Actas de Reunión 2.0

Desarrollo Profesional: Actas de Reunión 2.0

de Optima Infinito de jmbolivar@optimainfinito.com (José Miguel Bolívar)

Tanto Rafael Ballabriga como Alex Bergonzini saben que soy un enemigo declarado de las actas de reunión "de toda la vida", a las que llamaré "1.0" en lo sucesivo, porque me parecen un anacronismo histórico y un atentado contra la productividad, ya que suponen una pérdida de tiempo tanto para el que las redacta como para los que las tienen que leer.

¿En qué baso mis afirmaciones? Veamos. ¿Cuáles son las posibles finalidades de un acta de reunión 1.0?

1. Poner al día a alguien que no pudo asistir a la reunión para que pueda saber qué decisiones se tomaron, cuál fue el proceso...
2. Informar a una audiencia determinada sobre el proceso y conclusiones de la reunión
   
3. Dejar constancia, y/o servir de recordatorio futuro para quienes sí asistieron, sobre los temas tratados, decisiones tomadas...
4. Facilitar el seguimiento en futuras reuniones de las acciones acordadas, responsables y plazos de finalización para las mismas...

Dependiendo del nivel de detalle, o incluso de exactitud, que necesitemos para poner al día o informar sobre una reunión podemos considerar mucho mejores alternativas que tener a una persona registrando manualmente por escrito todo lo que allí se habla. La máxima fidelidad nos la ofrecería un videocast o un podcast, con la posible desventaja de una mayor duración, mientras que un buen punto de equilibrio entre detalle y duración sería una entrada en un blog, o incluso en una wiki, con un resumen de lo más relevante de la reunión. También se podrían ir "tuiteando" las decisiones más relevantes o las acciones a tomar usando algún hashtag que permitiera luego su identificación de forma rápida y sencilla...

Sin embargo la finalidad de las actas de reunión 1.0 se limita con frecuencia a dejar constancia sobre los temas tratados y decisiones tomadas a la vez que facilitar el seguimiento futuro de acciones, compromisos, plazos, etc.

Es en este caso donde las ventajas entre un acta de reunión 2.0, también llamada registro de acciones y decisiones, y una 1.0 no deja lugar a dudas.

Un acta de reunión 2.0 no es más que una hoja de cálculo (MS Excel en mi caso), residente en un disco compartido en red o en una web, al alcance de todos los participantes en la reunión, con dos pestañas.

En la primera pestaña, llamada "Registro de Acciones", aparecen las siguientes columnas:

• ID de Acción (opcional): Permite llevar una numeración correlativa de acciones que se han ido añadiendo al registro
• Prioridad (opcional): Puede ayudar a filtrar las acciones más críticas cuando el número total de acciones es muy elevado. Típicamente se usan tres valores: Alta, Media, Baja
• Descripción: Requiere un verbo de acción y un objetivo definido que describan la acción que hay realizar. Por ejemplo "llamar al cliente X para confirmar fecha de entrega del proyecto" o "analizar resultados y preparar presentación al respecto para la próxima reunión"
• Asignada a: Un único responsable de que la acción se lleve a cabo en el plazo estimado y con el resultado acordado. Aunque el resultado de la acción dependa de un equipo, la acción debe estar asignada a una sola persona. Multiples responsables = ningún responsable
• Fecha de inicio: Típicamente la fecha de la reunión donde se decide llevar a cabo la acción aunque podría ser una fecha posterior en caso que la acción no deba realizarse hasta entonces
  
• Fecha objetivo (opcional): Fecha deseada de finalización de la acción
• Fecha límite (sólo si realmente lo es): Fecha a partir de la cual la acción dejaría de tener sentido
• Estado: Muy útil para filtrar acciones. Suele tener los valores: No iniciada, Iniciada, Retrasada (se ha superado la fecha objetivo), Completada, Cancelada
• Comentarios (opcional): Por si se quiere añadir información adicional relevante para llevar a cabo la acción

En la segunda pestaña, llamada "Registro de Decisiones", aparecen las siguientes columnas:

• ID de Decisión (opcional): Permite llevar una numeración correlativa de decisiones que se han ido añadiendo al registro
• Descripción: Una descripción breve y concisa sobre la decisión acordada. Por ejemplo "comenzar a utilizar actas de reunión 2.0 a partir de junio"
• Fecha de decisión: Fecha en la que se ha tomado la decisión
• Comentarios (opcional): Por si se quiere añadir información adicional, por ejemplo sobre el impacto de la decisión

La manera de utilizar el acta de reunión 2.0 es muy sencilla:

• Cada vez que se toma una decisión durante la reunión se añade en tiempo real al "Registro de decisiones"
• Cada vez que se decide llevar a cabo una acción se añade en tiempo real al "Registro de acciones"
• Al finalizar la reunión cada asistente puede, en cualquier momento, acceder al acta de reunión y filtrar por "Asignada a" cuales son las acciones que debe realizar y en qué plazos
• Al comenzar la siguiente reunión se revisa el progreso realizado desde la reunión anterior. Para ello se puede filtrar por Fecha de inicio seleccionando todas las fechas desde la última reunión hasta la fecha actual, ya que ello permite incluir también acciones decididas entonces pero con fecha de inicio posterior a la fecha de reunión. Se van repasando todas las acciones y se actualiza su estado. Suele ser útil filtrar aquellas acciones con estado Completada o Cancelada para que no aparezcan.

Las actas de reunión 2.0 son muy sencillas de utilizar, se actualizan en tiempo real con una inversión de tiempo mínima, están en formato electrónico al alcance de todos los participantes en la reunión y permiten filtrar la información relevante en cada momento.

¿A qué esperas para probarlas?