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Empezamos el nuevo año, y qué mejor manera de hacerlo que repasando 12 de los mejores hábitos de productividad personal. Os propongo tomar cada uno de ellos por separado –uno cada mes– y dedicarle 30 días a consolidarlos utilizando el método Seinfeld. Es una forma muy efectiva de integrar estos hábitos a nuestro día a día.
1. Reduce, tira, borra, regala.
Nuestra vida está llena de excesos, cosas que no necesitamos o no utilizamos. Contactos de la agenda y de redes sociales, ropa, objetos personales, lecturas de periódicos y blogs, programas de televisión, software del ordenador… Incluso los minimalistas consumados terminan acumulando con el paso del tiempo. Planea una sesión de 10 minutos a la semana y elimina algo innecesario de tu vida. O por qué no, inicia un proyecto de reducción de objetos personales.
2. Mantén ordenado tu archivo.
Un aspecto fundamental para ser más productivo es encontrar lo que necesitas, cuando lo necesitas. Trata de mantener siempre tus archivos en orden, tanto en el ordenador como en papel. Desde el tradicional sistema A-Z hasta el original sistema Noguchi, pasando por mi sencillo método de archivo digital, o el completísimo sistema Firthunands basado en el sistema de la Biblioteca del Congreso. Elige el que mejor se adapte a tu situación, pero no dejes de tener un sistema de archivo.
3. Lleva siempre contigo una grabadora.
Las ideas pueden surgir en cualquier momento, y no siempre podemos anotarlas en una libreta. En el coche, el gimnasio o caminando por el parque, a veces la mejor opción para capturar las ideas es una rápida nota de voz. Después pásalas a tu sistema de productividad una vez al día.
4. Lleva un registro de lo que completas.
Cuando sientas que no estás siendo suficientemente productivo o te falte motivación para seguir adelante con tus proyectos, echa un vistazo a lo que ya has completado. Cuando estamos inmerso en el día a día, es fácil perder la perspectiva y olvidar todo lo que hemos conseguido. Para ello, puedes llevar una lista de proyectos terminados, o utilizar el registro de tareas completadas de tu programa de productividad favorito.
5. Digitaliza todo lo que puedas.
Por muy eficiente que sea un archivo de papel, siempre se podrán encontrar más rápidamente las cosas en su formato digital. Además, reducir el archivo de papel tiene otras ventajas, como por ejemplo salvar árboles, ahorrar espacio físico, facilitar las copias de seguridad de los documentos importantes, agilizar las comunicaciones, etc.
6. Aprovecha los “tiempos muertos”.
En realidad no existen tales “tiempos muertos”, sino espacios de tiempo en los que no tenemos planificado ningún trabajo. Todo el tiempo está muy “vivo”. La sala de espera del médico, los traslados en metro o autobús, los minutos anteriores a una reunión… son candidatos excelentes para hacer esas tareas de baja intensidad que llevan días en las listas de próximas acciones. La lectura de un artículo de una revista, felicitar a un amigo por teléfono, consultar de un horario o un precio en Internet, hacer un checklist para el próximo viaje, y muchas más. Aprovecha los tiempos muertos para seguir avanzando.
7. Lee más rápido.
La lectura rápida –es decir, la lectura por encima de 400-600 palabras por minuto– es una técnica que nos permitirá aumentar la productividad al leer textos de trabajo y estudio. Informes, artículos de blogs, libros técnicos y todo tipo de textos no literarios deben leerse lo más rápido posible. Al aprender a leer a alta velocidad, no sólo estaremos procesando mucho más material escrito, sino que mantendremos nuestro cerebro en buena forma durante más tiempo.
8. Organízate todos los días.
Cada noche antes de ir a dormir repasa tus listas de tareas, actualízalas con las tareas completadas, y selecciona las tareas más importantes que llevarás a cabo en primer lugar al día siguiente. Asegúrate de que las tareas que elijas estén directamente relacionadas con los proyectos y objetivos que te pueden aportar algún valor, o que se han convertido en urgentes por algún motivo.
9. Automatiza siempre que puedas.
Es increíble la cantidad de tiempo que podemos ahorrar automatizando algunas tareas. Crea reglas de correo para el spam o los correos que archivas de forma repetitiva, en lugar de revisarlos manualmente; domicilia todos los pagos de servicios en una cuenta de banco, en lugar de ir al banco o entrar a tu cuenta por Internet; utiliza las funciones de Excel para resumir datos o filtrar información. Las posibilidades son virtualmente infinitas.
10. Desconéctate cuando trabajes.
Acostúmbrate a aislarte cuando inicies un bloque de trabajo –si utilizas la técnica Pomodoro, debes aislarte durante los 25 minutos que dure cada sesión. Apaga el teléfono móvil; cierra la aplicación de correo, Messenger, Twitter, Facebook…; incluso vete a una sala de reuniones que no esté siendo utilizada si tus compañeros te están interrumpiendo constantemente. El tiempo que dediques a avanzar en tus proyectos debe ser de máxima calidad y concentración.
11. Revisa menos el correo.
De forma ideal no sólo deberías mantener cerrado el programa de correo durante las sesiones de trabajo. Deberías hacerlo todo el tiempo que puedas. Comprueba y procesa el correo sólo 2-3 veces al día –un poco más si tu trabajo te obliga a ello. Si algo es urgente seguro te lo harán saber por otros medios ;-) Aprovecha ese tiempo para hacer otras cosas de valor, como archivar, devolver llamadas, leer un blog de tu interés, o salir a dar un paseo y despejarte.
12. Haz copias de seguridad.
Incluso si tienes otras formas de conseguir los datos perdidos, siempre será más rápido, seguro y eficiente hacerlo a partir de una copia de seguridad. Además, aunque hoy en día está de moda almacenar todo en la “nube”, no todo se puede –o se debe– guardar en Internet. Así que haz copias de seguridad de tus archivos digitales, y también de tus documentos de papel importantes, como contratos, escrituras, pasaporte, documento de identidad, etc. Ya sea como fotocopia o, aún mejor, de manera digital. Créeme, en algún momento agradecerás haberlo hecho.
Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.
Foto por PlayPennies (via Flickr)
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