La trampa de la respuesta inmediata

* NOTA DE VREDONDOF *-Quiero aportar a este articulo el argumento principal del porque es "una" (La) trampa (de) la respuesta inmediata".Es una trampa ya que el correo solo se DEBE abrir 4 veces al dia.
1ª - A la hora de la planificacion DIARIA (PfDH0), "usease" al empezar el trabajo ( la llamada HORA 0) .2ª - Antes de ir a comer. 3ª - Despues de volver de comer 4ª - y antes de plegar por la noche.
Con este sistema "quitas el mono" del correo , ves lo urgente que pudiera haber (y asi quedas tranquilo) y te ajustas a la DISCIPLINA / GUIA DE LA PLANIFICACION (Pf) :"UN MOMENTO PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU MOMENTO" ("Un momento para cada correo y cada correo en su momento").
La gente ya sabe que las comunicaciones urgente debe hacerlas por "WUASAP".
Manipulando un monton de correos cada vez ... no caes en la tentacion de RESOLVERLOS en ese momento.
Unas buenas y necesarias "etiquetas" en GMAIL son :
@ CAJON.@ SOLUCIONAR HOY.Pf 01 LUNES.Pf 02 MARTES.Pf 03 MIERCOLES.Pf 04 JUEVES.Pf 05 VIERNES.Pf 06 SABADO.Pf 07 DOMINGO.
Normalmente y cuando veo los correos , les suelo poner la etiqueta del Pf 05 VIERNES. ya que ese es el dia que hago la planificacion semanal (PfS) y el dia que les asigno un dia de la semana siguiente a los correos que tengo que REC (RESOLVER ESTUDIAR CONTESTAR) .
No obstante algunos correos les pongo la etiqueta del dia siguiente para ya en la planificacion (PfDH0) darle el curso .. "usease" resolverlo o ponerle la etiqueta de planificacion correspondiente, "usease" ponerle la etiqueta del dia que quiero o debo REC (RESOLVER ESTUDIAR CONTESTAR).

SCL

«Te he enviado un email hace unos minutos, ¿no lo has visto?» ¿Por qué nos hemos acostumbrado a utilizar el Email para hablar casi en tiempo real? La mayoría de la gente recurre a él esperando (demandando) respuestas instantáneas y está pendiente de él para responder de forma inmediata. Es un pésimo hábito que ha calado en la productividad personal y de equipo, y que tiene serios efectos.

Posiblemente el de la respuesta rápida sea uno de los malos hábitos que más se repite en las empresas y equipos de trabajo con los que trato temas de productividad. Y sus consecuencias son serias, tanto a nivel personal como colectivo:

Porque hace creer a los demás que siempre estás colgado del Email y que te pueden enviar cualquier cosa en cualquier momento, que tú responderás rápido. Les acostumbras mal.

Porque el día que no respondes rápido generas frustración y descontento en los demás, acostumbrados a obtener de ti respuestas casi instantáneas.

Porque te engañas a ti mismo creyendo que así eres más eficiente. O incluso peor: que proyectas esa imagen hacia los demás. Responder rápido = productividad.

Porque interrumpes de forma constante las tareas que estás haciendo. Pierdes ritmo de trabajo, intensidad y flujo de ideas. Perjudicas tareas infinitamente más importantes.

Porque hacer multitarea intercalando respuestas rápidas a lo que va llegando, alarga innecesariamente la duración de tus tareas. Tardas más tiempo en hacer las cosas.

Porque favorece la cultura de que la herramienta está por encima de ti, de tu rendimiento, de tus objetivos, de tus resultados. O de los de tu equipo.

Porque va debilitando el contacto y la colaboración en equipo. En vez de “hablar y tratar” ciertos temas, terminamos por abusar del “enviar y esperar”, lo que muchas veces genera frustraciones y no pocos conflictos.

Porque fomenta la falsa creencia de que todos los mensajes son iguales y que deben atenderse con la misma diligencia. Relevantes o no, se contestan según van entrando.

Porque nos acostumbra a enviar urgencias por Email, cuando esta herramienta de comunicación no nació para ese fin.

¿Qué se puede hacer?

Existe la creencia de que como se trata de un “mal hábito colectivo” y muy extendido, yo no puedo hacer nada. Esto, además de no ser verdad, es una manera muy humana de echar balones fuera. Tú solo puedes hacer mucho.

Elimina el vicio del chequeo constante. El gesto de revisar lo que va entrando es una irresistible invitación a responder en el acto.

Desactiva el notificador de correo nuevo. Porque además de partir por la mitad tu Atención, es otra clara invitación a responder cuanto antes.

Si te encuentras con un email que acaba de entrar, refrena el impulso de contestar. Déjalo para la siguiente revisión o incluso para el día siguiente.

Empieza a masticar, digerir e interiorizar esta frase que tanto me ayudó en su día: «Los emails pueden esperar».

Si tienes que comunicar una urgencia utiliza un medio de comunicación más inmediato, como el teléfono o hazlo en persona.

Al redactar tus mensajes acostúmbrate a poner claramente y lo más al principio posible, para cuándo es lo que necesitas. (Si dejas claro que es para pasado mañana estás sugiriendo que no necesitas una respuesta inmediata.)

Haz saber tus tiempos de respuesta a compañeros y colaboradores cercanos. Fijando márgenes de horas y días más amplios no generas falsas expectativas en ellos.

Planifica diaria y semanalmente para anticiparte pidiendo por email cosas que sabes que necesitarás. Así no generarás falsas urgencias y exigirás del otro que te responda de forma inmediata.

Si dentro de unos años alguien recuerda nuestra carrera profesional, o el impacto de nuestras aportaciones, o nuestra capacidad para solucionar o construir, no será por haber respondido rápido a cada nuevo mensaje que va llegando. Eso seguro.

Autor del articulo -

La trampa de la respuesta inmediata

de ThinkWasabi de Berto Pena

SISTEMAS Y METODOS

TDM - Teorias Definiciones Manuales

RRHH - Recursos Humanos

PET - Planificacion Estrategia Tactica.

sCO2 - sistema Controlar Ordenar Organizar

mAP - metodo Agenda Perpetua.

mSg - metodo SIMPLE de gestion

mPIPOC - metodo Plan de Incentivos Por Objetivos C.

mPO - metodo Proyecto Objetivo.

mAC - metodo ARCHIVO CAJON.

Si te ha gustado lo mejor que debes hacer es ir a su blog/pagina.*****En mi blog no puedes dejar comentarios , pero si en el del autor. ********HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. ******** Cuando incorporo MI OPINIÓN, la identifico CLARAMENTE, con la única pretensión de DIFERENCIARLA del articulo original. ***** Mi correo electrónico es vredondof (arroba) gmail.com por si quieres que publique algo o hacer algún comentario.***** Por favor! Si te ha molestado el que yo haya publicado algún artículo o fotografía tuya, ponte en contacto conmigo (vredondof - arroba - gmail.com ) para solucionarlo o retirarlo

SEMANA 23 EJERCICIO DE CONCENTRACION.

SEMANA 23

EJERCICIO DE CONCENTRACION.

No son raras las ocasiones en las que un directivo, en medio de una jornada estresante, debe conseguir un periodo de tranquilidad para desarrollar una tarea que exige concentracion.

Pero ¿como se consigue pasar en unos instantes de la agitacion a la calma fisica y mental?

Quizas estas sugerencias puedan ayudarle a alcanzarlo :

Cree el ambiente adecuado. Eso significa cerrar la puerta del desopacho, pedir que no le pasen llamadas e instalarle lo mas comodamente posible en su sillon.

Cierre los ojos y respire despacio, sin esfuerzo, concentrando su mente en el ritmo de esa respiracion. No deje que ningun pensamiento o preocupacion venga a distraer ese momento.

Si le resulta dificil conseguir esa concentracion, intente visualizar los pulmones realizando la funcion respiratoria . Si aun asi no lo consigue cuente mientras dure el ejercicio : hasta 8 en la inspiracion y hasta 6 en la expiracion, con una pausa en medio. En ultima instancia, puede tambien intentar visualizar los numeros a medida que los pronuncia.

Mantenga este ejercicio hasta conseguir un estado de relajacion agradable, normalmente son necesarios 3 o 4 minutos.

A partir de ese momento, usted estara preparado para afrontar la nueva tarea con la eficacia y concentracion necesaria.

Autor del articulo - ???

SISTEMAS Y METODOS

TDM - Teorias Definiciones Manuales

RRHH - Recursos Humanos

PET - Planificacion Estrategia Tactica.

sCO2 - sistema Controlar Ordenar Organizar

mAP - metodo Agenda Perpetua.

mSg - metodo SIMPLE de gestion

mPIPOC - metodo Plan de Incentivos Por Objetivos C.

mPO - metodo Proyecto Objetivo.

mAC - metodo ARCHIVO CAJON.

Tecnicas y definiciones para una OPTIMA direccion

***

REFLEXIONES SEMANA 47

Actualizado el lunes 23/12/1996

Tecnicas y definiciones para una OPTIMA direccion

DIRIGIR : Es obtener un resultado de otros y ser responsable de lo que otros han hecho (Gelinier)

DIRIGIR requiere

- FORMAR Y ADIESTRAR.

- ORDENAR ADECUADAMENTE.

- ADMINISTRAR DISCIPLINA.

- CONTROLAR (Verificar- corregir- Evaluar periodicamente).

Y SOBRE TODO MOTIVAR.

- Ser director es hacer que otros hagan lo que hay que hacer.

- El Director necesita a los subordinados mas que ellos al director.

- Al Director le pagan por el trabajo que realizan sus subordinados, no por lo que hace el.

SINTETIZANDO :

DIRIGIR ES HACE HACER.

ORGANIZAR : Supone decidir sobre

- Que tenemos que hacer.

- Quien debera hacerlo.

- Donde debe ser hecho.

- Cuando debera ser hecho.

PROGRAMAR : Es disponer el tiempo con antelacion , los diferentes medios necesarios.

FIJAR OBJETIVOS :

Supone decidir sobre

- Que queremos hacer.

- Que resultados debemos alcanzar.

- Cuando deberemos alcanzarlos.

MOTIVAR : “Es hacer hacer a los subordinados y que lo hagan con gusto”

Condiciones previas o “basicas” para la motivacion :

- ESTIMA

- SEGURIDAD

- PERTENENCIA

- RECONOCIMIENTO.

Buenas frases para motivar :

- “Se que estas mejorando ¡¡ ENHORABUENA”

- “Te agradezco el esfuerzo que estas haciendo”.

- “Has hecho un buen trabajo”.

- "Te agradezco que hayas terminado dentro del plazo”.

COMUNICAR

COMUNICADOR <-> MENSAJE <-> RECEPTOR

Î Mensaje de retorno Î

Todo comunica

- Aquello que los interlocutores DICEN.

- Aquello que los interlocutores SIENTE.

Al hacer repetir el MENSAJE (Mensaje de retorno) el comunicador debe tomar sobre si la responsabilidad de la incomprension que hubiera podido producirse.

- ¿Me has comprendido?

- ¿Me he explicado bien ?.

Las mismas palabras no tienen el mismo significado para todas las personas..

Lo que es evidente para ti puede no ser evidente para la/s otra/s persona/s

DEFINIR

( QUE – DONDE – COMO – CUANDO – CUANTO )

REFORMULAR:

- Con lo que nos han dicho son dos formas de mantener una buena comunicación.

REFORMULANDO

- ¿He entendido que …?

- ¿Me quieres decir que …?

***

Autor del articulo ¿¿¿¿

- -

FRASES

FxA - Frases por Autor.

FplV - Frases para la VIDA

FplN - Frases para los NEGOCIOS.

FRF - Frases Refranes Proverbio

Optimice la utilizacion del telefono

* NOTA DE VREDONDOF *

-Dentro de MI SISTEMA DE ORGANIZACION el hay un metodo que se llama AP (Agenda Perpetua) consiste en que cada semana y en la PfS (Planificacion Semanal) hay una hoja denominada "REFLEXIONES".
El Objetivo de la hoja "REFLEXIONES" era REFRESCAR todas las semanas FRASES o ARTICULOS DE INTERES.

Esta era la REFLEXION DE LA SEMANA

Guarde siempre a mano su AGENDA y su lapiz portaminas con unos formularios en blanco.

Determine con anterioridad cuanto quiere quedar disponible para responder sus llamadas y cuando esta usted reunido (incluso-y sobre todo- si es con usted mismo)

Haga filtrar sus llamadas en funcion de sus prioridades. Si es necesario, revise y/o preciise los criterios de filtrado utilizadois en su equipo, asi como las formulas que hay que emplear.

Si llega el caso, anuncie, de entrada, que no esta disponible . Informe usted del momento en el que puede volver a llamar... y cumpla su compromiso.

Seleccione, cara a una solicitud imprevista, lo importante de lo accesorio, lo planificable de la urgencia real (que es mas bien rara)

Diga “NO” ; no a la persona si no a lo que le haga desviarse del objetivo de su mision.

Abandone a sus colaboradores la iniciativa del “PASO SIGUIENTE”.

Apunte con anterioridad en su planificacion diaria los numeros de telefono de las personas a las que quiere llamar.

Prepare sus conversaciones telefonicas y no dude en utilizar una guia de todos los puntos a tratar.

Prepare y reagrupe sus llamadas.

Este listo a fijar una eventual cita telefonica donde este usted seguro de la disponibilidad real de su interlocutor, en lugar de resolverlo sobre la marcha, deprisa y mal.

Ayude a su interlocutor a controlar su tiempo : anunciele el tiempo que necesita y asegurese de que esta disponible. Si no, fije una cita aunque sea de diez minutos.

Identifique de forma precisa cuando usted volvera a llamar a su interlocutor . “al final de la mañana”; “ a primera hora de la tarde”: ¿ Que hora es exactamente?

Reservese la iniciativa ; mejor que esperar una llamada, llame usted mismo (y cumpla sus compromisos !!)

Vaya derecho a lo esencial. Hagase un reto personal de la necesidad de ser preciso y conciso.

Anote sobre la marcha en su agenda las informaciones utiles.

Concluya sin demora ni efusiones superfluas.

SISTEMAS Y METODOS

TDM - Teorias Definiciones Manuales

RRHH - Recursos Humanos

PET - Planificacion Estrategia Tactica.

sCO2 - sistema Controlar Ordenar Organizar

mAP - metodo Agenda Perpetua.

mSg - metodo SIMPLE de gestion

mPIPOC - metodo Plan de Incentivos Por Objetivos C.

mPO - metodo Proyecto Objetivo.

mAC - metodo ARCHIVO CAJON.

Metodo co2 de CUENTAS de correo electronico.

Nota de vrf :-Efectivamente para mi el correo electronico es la herramienta por excelencia en la ORGANIZACION tanto gobal (equipo) como la personal.pero ahy que tener en cuenta una serie de PREMISAS o condicionantes ya que si no , esta extraordinaria herramienta acacaba siendo un arma que se vuelve contra uno.lo primero que hay es crear varias cuentas de correo y redireccionadolas a la cuenta central de tal forma QUE TODO CORREO QUE TE ENVIAN TIENEN UNA COPIA EN UNA CUENTA DE CORREO.
POR ELLO HAY QUE TENER UNA CUENTA CON TU NOMBRE, EN MI CASO
victorinoredondo@gmail.com ( y otra con mi nombre completo victorinoredondofidalgo@gmail.com)
esta reducida (antigua )
vredondof@gmail.com
esta otra para suscribirte a lo que surge por la red y que en un mometo dado puedes eliminar sin problemas
desechable01.co2.vrf@gmail.com.
Otra cuenta donde se envian una copia de todo lo que envias:
cajon.co2.vrf@gmail.com
una cuenta donde se envian en automatico todo lo que recibes
cajanegra.co2.vrf@gmail.com
Y una cuenta donde envio todo lo que es IMPORTANTE
importante.co2.vrf@gmail.com
con este mismo sistema y siempre redirigidas a la principal , he creado las especiales , como por ejemplodonde recibo lo de bankinter y asi hasta X que te sirven de archivo particular para esas gestiones que recibes mucha correspondencia y que te sirve para recibir y eliminar en la CENTRAL CC, sabiendo como sabes que tienes una copia en la intermedia.
bankinter.co2.vrf@gmail.com
otra con otro nombre para utilizar en los sitios que quieres ir de incognito, ejemplo :
pperezr@gmail.com
Con el nombre por ejemplo de Paco Perez Rodriguez.tambien tengo otra que lleva toda la planificacion de la agenda perpetua denominada :
agendaperpetua.co2.vrf@gmail.com
Tenemos que tener en cuenta de que todo el sistema es gratuito y que ademas tienen la misma contraseña para no dar problemas de memoria (y ademas tengo los 3 navegadores mas importantres instalados , chrome que es el que utilizo ,Firefox que lo utilizo cuando quiero revisar lo que hay en otras cuentas de correo al igual que el Explorer).

y la cuenta PRINCIPAL PARA UTILIZARLA COMO CENTRAL DEL SISTEMA EN MI CASO:
cc.co2.vrf@gmail.com
todos tienen su correspondiente espacio en Google drive, en PICASA .. etc etc ...
SCL

Autor del articulo -Metodo co2 de CUENTAS de correo electronico.Victorino Redondo.vredondof@gmail.com

SISTEMAS Y METODOS

TDM - Teorias Definiciones Manuales

RRHH - Recursos Humanos

PET - Planificacion Estrategia Tactica.

sCO2 - sistema Controlar Ordenar Organizar

mAP - metodo Agenda Perpetua.

mSg - metodo SIMPLE de gestion

mPIPOC - metodo Plan de Incentivos Por Objetivos C.

mPO - metodo Proyecto Objetivo.

mAC - metodo ARCHIVO CAJON.

El camino para alcanzar el éxito es trazarse objetivos

Cada vez escucho más comentarios sobre la incertidumbre laboral y la angustia que supone para muchos. El comentario más común que he escuchado a mi alrededor últimamente es: “Prefiero pensar en el hoy y no pensar en el futuro, me angustio menos”, “¿Quién me iba decir en enero que en mi empresa iban hacer un ERE y que debo plantearme un futuro precipitado para el que todavía no estaba preparado?" o “Me he dado cuenta que hoy sabes lo que hay pero no más adelante”. Y yo me pregunto: ¿cuál es el salvavidas para estos momentos, a parte del rescate bancario? Más allá de intentar no perder la ilusión o de buscar nuevas formas de enfrentarse a la realidad, existe un término que nos podría ayudar y es la motivación. Es decir, ser capaces de motivarnos con todo lo que hagamos.

He conocido a muchas personas que han intentado motivar a su equipo para reflejarla luego en ellos mismos. Hace falta rodearnos en el terreno laboral de personas entusiastas y que tracen un camino imaginario y realista para que nos ilusione en el día a día con el único fin de sacar lo mejor de uno mismo y de los demás.

La constancia es un factor importante para superar las adversidades

Todos tenemos una motivación que nos impulsa cada día, pero si damos una vuelta más a esta cuestión nos preguntaremos: ¿se puede fortalecer la propia motivación? Veronika Brandstätter, psicóloga de la motivación de la Universidad de Zúrich, opina que sí: "Trazar objetivos realistas, planear mentalmente el camino para alcanzarlos y concebir los fracasos como retos es la solución".

Sigamos con la entrevista con la experta:

Cada persona tiene unos objetivos, pero la motivación para conseguirlos es diferente para cada cual. ¿Cómo se explica?

Aquí actúan en su conjunto la educación, el ambiente y la personalidad. La norma general indica que se debe tener constancia y seguir siempre esforzándose, incluso cuando se presentan adversidades. Ya desde pequeños, cuando empezamos a caminar, aprendemos a levantarnos cada vez que nos caemos.

Un consejo adecuado, ¿no le parece?

Naturalmente es bueno tener un objetivo vinculante, el llamado “compromiso”. Una vez trazados los planes, ello ayuda a no abandonarlos de forma prematura. Por esta razón podemos trazarnos objetivos a largo plazo y trabajar sin interrupción para conseguirlos.

Los objetivos orientan y dan sentido.

Pero nos diferenciamos unos de otros en la manera de intentar conseguirlos: algunas personas van perfilando sus proyectos durante mucho tiempo, otras lo hacen sin darle grandes vueltas. Asimismo, ante las contrariedades, existen grandes diferencias de unas personas a otras.

¿Supone un problema la falta de perseverancia?

Sí. Tanto los directivos de empresas como los maestros o los padres se quejan con frecuencia de la fata de motivación de sus protegidos. Por suerte, esta situación puede prevenirse. Se trata de plantearse mentalmente la forma de llevar a cabo las actuaciones encaminadas a conseguir un objetivo; desglosar el objetivo principal en pequeñas y realistas metas, y no dejarse amilanar ante los fracasos.

Sólo quien evite las emociones negativas podrá aspirar a grandes objetivos

¿No nos empecinamos, a veces durante demasiado tiempo, en un objetivo profesional o privado?

La constancia es un factor importante para el éxito. Al mismo tiempo, nos capacita para evitar esfuerzos innecesarios renunciando a objetivos no realistas. Quien se empecina demasiado tiempo en conseguir lo inalcanzable tiene dos inconvenientes: por un lado, sufre el malestar general propio que ello supone y que puede llegar a provocar un trastorno psicosomático. Por otro, va desapareciendo la atención que se presta al problemático objetivo. Ello dificulta la posibilidad de orientarse de nuevo y la búsqueda de alternativas.

¿Cuáles son, en su opinión, las aportaciones más importantes en el estudio de la motivación?

Primero, que existen dos sistemas independientes de motivación: uno consciente, explícito, y otro inconsciente, implícito. Si son demasiado divergentes pueden originarse tensiones psíquicas.

En segundo lugar, que la motivación tiene mucho que ver con la regulación de los sentimientos. Sólo quien mantenga a raya las emociones negativas, como el nerviosismo, la preocupación o el pesimismo, está en condiciones de aspirar a los grandes objetivos.

Tercero, que las personas deben aprender a trazarse objetivos y, dado el caso, también a abandonarlos. El abandono a tiempo es importante no sólo en la vejez, cuando van viéndose cerradas muchas “ventanas de oportunidades”.

¿Es un buen momento para trazar nuestros objetivos?

Autor del articulo

Lola García 27/06/2012 (06:00h)
ElConfidencial.com > Alma, Corazón y Vida > Trabajo y sentido común

El camino para alcanzar el éxito es trazarse objetivos
BIOGRAFÍA
Licenciada en Psicología, consultor de formación in-company (desarrollo de habilidades directivas y comerciales) y Coach Positivo. Soy una persona que desde pequeña ha destacado por ser entusiasta, viva,comunicativa, creativa, intrépida, proactiva y con mucho interés en conocer otros lugares, otras personas diferentes a mi entorno y por observar el comportamiento de los demás. Por eso terminé estudiando psicología, y soy aficionada al teatro y al cine.
Desde hace un tiempo me dedico a la consultoría de formación desarrollando y diseñando formaciones ad hoc para clientes de diferentes sectores en el desarrollo de competencias profesionales y personales.
Me gusta innovar, por ello, aparte de la docencia en empresas, diseño junto con un equipo multidisciplinar talleres para garantizar el aprendizaje a través de la experiencia personal y el impacto vivencial de sus contenidos. Nace de la idea de crear metodologías más vanguardistas donde el verdadero protagonista sea el participante.
Como Coach positivo, realizo consultas individuales para ayudar en el desarrollo personal y profesional para mejorar su bienestar, adquieran la confianza en ellos mismos y ayudar a lograr sus metas.
Amo lo que hago, por ello me encargo de mimar mucho cada proyecto y a cada persona.

Wikipedia -

SISTEMAS Y METODOS

TDM - Teorias Definiciones Manuales

RRHH - Recursos Humanos

PET - Planificacion Estrategia Tactica.

sCO2 - sistema Controlar Ordenar Organizar

mAP - metodo Agenda Perpetua.

mSg - metodo SIMPLE de gestion

mPIPOC - metodo Plan de Incentivos Por Objetivos C.

mPO - metodo Proyecto Objetivo.

mAC - metodo ARCHIVO CAJON.