El Método de las Dos Listas de Berto Pena

La primera vez que leí Organízate con Eficacia de David Allen pensé que eso de GTD era muy complicado, que era demasiado complejo y que yo con mi lista de tareas en un post-it tenía suficiente. ¿Te suena la historia? ¿Te encuentras en esa situación? En este artículo no voy a intentar convencerte de lo contrario. Voy a explicarte un método mucho más sencillo que te puede ayudar a empezar a organizarte de una forma sencilla y rápida.
Hace tiempo que leí el libro Gestiona mejor tu vida de Berto Pena.

Es un libro radicalmente diferente a su blog (Thinkwasabi), su objetivo no es darte trucos de productividad sino cambiar tu chip, motivarte hacia un cambio más profundo. El libro es muy, muy interesante y os lo recomiendo sin pensármelo.

En uno de los capítulos Berto explica el Método de las Dos Listas, un sistema sumamente simple que te permitirá organizarte de forma clara día a día. El método se basa en tener dos listas de tareas: La lista de entrada y la de salida.

Lista de entrada

En esta lista apuntaremos todas cosas que debo hacer algún día. En ella anotaremos tareas que queramos hacer, peticiones de nuestros compañeros, etc. Cualquier cosa que debamos hacer algún día, da igual cuando.
Es imprescindible que sea sumamente sencillo anotar cosas en la lista de entrada, debemos tenerla siempre accesible. Da igual dónde y cómo se implemente pero es imprescindible que siempre la llevemos con nosotros y que acceder a ella sea fácil y rápido. También es interesante que sea fácil pasar tareas entre las dos listas como veremos después.

Lista de salida

En esta lista tendremos anotadas las cosas que he de hacer hoy mismo. Son tareas a hacer hoy y no permiten demora. Tu objetivo desde que te levantes por la mañana hasta que te vayas a dormir por la noche es completar las tareas de la lista de salida.
Cualquier tarea que se te ocurra o te solicite alguien deberás apuntarla en la Lista de Entrada y continuar con lo que estabas haciendo.

Cómo utilizar las listas

El truco para que este método funcione es hacer dos revisiones diarias de tus listas. Un repaso de la Lista de Entrada antes de acabar la jornada laboral y un repaso a la Lista de Salida antes de empezar al día siguiente.

Antes de salir del trabajo (10 minutos) repasa tu Lista de Entrada, localiza las tareas de esa lista que deberán realizarse mañana sin falta y pásalas a tu Lista de Salida. Se realista contigo mismo y pasa sólo lo que realmente creas que puedes hacer, no te pongas más tareas de las que podrás hacer. Se honesto contigo y pasa las tareas que realmente debes hacer mañana y no las que te apetezcan.

Cuando llegues al trabajo revisa la Lista de Salida que preparaste el día anterior. Verifica que tus tareas siguen siendo lo más importante que debes hacer hoy, igual te han cancelado alguna reunión o tienes una tarea urgentísima que te ha encargado tu jefe, etc. Una vez que tengas confirmada la lista repásala mentalmente, haz que tu cerebro dibuje el plan del día, cuando vas a hacer cada cosa, el orden, etc. Cuando acabes de repasarla estarás ya metido en faena y listo para empezar.

Lista Permanente

Berto en su libro también propone tener una tercera lista para anotar las tareas que no tienen una fecha de límite clara o aún faltan muchos días o meses. Todas las tareas de la Lista de Entrada que estén en esta situación deberían estar en la Lista Permanente, de esta forma agilizaremos al revisiones diarias, nos permitirá enfocarnos hacia lo realmente importante.

Esta lista se debe revisar cada varias semanas y decidir si alguna de esas tareas ha de pasar a la Lista de Entrada o de Salida.

Como podréis ver este método es fácil de implementar y seguir. Si lo probáis notareis como aumenta el control sobre vuestro trabajo, sobre vuestro día a día. Si creéis que GTD no es para vosotros intentad utilizar este método, no hay excusa.

Para los que usamos GTD también es interesante el concepto de la Lista de Salida y la revisión a final de día. Yo antes de salir a trabajar reviso mi lista de Próximas acciones y las paso a mi Lista de Salida. Me gusta empezar el día teniendo claro mis objetivos claros y acorde a las necesidades de mi trabajo.

El método de las Dos Listas en el primer paso de los cinco que explica Berto en su libro. Si empezáis a utilizar este método y os funciona os recomiendo que os compréis el libro y lo leáis, os será de mucha ayuda.

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El Método de las Dos Listas de Berto Pena

de simplicidad extrema de Jordi Carrasco

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HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. Cuando incorporo MI OPINION, la identifico CLARAMENTE, con la unica pretension de DIFERENCIARLA del articulo original.

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Antes de crear una empresa…

¿Te gustaría crear una empresa? Bien, me alegro, es una decisión difícil pero veo que tú ya la has tomado. Ahora bien, esta decisión tiene muchas consecuencias que hemos comentado ya en otras ocasiones… pero, con el ánimo de ayudar y de conseguir que esta decisión sea la más adecuada, te recomiendo que leas con calma la siguiente guía.

Se trata de una guía que me encuentro en pymes online y que resume los puntos más importantes a la hora de crear una empresa:

Análisis de la idea
Análisis del mercado
Fabricación
Inmovilizado
Empleo
Financiación
Formas legales
Permisos
Seguros
Plan de negocio

La guía ha sido desarrollada por SPRI y, sin duda, supondrá un buen ejercicio para entender si la empresa que quieres crear tendrá un buen futuro.

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Antes de crear una empresa…

de Apuntes de Gestión de Apuntes Gestión - Redacción

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Curso básico de mapas mentales

Durante los últimos meses he publicado una serie de posts sobre "mapas mentales". Es una herramienta que hay que probar para descubrir su enorme potencial y su versatilidad a la hora de aplicarse a funciones muy diversas.

Estos posts tenían que ver con mi participación en un proyecto de e-learning sobre mapas mentales. El proyecto ha terminado y hoy te puedo presentar aquí el resultado final. Espero que lo disfrutes:

Para ir pinchar en --> IR

En la misma línea, la Diputación Foral de Guipúzcoa, en colaboración con TAK (la empresa a cuyo equipo me he unido para el proyecto de mapas mentales) también ofreceotros cursos e-learning gratuitos como éste de twitter.

Como podrás comprobar se trata de cursos básicos, pero quizás conozcas a alguien a quien le puedan interesar.

Como verás, siempre es mi afán la simplicidad, ya que considero que la pedagogía tiene como misión ayudar a identificar las esencias.

Si quieres detenerte un poco más en los usos y posibilidades de los mapas, puedes revisar los artículos que ya he publicado:

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Curso básico de mapas mentales

Publicado por Alberto Barbero a las 10:54

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Los 7 pasos del crowdsourcing

El crowdsourcing consiste en externalizar la resolución de problemas corporativos a un grupo numeroso de usuarios, lo que permite generar productos o servicios en base a las necesidades de los clientes.

En wwwhatsnew.com explican los 7 pasos necesarios para resolver un problema corporativo a través de la participación de los usuarios:

Tenemos un problema.
Lo hacemos público comunicándolo a nuestra comunidad y a la red.
Solicitamos “ayuda” y “soluciones”.
La comunidad y la red nos envían sus sugerencias y aportes.
Premiamos la solución o respuesta más adecuada a nuestra necesidad y a su o sus creadores.
Hacemos nuestra la solución.
Obtenemos beneficios a la vez que construimos comunidad, reputación y marca.

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Los 7 pasos del crowdsourcing

de the cool ruler de Alberto Dotras

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El gato que vivía en el Ashram

Me fascina cuantos paradigmas y conceptos mal concebidos existen alrededor de nosotros, en nuestras empresas, en nuestras casas, en nuestras vidas…

Cuando llego a trabajar con algún cliente nuevo, una de mis funciones es retar el “status quo”. Me encanta hacer preguntas sobre las actividades que hacen en la empresa e investigar a fondo el por qué o para qué las hacen.

Al entrevistar a los empleados de los diferentes departamentos y realizarles estas preguntas, invariablemente, me encuentro con respuestas como “así me lo enseñaron” o “así lo hacía la persona que estaba anteriormente en el puesto“. La pregunta que sigue no es difícil de imaginar, “¿es la mejor forma de hacerlo, en tu experiencia?”. Esta pregunta casi siempre incomoda a las personas ya que las enfrenta a sus propios paradigmas. Usualmente la contestación es sencilla pero muy informativa…”nunca me había puesto a pensarlo, yo lo hago así porque así me dijeron que lo hiciera…y siempre se ha hecho”.

Y esto no sucede solamente en las empresas, también está presente en nuestra vida familiar y personal a través de nuestros hábitos, comportamientos, rutinas…

Me recuerda un pequeño cuento que suelen utilizar en la India y que me gustaría compartir contigo….

El gato que vivía en el Ashram

Había una vez un gurú que dirigía un ashram en la India.

Un buen día, llegó al lugar un hermoso gato, quien seguía al gurú por todos lados. El gurú y el gato se encariñaron mucho el uno con el otro y se volvieron inseparables.

Resultó que durante las meditaciones diarias y durante las pláticas del maestro, el gato se paseaba interminablemente por entre los discípulos, distrayendo su atención.

Por eso, un día, el maestro tomó la decisión de que cinco minutos antes de empezar cada charla, ataran al gato para que no interrumpiera.

Así pasaron los años hasta que el gurú murió, y su discípulo más viejo lo sustituyó.

Cinco minutos antes de su primera charla, el nuevo gurú mandó atar al gato. Tardaron 20 minutos en encontrarlo.

Con el tiempo el gato también murió. El nuevo gurú inmediatamente mandó que consiguieran otro gato para poder atarlo antes de las meditaciones…

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El gato que vivía en el Ashram

de Éxito de 360 Grados de Julio Lemmen-Meyer

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Resistencia a la productividad

¿Por qué procrastinamos aún sabiendo que este comportamiento nos traerá problemas?

¿Por qué es tan dificil dejar un trabajo o una carrera que no nos lleva a ninguna parte?

¿Por qué continuamos haciendo (o no haciendo) ciertas cosas, a pesar de que sabemos que hacerlas (o no hacerlas) nos perjudica?

Según Seth Godin en su libro Linchpin (2010), una parte de nuestro cerebro, la más instintiva, constituye nuestra principal resistencia a cambiar, innovar o salir de nuestra zona segura. Esta parte de nuestro cerebro, que él llama instinto de supervivencia, es la que se preocupa de nuestra seguridad; se encarga de producir hambre cuando nuestro cuerpo necesita alimentos y temor cuando nos enfrentamos a cosas nuevas. Hay también otra parte del cerebro, a la que Seth Godin llama nuestro genio interior, que es capaz de generar las grandes ideas y el arte que nos permiten marcar la diferencia con el resto de personas.

Ambas partes están en constante lucha. Cada vez que sale tu genio—se te ocurre algo que podría ser brillante—, tu instinto de supervivencia trata de hundirlo, inventando toda clase de historias, razonamientos, urgencias y distracciones. Es difícil sacar lo mejor de ti cuando una parte de ti mismo te dice que te calles y sigas con tu vida.

Daniel Goleman explicó muy bien este fenómeno en su famoso libro Inteligencia Emocional (1995). Él denominaba mente racional a la parte de nuestro cerebro que piensa, y mente emocional a esa otra parte más impulsiva. Ambas interactúan y forman nuestra vida mental.

La mente emocional se corresponde físicamente con el sistema límbico, mientras que la racional se corresponde con el neocórtex. El sistema límbico es la parte del cerebro que se desarrolló en primer lugar y por tanto, aunque es mucho más pequeña, es más poderosa que el neocórtex.

Cuando aparece una emergencia, es la mente emocional la que toma el control. En ese momento, es difícil razonar. Incluso cuando le mente racional gana inicialmente la batalla, la mente emocional trata muchas veces de retomar el control. Es cuando te dices: “¡Uy! No tenía que haberlo hecho”.

La resistencia que provoca la mente emocional—o el instinto de supervivencia—hace que muchos eviten las herramientas que les pueden hacer ganar tiempo y ser más productivos. Prefieren estar ocupados haciendo la lista de tareas de otros a crear la suya. Al vivir siguiendo las instrucciones de otros, no tienen la culpa de nada cuando algo no funciona. ¡Qué tranquilidad!

Es también la principal razón por la que mucha gente fracasa al tratar de implementar un método de productividad personal como GTD. Implica cambiar. Implica disciplinarse en hacer las cosas importantes y eliminar las que simplemente te mantienen ocupado.

No puedes evitar esta resistencia, pero sí puedes adormecerla. Para ello debes crear el entorno y los hábitos adecuados. No es nada fácil, pero aquí tienes algunos consejos:

No sigas siempre las reglas. Sal de tu zona de confort y escribe tu propio guión. ¿Miedo? La sensación de liberación será increíble. Sólo así ocurren grandes cosas.

Aprende a perder. El miedo a fallar es la principal baza que jugará tu instinto de supervivencia para hacerte abandonar. Ignóralo.

Olvida el Plan B. Le das a tu instinto de supervivencia la excusa perfecta para abandonar un nuevo reto.

Ten muchas ideas. Ayuda a tu genio interior a emerger. No todas serán buenas, pero tampoco todas serán malas. Acostúmbrate a generarlas y anotarlas.

Acepta la incertidumbre. No tengas miedo a vivir sin un mapa que te diga qué tienes que hacer en cada momento. Esa es la sal de la vida.

Lee libros como los que menciono en este artículo. Tu instinto de supervivencia te dirá que eso no sirve para nada, pero no es una casualidad que la gente que más lee tenga más éxito en la vida.

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El AUTOR de este articulo es :

Resistencia a la productividad

de Blog de FacileThings

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10 razones por las que fracasará tu proyecto

¿Quieres vivir según tu estilo de vida? ¿Tener una carrera de éxito? ¿Crear un negocio? ¿Dejar de fumar? Independientemente de lo que quieras hacer, ésta es una lista de cosas que debes evitar para aumentar tus probabilidades de éxito:

1. No tener claro el por qué. Lo primero que debes plantearte cuando quieres atacar cualquier proyecto—sobre todo si es de cierta envergadura—es la razón fundamental por la que lo quieres llevar a cabo. Este ejercicio es fundamental porque, si no consigues enunciar una razón de suficiente peso, probablemente no debas empezar—o abandonarás en cuanto aparezcan los primeros problemas—, y si lo haces, necesitarás volver a pensar en ella en los momentos difíciles en que todo tu ser te pida abandonar—los habrá—. Lo que sea que vayas hacer, debería dejarte más cerca de tu forma de vida ideal.

2. No tener una visión clara del resultado final. Empezar con el final en la mente te permite activar toda tu energía y tus habilidades para llegar al resultado deseado. Si no tienes clara la dirección que debes tomar, no serás capaz de establecer con exactitud los pasos necesarios para llegar allí.

3. No definir tus objetivos. No me refiero a no saber lo que quieres; por supuesto, lo sabes. Me refiero a hacer un ejercicio algo más profundo y escribir de forma clara cuál es el resultado que esperas lograr. Si no concretas tus objetivos, tu cerebro no podrá desarrollar las estrategias ni la planificación necesaria para llegar al resultado deseado, y corres el riesgo de estancarte o ir dando tumbos sin llegar a ningún sitio.

4. No definir una fecha límite. Si no lo haces, hay muchas probabilidades de que el proyecto se quede en un simple sueño y no llegue nunca a buen puerto. Esta es la mejor motivación para lograr las metas; te ayudará a saltar de la cama cada día para lograr lo que quieres. ¿Sientes la fecha límite como una presión? ¿Te da miedo no poder cumplirla? La fecha no es el fin en sí mismo, así que no alcanzarla no significa fracasar. Si no la has alcanzado, al menos vas a estar mucho más cerca de tu meta. Si llega el caso, ajústala de nuevo y continúa.

5. Quedarte quieto. Pensar es importante porque nos prepara para hacer las cosas, pero no dejes que el exceso de análisis te lleve a la parálisis. Para hacer las cosas hay que dejar de pensar y empezar a actuar. Vale más un buen plan en movimiento que un plan excelente en preparación. Haz un plan decente, muéstralo a otros para que te digan que no estás loco, y adelante, da el primer paso.

6. Esperar a tener toda la información para tomar una decisión. El camino hasta alcanzar tus metas esta plagado de cruces y desvíos. Y no siempre está claro cuál es la mejor opción. Cuando dejas de tomar decisiones entras en punto muerto, dejas de tener el control y el proyecto gana puntos para ir a la deriva. Hay que arriesgarse y avanzar. La intencionalidad es clave para alcanzar tus objetivos. Si sientes que te estancas, toma una decisión y pon un plan en marcha. No tiene que ser perfecto, ya irás rectificando por el camino.

7. Llevar el paracaídas puesto. La mayoría de los fracasos vienen porque el compromiso no es total. Si no te arriesgas, entonces estas jugando, y si estás jugando, tu cerebro ya está predispuesto a fracasar. Si tienes un paracaídas, tirarás de él al menor problema. Debes comprometerte y poner toda la carne en el asador. Recuerda que tienes una buena razón para ello (¿has leído el punto 1, verdad?).

8. Miedo al fracaso. Los momentos en los que aparecen dudas son los peores. No estás seguro de llegar a tu destino y te martirizas pensando si vale la pena todo el esfuerzo. ¿Sabes qué? Si no intentas hacer algo porque tienes miedo a fallar, ya has fallado. El miedo al fracaso hace que una mala relación se convierta en un mal matrimonio y que un trabajo odioso se convierta en una prisión de por vida. La falta de decisión es una decisión en sí misma.

9. Miedo al éxito. Es menos evidente y más habitual de lo que parece. ¿Qué pasa si lo consigo? Tu cabeza empieza a sabotear la situación, inventando una serie de situaciones incómodas que crees que provocará el éxito. En este caso, hay que volver al punto 1 (¿por qué estoy haciendo esto?) y mirar las cosas con perspectiva. Piensa en el beneficio que obtienes si finalizas el proyecto con éxito, en que estarás más cerca de tu forma ideal de vida.

10. Estar sólo. Algunos proyectos los tiene que hacer uno sólo, pero eso no quiere decir que no puedas compartirlos. Si haces público tu proyecto y lo cuentas a quien le pueda interesar, tendrás una fuente de motivación extra cuando se te haga cuesta arriba. Busca tu comunidad. Hagas lo que hagas, otros lo habrán hecho antes y te pueden ayudar o aconsejar. Busca apoyo y también puntos de vista diferentes. Si ayudas a otros en su viaje, ellos te ayudarán en el tuyo.
Otros artículos relacionados:

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10 razones por las que fracasará tu proyecto

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13 + 1 Portales de Videos para motivación de Emprendedores

¿Buscando motivación para emprender? En internet podemos encontrar infinidad de portales que nos ayudan a la hora de tomar la decisión y, si además la ayuda viene de otros emprendedores, mejor que mejor.

Tras hacer una búsqueda me he encontrado 13+1 portales con videos sobre emprendedores y ayuda para ellos:

1. Emprendedores TV

Sin duda el portal de referencia para la motivación de un emprendedor. Reune los testimonios, en primera persona, de distintos emprendedores españoles. Desde emprendedores de renombre hasta pequeños emprendedores nos cuentan sus inicios, sus miedos, sus problemas y cómo, a través de mucho esfuerzo y convicción, consiguieron poner en marcha sus proyectos.

2. Vimeo

Junto a Youtube es uno de los portales con más videos cargados. Tras hacer una búsqueda por emprendedores me encuentro con más de 1500 videos relacionados (número que ascendería si cambiamos la búsqueda a emprender, empresa…). Algunos con testimonios de emprendedores, otros con ayuda para los mismos… Seguro que si buscáis motivación podréis encontrarla en alguno de sus videos.

3. TED

TED (Tecnología, Entretenimiento, Diseño, del inglés: Technology, Entertainment, Design) es una organización sin ánimo de lucro dedicada a las “ideas que vale la pena difundir” (del inglés: Ideas worth spreading). En su sección “business” tenéis varios videos muy interesantes sobre emprender y empresa.

4. Emprendedores Madri+d

El portal de los emprendedores “innovadores” de Madrid. Se trata de un portal, de la comunidad de Madrid, en el que se vuelcan videos con los testimonios de emprendedores, con proyectos innovadores, de la comunidad de Madrid.

5. Agora News

Se trata de un portal para la retransmisión en Streaming de distintos eventos. Ellos se definen como la primera agencia online de video. La cuestión es que almacenan los videos de los mismos y con una simple búsqueda podemos visualizar los videos de los distintos eventos para emprendedores.

6. Youtube

Si hablamos de videos en internet, hablamos de Youtube. Una simple búsqueda y “ta chan”, más de 6.600 resultados con videos de emprendedores…

7. Daily Motion

Otro de los portales de referencia para compartir videos. En su base de datos tienen más de 1.100 referencias con videos de emprendedores.

8. 5 Min

Con más de 160 millones de visitas únicas al més el portal de ayuda, 5 Min., es una fuente inagotable de videos con ideas para hacer tus cosas. Desde bricolaje hasta crear empresas. En su sección “Entrepeneurs” podéis ver varios videos con consejos para emprendedores y las biografías de grandes empresarios.

9. Tu TV

Al igual que Youtube se trata de un portal para compartir videos. Con muchos menos que los anteriores portales del estilo pero con algo más de 300 registros sobre emprendedores.

10. Ehow

Se trata de un portal similar a 5 Min. Contiene el mismo tipo de videos subidos por los usuarios. Con menos registros que 5 Min pero también con varios videos para emprendedores.

11. Metacafé

El objetivo de MetaCafe es el de un portal de entretenimiento a través de videos. Videos graciosos, caídas, curiosidades… podéis encontrar videos de todo tipo en MetaCafe. Como en los anteriores podéis ver la sección de emprendedores con varios videos.

12. Google

En nuestro recopilatorio no podía faltar Google. En su buscador de videos tiene más de 11.000 resultados para la búsqueda emprendedores. Si probáis con emprender, crear empresa… tendréis muchos más.

13. Ustream

Tal y como ellos se denominan son la plataforma interactiva líder en la emisión en directo. Se trata de un portal similar a Agoranews y en su sección emprendedores tenéis algo más de 140 videos sobre emprendedores o emprender.

14. Ivoox

No se trata de un portal de videos sino de audios pero, por la cantidad de material que han almacenado, he considerado oportuno mencionarles. Tal y como ellos se definen: “IVoox surge de una idea ciertamente peregrina, como es la de querer aprovechar el tiempo durante la conducción, para lo que propone una oferta de diferentes contenidos (radio, audiorevistas, podcasts, …) a la carta, en formato audio.”

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de Apuntes de Gestión de Apuntes Gestión - Redacción

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Resistencia a la productividad

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10 razones por las que fracasará tu proyecto

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