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…Al menos voy a intentar que sea fácil :-) Empiezo aquí una serie de, en principio tres entradas, para explicar qué es la metodología GTD y cómo podemos organizarnos eficazmente y de un modo sencillo, para hacer todas las tareas que tenemos que completar tanto en el ámbito profesional como personal.
En este primer post voy a describirlo de forma general, dar algunas pistas y desterrar algunos mitos. En el segundo, seguramente un screencast :-) explicaré cómo se trabaja con GTD, la metodología. Y en la última entrada comentaré cómo hacer GTD con algunas de las herramientas o webs gratuitas, sin necesidad de irnos a un Things o un Omnifocus. Bueno, arranco…
¿Qué es y para qué sirve?
GTD como seguramente sabes ya son las siglas de “Getting Things Done”. Es un método desarrollado y difundido mundialmente por David Allen que permite recopilar todas las tareas y proyectos de nuestro día a día y gestionarlas de forma que podamos hacerlas todas en su momento exacto sin agobios. “¡Eso es imposible!”, pensará alguno. Bueno, tal vez, pero eso mejor decirlo al final, tras descubrir cómo es y cómo lo hace.
Es posible también que incluso hayas leído el libro ya e intentado repetidas veces integrar el GTD en tu flujo de trabajo y al final te hayas dado por vencido. “El GTD no es para mí”. Conozco gente a la que le ha ocurrido. No voy a intentar haceros comulgar con ruedas de molino. Cada uno evidentemente tiene su metodología de trabajo pero esta funciona tan bien que millones de personas la utilizamos en el mundo y te puedo decir que, si lo haces bien, hay un antes y un después en la gestión de tus tareas. En serio.
¿Qué necesito para empezar?
Lo primero es conocer la “metodología” (lo veremos en el siguiente capítulo). Para conseguir un éxito total en la gestión de tareas es TOTALMENTE IMPRESCINDIBLE seguir los pasos planteados por David Allen, sin saltarse ninguno y ni intentar acortar este o el otro. Esa mínima disciplina, a la que lleva un poco de tiempo adaptarse, todo sea dicho, es el pequeño precio que hay que pagar para conseguir hacer todas tus tareas sin agobios y sin saltarte ni una.
Pero yo es que ya tengo iCal y una lista de tareas en un widget
No vale. Así de rotundo. El GTD no tiene nada que ver con “las listas de tareas” donde yo pongo arriba lo más importante y más abajo lo que puedo hacer otro día. Así trabajábamos todos antes de descubrir el GTD… y así nos iba: no dábamos a basto y se nos escapaban muchas cosas. Yo iCal lo utilizo sólo para agendar reuniones o citas, con clientes, con el médico… o un viaje. Pero NO para organizar las tareas de mi trabajo, de mi casa, de mis viajes… de mi vida en general.
¿Qué software voy a necesitar entonces?
Para hacer GTD en realidad no se necesita software. Bastaría con una hoja de papel, así de sencillo. Lo que ocurre es que siempre es mucho más eficiente y productivo hacerlo con tu ordenador, porque muchos de los proyectos y tareas aparecen además en ese entorno (te envían un correo, ves varios errores a corregir en tu código, en una página web encuentras información para un trabajo o tu tesis, etc).
Vale, entonces Things u Omnifocus, ¿verdad?
En absoluto. Esas dos aplicaciones (de pago) son formidables y han nacido única y exclusivamente para ayudarnos a gestionar nuestras tareas en un entorno GTD… pero ni mucho menos son las únicas alternativas. Lo veremos en profundidad en el tercer post de esta miniserie, pero hay muchas alternativas, muy buenas, muy válidas y además gratuitas: tu aplicación de correo, Gmail, Evernote, Ta-Da, iGTD, entre otras muchas alternativas.
He oído hablar alguna vez sobre el “Inbox Zero”
Está directamente relacionado con la metodología GTD y su objetivo es evitar la acumulación masiva de correos en nuestra Bandeja de Entrada. Algunos, por su trabajo, tienen muy complicado el tenerla siempre “a cero”, pero con el GTD evitarás la acumulación indiscriminada y sobre todo que se te pasen las cosas. Procesarás (gestionarás) correos más rápidamente y sobre todo más eficientemente.
¿Y desde el móvil?
En absoluto es necesario gestionar tu GTD también desde el móvil… pero ayuda mucho. La posibilidad de añadir, mover o completar tareas o proyectos “desde la calle” te ahorrará tiempo y redundará en tu productividad, pero si vas a empezar con esto del GTD, te recomiendo hacerlo paso a paso y no dar (todavía) el salto al móvil. Yo, por ejemplo, utilizo Things en mis Macs pero no tengo Things en mi iPhone.
Mitos o creencias erróneas sobre el GTD
- “Es peor el remedio que la enfermedad… habituarse al sistema GTD es un dolor de cabeza”. En absoluto. Como digo hay que ceñirse a una estricta disciplina a la hora de añadir y gestionar tus tareas, pero una vez aprendida (tampoco es para tanto, caramba), todo es mucho más fácil de lo que parece.
- “Conozco gente que lo ha intentado y ha vuelto a sus sistema de listas tradicionales”. Seguramente porque no lo han hecho bien. Como digo el éxito de este método reside en procesar y completar todos y cada uno de los pasos que tiene. Sin atajos.
- “Todo lo que he visto por ahí está en inglés”. Es cierto que la información y artículos más jugosos están en inglés, porque es cierto que este método, que nació en aquellos Estados Unidos, ha tenido más éxito (millones de “seguidores”) entre los anglosajones en primer lugar. Y poco a poco está despegando (con fuerza) entre la comunidad hispanohablante. De ahí por ejemplo que haya empezado esta serie de artículos.
- Wikipedia.- Buen artículo sobre el sistema GTD.
- Presentación sobre Things y GTD. Muy elaborada y bien explicada de la mano de de Emilcar.
- Screencast “Herramientas GTD”. Hecho por Salva Castro para Applesfera lo encontrarás aquí.
- El libro de David Allen. Si quieres meterte a fondo, te lo recomiendo al 100%. En serio, es una gozada. Está traducido al castellano aunque me consta que se ha ido agotando en muchos sitios. En España y Latinoamérica lo han publicado bajo el título Organízate con Eficacia. Lo he visto en La Casa del Libro, que aunque tienen un pésimo servicio y organización, bueno, al menos lo tienen.
Me interesa… cómo puedo ampliar información
En primer lugar te remitiría a mi segundo artículo-screencast, donde intentaré explicar paso a paso la metodología, en pantalla y con ejemplos prácticos “cómo se hace”, pero si quieres ir adelantando el camino ahí van algunas propuestas:
Tal como había prometido, aquí está la segunda entrega sobre Getting Things Done en forma de vídeo-presentación.
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Screencast #3: GTD Fácil (1ª Parte) from Berto Pena on Vimeo.
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Como advierto al comienzo del screencast, explicar este método en unos minutos (23 min.) es una tarea bastante ambiciosa ya que David Allen, su creador, le ha dedicado un libro (bueno, varios), dado montones de charlas y escrito centenares de artículos… para explicarlo de un modo adecuado. De modo que toma “mi presentación” únicamente como una introducción al método. En próximos artículos y videos iremos profundizando en sus particularidades, trucos y en cómo podemos conseguir gestionar nuestros proyectos sin estrés ni agobios. Pero sobre todo eres tú el que tiene que practicarlo y hacerse al nuevo método.
Como digo en el vídeo, mi recomendación es que lo veas una y otra vez, y créeme, no es por hacer autobombo :-) Eso te ayudará a familiarizarte con un método que va a romper por completo con años de malos hábitos en tu organización y que requerirá de ti algo de paciencia y sacrificio para “hacerte a él”. No esperes aprenderlo en cinco minutos.
Lo que a mí me hubiese gustado es sentarme con cada uno de vosotros frente a frente y explicároslo con una cerveza en la mano… pero como eso es imposible, al menos a día de hoy, he intentado hacerlo con esta presentación-introducción-explicación lo más didáctica posible. Bueno, espero que os guste…
Ah, se me olvidaba… además del vídeo he subido al servidor la presentación en formato PDF que se ve durante el screencast que, aunque sin audio, claro, creo que os ayudará a familiarizaros un poco más con el GTD y que podéis tener en vuestro ordenador para futuras referencias. Si quieres descargarla la encontrarás aquí.
