista de “algún día/quizás”
- Material de referencia: material que no se encuentra vinculado directamente a ninguna acción, pero que puede ser de utilidad en el futuro.
Dentro del listado de próximas acciones podemos agrupar las tareas en función del contexto necesario para que sean realizadas, por ejemplo las más habituales:
- Llamadas
- Ordenador
- Recados
- Oficina
- Casa
- Agenda (personas y reuniones)
- Leer/revisar
El nivel de desglose dependerá de la cantidad de elementos que gestionemos.
Los sistemas de correo electrónico pueden ser utilizados con la misma filosofia. La bandeja de entrada es el lugar donde se registran los asuntos abiertos que requieren ser procesados. Para poder procesar y organizar la información, es posible crear las siguientes carpetas básicas:
- @Action: Archivamos todos aquellos mails que requieren un acción por nuestra parte (siempre y cuando sea superior a 2 minutos).
- @Waiting for: Enviamos un correo donde se delega una tarea y ponemos nuestra propia dirección en copia (CC o BCC) para posteriormente clasificarla en la carpeta de “en espera”.
- Carpetas de referencia: archivaremos todo aquello que ya no requiera acción.
Revisar
El objetivo consiste en mantener el sistema actualizado de forma que estemos haciendo lo que tenemos que hacer y viceversa. En definitiva, nos permite afianzar la fiabilidad del sistema y la confianza que tenemos en el.
Lo ideal es reservar un par de hora en el último día de la semana (p.ej. viernes) donde aislarnos y concentrarnos en la revisión del sistema. Este es el mejor momento dado que:
- Aun tenemos fresco todo lo sucedido durante la semana.
- En caso de aparecer ideas/acciones que requieran interacción con otras personas del trabajo, podemos llevarlo a cabo antes de que llegue el fin de semana.
- Facilita el inicio del fin de semana con una mente más tranquila y calmada.
Conclusión
GTD nos ofrece un sistema que permite mejorar nuestra eficiencia tanto en el trabajo como en las tareas personales, no obstante su puesta en marcha es complicada dado que implica un cambio sustancial de nuestros habitos.
Personalmente, he incorporado a mi día a día los siguientes elementos:
- Organización del correo electrónico en @actions, @waiting for, @reference, etc…
- Uso del calendario para aquellas tareas claramente definidas en el tiempo (Outlook, Evolution y Google Calendar sincronizados)
- Listados de ideas y acciones en una hoja de cálculo + libreta moleskine (regalo de cumple de ese pedazo equipo AliCAMte)
- Revisión periódica del sistema
