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En los últimos meses he vuelto a retomar GTD puro como metodología de organización y productividad personal.
No es que me parezca que Autofocus no es un buen sistema, simplemente mis circunstancias han cambiado. Ahora tengo que manejar muchos más proyectos, grandes y pequeños, de una forma más estructurada y ordenada. Y Autofocus, o al menos Autofocus sin ayuda de otras herramientas y métodos, no resulta la mejor opción.
Y retomando viejos hábitos he recordado cómo fue la experiencia de mi primera implementación del método de David Allen. Como todos, yo también pasé por etapas de mucha emoción, seguidas de caídas estrepitosas del que Allen llama el “vagón de la productividad”.
Adoptar y asimilar íntegramente GTD no es una tarea fácil. Requiere de paciencia y una gran dosis de disciplina. Sin embargo, después de mi experiencia pasada, creo que hay una forma de acelerar el proceso: identificar y fortalecer constantemente el eslabón más débil.
Casi todos los neófitos GTDianos empiezan por el principio –duh! Quiero decir, se enfocan casi exclusivamente en la primera o primeras etapas del proceso GTD. Buscan un bandeja y empiezan a recopilación cosas, hacen un poco de procesamiento y se vuelcan en la organización.
Utilizar herramientas –especialmente herramientas de software– para organizar listas, resulta extremadamente atractivo. Tanto es así que muchos terminamos cayendo en una espiral de pruebas y cambios continuos de herramientas, y nunca salimos de ahí.
Otras veces, tras la emoción de los primeros días, empezamos a olvidar la recopilación o el procesamiento de las bandejas de entrada, con lo que nuestro sistema comienza a quedarse incompleto –y por ende, dejamos de confiar en él.
Muchos dedican tiempo a la ejecución, pero no tienen claro cómo aplicar prioridades, decidir por dónde empezar o utilizar el sistema de contextos.
Y lo peor, casi ningún principiante realiza una revisión consistente y periódica de su sistema.
Tenemos que tener clara una cosa: nuestro sistema GTD es tan robusto como el más débil de sus eslabones. No importa si tienes la última herramienta para organizar listas y contextos; si no realizas revisiones periódicas tu sistema se vendrá abajo rápidamente.
De nada sirve procesar tus bandejas de entrada de forma diligente; si no estás recopilando todo –absolutamente todo– lo que forma parte de tus responsabilidades, jamás podrás confiar y hacer funcionar tu sistema.
Por tanto, la estrategia para que nuestro sistema GTD funcione como un motor bien engrasado es muy simple: identificar constantemente cuál es el eslabón más débil y fortalecerlo.
Sólo cuando todos los eslabones son lo suficientemente robustos, empezamos a obtener los verdaderos beneficios de GTD.
En mi experiencia, la mayoría de las ocasiones el eslabón más débil suele ser la revisión periódica. Así que es ahí donde debemos hacer un esfuerzo extra, concentrar toda nuestra energía y atención, y asegurarnos de que la hora semanal de revisión del sistema se convierta en algo natural para nosotros.
Otro punto crítico es la recopilación: no conozco mucha gente que haya sistematizado la captura en todo lugar y momento, por lo que muchos sistemas GTD son incompletos y poco confiables.
Así que ha llegado el momento: dedica unos minutos a analizar tu implementación de GTD y encuentra el eslabón más débil. Después… ¡ya sabes lo que tienes que hacer! ;-)
¿Qué tal funciona tu sistema GTD? ¿Sabes cuál es su eslabón más débil? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.
Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.
Foto por slideshow bob (via Flickr)
