10 PILDORAS DE ÉXITO PARA ABREVIAR SUS REUNIONES.

"Me piden "PÍLDORAS" ... !?!"

Sí, sí.... no ha leído mal, me piden que, de vez en cuando, dé técnicas !?!, trucos !?!, truquillos !?!, consejos infalibles !?! ...

Todos estos rubros se resumen, en definitiva, en: PÍLDORAS!!!!, píldoras de las que, si me tomo una, consigo el efecto inmediato: todo me sale bien, me encuentro mejor y consigo mis objetivos.

Hay que admitir que todos buscamos la llave mágica que nos abra la puerta a la solución de problemas específicos y concretos para ser más eficaces.

Confiamos en que las "píldoras" que demandamos actúen como ideas que disparan la acción, que facilitan en un momento soluciones rápidas o drásticas a problemas, o que nos recuerdan a ideas semejantes que tuvimos o pusimos en práctica en otro momento.
Entiendo que en muchas ocasiones las "píldoras" ayudan, pero existe el riesgo de caer en la "dirección por píldoras", aunque esto sería tema para otro articulo.
De tanto en tanto, suministrare "píldoras" sobre temas de interés.
Espero que esta aplicación sea práctica y efectiva para todos.

"10 PÍLDORAS DE ÉXITO PARA ABREVIAR SUS REUNIONES"

Un directivo suele pasarse entre 8 y 15 semanas al año en reuniones, la mayoría de las cuáles se podrían acortar sin ningún perjuicio para la calidad; otras se podrían suprimir sin más; otras están mal convocadas, por lo que se pierde tiempo esperando la incorporación de los convocados.
En definitiva, nuestro objetivo es conseguir reuniones más eficaces.

Aunque estas "píldoras" le ayuden, no abuse de ellas.

1. Fije el orden del día y minute las intervenciones.
Una reunión no debe durar más de 90 minutos. Asigne los minutos que se dedicarán a cada tema y determine quién será el responsable de la exposición, y controle el tiempo.
2. Envíe el orden del día a todos los participantes .
La información enviada con tiempo suficiente ayuda a fijar los objetivos de la reunión y, en consecuencia, abrevia el tiempo de las reuniones al centrarse en lo importante.
3. Solamente tienen que estar los que tienen que estar.
Decida en cada reunión quién está directamente implicado en el tema, quién debe ser consultado con anterioridad y quién tiene que ser informado después. Con esto se evitará los comentarios del "¿y yo qué hacía en esta reunión?".
4. Haga las reuniones de pie, sin sillas.
Para evitar que las reuniones rutinarias que se alarguen demasiado, intente hacerlas de pie; comprobará que todos los participantes del mundo presionan, transcurrido 15 minutos, para que nadie se enrolle o pierda el tiempo inútilmente.
5. Ponga un taxímetro para los que se enrollan .
Hágalo de manera divertida, pero hágalo; por ejemplo, un reloj de arena de 3 minutos o algo parecido, también puede utilizar tarjetas amarillas y rojas.Piense que un mensaje se puede expresar en 20 palabras. Si el problema persiste, recurra a un "controlador del tiempo".

6. Aparte los obstáculos y los desacuerdos.
Póngalos en una hoja grande de papel, comentando que se tratarán a su debido tiempo, si sobra, o bien otro día.
7. Utilice cómplices para terminar la reunión.
Puede ser la secretaria o alguien del staff a los que les pide que le llamen a la hora prefijada, diciendo que tiene una visita o reunión que le espera. Con lo cual se da por finalizada.
8. Resuma frecuentemente para que todo el mundo sepa donde está .
Es una práctica efectiva pero olvidada y que contribuye a acortar el tiempo de la reunión y que nadie se ande por las ramas.

9. Si la reunión decae, utilice un "disparador".
Por ejemplo puede decir: "Mientras damos y damos vueltas sobre el mismo tema, la competencia está visitando a nuestros clientes". Todo el mundo se centra y abrevia.
10. Dedique un minuto a plantear lo que se puede mejorar en la próxima reunión.
Es una práctica que no tiene que durar más de 3 minutos pero que es efectiva para mejorar las reuniones.


En todo caso, no pierda el norte de toda reunión, que son sus objetivos.
Tenga paciencia, las cosas no se consiguen en un día