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- Tenga siempre a mano su telefono y utilice google Keep (notas) siempre que sea necesario.
- Determine con anterioridad cuanto quiere quedar disponible para responder sus llamadas y cuando esta usted reunido.(incluso-y sobre todo- si es con usted mismo)
- Haga filtrar sus llamadas en funcion de sus prioridades. Si es necesario, revise y/o precise los criterios de filtrado utilizados en su equipo, asi como las formulas que hay que emplear.
- Si llega el caso, anuncie, de entrada, que no esta disponible. Informe usted del momento en el que puede volver a llamar... y cumpla su compromiso.
- Seleccione, cara a una solicitud imprevista, lo importante de lo accesorio, lo planificable de la urgencia real (que es mas bien rara)
- Diga “NO”; no a la persona si no a lo que le haga desviarse del objetivo de su mision.
- Abandone a sus colaboradores la iniciativa del “PASO SIGUIENTE”.
- Prepare sus conversaciones telefonicas y no dude en utilizar una guia de todos los puntos a tratar.
- Prepare y reagrupe sus llamadas.
- Este listo a fijar una eventual cita telefonica donde este usted seguro de la disponibilidad real de su interlocutor, en lugar de resolverlo sobre la marcha, deprisa y mal.
- Ayude a su interlocutor a controlar su tiempo: anunciele el tiempo que necesita y asegurese de que esta disponible. Si no, fije una cita aunque sea de diez minutos.
- Identifique de forma precisa cuando usted volvera a llamar a su interlocutor. “al final de la mañana”; “a primera hora de la tarde”:¿Que hora es exactamnente?.
- Reservese la iniciativa; mejor que esperar una llamada, llame usted mismo, (y cumpla sus compromisos !!)
- Vaya derecho a lo esencial.
- Hagase un reto personal de la necesidad de ser preciso y conciso.
- Anote sobre la marcha las informaciones utiles.
- Concluya sin demora ni efusiones superfluas.
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