GTD Básico

Organización de acciones

Una vez has procesado todas tus acciones, el siguiente paso es organizarlas de una forma que sea lógica para ti, de modo que puedas revisarlas con facilidad cuando tengas tiempo.

Las acciones que deben hacerse en una fecha u hora determinadas deben ir a la Agenda. Estas acciones se detectan normalmente en el momento de procesarlas. Resiste el impulso de añadir a la Agenda acciones que te gustaría hacer ese día. Debes pensar en la Agenda como un territorio sagrado que refleja tus compromisos inevitables de cada día.

Si no deben hacerse en un momento concreto, son acciones a realizar cuanto antes y van a Próximas Acciones. La mejor forma de organizar estas acciones es asignándoles el contexto necesario para poder realizarlas. Ese contexto no es más que la herramienta, el lugar, la persona o la situación necesaria para poder llevarlas a cabo.

La definición de esos contextos dependen totalmente de tu estilo de vida, pero algunos de los más habituales son #casa, #oficina, #ordenador, #llamadas, #recados y #leer.

Cuando ser trata de hacer #llamadas, es importante tener el número de teléfono a mano, escrito en el mismo recordatorio. A veces es útil dividir el contexto #recados en sublistas agrupadas por zonas geográficas. Algunas personas—tu jefe, socio, pareja, etc.—pueden tratarse como contextos de modo que puedas repasar todas las acciones relacionadas con ellos la próxima vez que los tengas al teléfono.

Si tú no eres la persona adecuada para realizar la acción, ésta debe ir a tu lista de acciones En espera. Anota el nombre de la persona responsable y revisa el progreso de estas acciones con la frecuencia que consideres necesaria.

Organización de proyectos

Además de organizar tus acciones, necesitas una Lista de Proyectos para anotar todas aquellas cosas que requieran más de una acción para completarse. Se trata de un índice que te ayude a recordar que, aunque ya tengas alguna acción definida al respecto, todavía tendrás que realizar alguna más para alcanzar el resultado final.

A diferencia de las listas de acciones, la lista de proyectos no forma parte de tu trabajo diario (un proyecto no se hace, se hacen las acciones que lo constituyen). Su valor real reside en que, al revisarla a menudo (al menos una vez por semana), nos aseguramos de que todos los proyectos tienen al menos una acción en marcha y no se quedan estancados. Es un forma sencilla de tener controlada toda nuestra carga de trabajo.

Puedes tener una o varias listas de proyectos. Si separas los proyectos personales de los profesionales, no caigas en la trampa de no revisar tus proyectos personales en la misma medida que el resto. Según tu trabajo y la variedad de actividades que realices, puede tener sentido dividir la lista de proyectos en varias listas según diferentes tipos de proyectos.

Organiza tus listas de proyectos de forma que tengan sentido para ti. No importa cuántas tengas siempre que revises el contenido de todas ellas durante la Revisión Semanal.

Igualmente, puedes dividir un proyecto grande en varios subproyectos o, simplemente, definir cada subproyecto como un proyecto completo. Como quieras. Lo importante es que ninguno de ellos escape a laRevisión Semanal.

Los materiales de apoyo a un proyecto no requieren ninguna acción ni necesitan recordatorios, por lo tanto, no deben ir en ninguna lista de acciones. Se trata de información auxiliar que te ayudará a pensar, analizar y tomar las mejores decisiones para completar el proyecto. Estos materiales deben estar totalmente accesibles porque tendrás que consultarlos al ejecutar algunas acciones y, por supuesto, durante la Revisión Semanal.

Organiza el material físico en archivadores o carpetas específicos para cada proyecto. Trata de organizar tus archivos digitales de la forma más centralizada y segura posible, pero considera también la posibilidad de poder acceder a ellos desde cualquier lugar.

Organización de cosas no accionables

Una de las grandes ventajas de GTD es que permite, desde un principio, separar cosas que requieren una acción de otras que, aunque tienen valor, no requieren hacer nada, al menos de momento. Esto redunda en una visión mucho más clara y descongestionada de nuestra zona de trabajo.


Una gran parte de lo que nos llega es material de referencia, es decir, información que queremos guardar, por el motivo que sea.


Necesitarás un buen sistema de archivo para el material basado en papel. Debe estar accesible y debe ser muy sencillo almacenar algo en él y encontrarlo cuando se necesite, por lo que las carpetas deberían estar ordenadas alfabéticamente, o bien por categorías (o una mezcla de ambos sistemas, si se trata de un gran archivo).


La información de tus contactos (teléfonos, direcciones, tarjetas de visita…) es parte de este material. El lugar idóneo para este tipo de información sigue siendo el lugar donde vas a usarla (teléfono móvil, libreta de direcciones de tu correo electrónico, agenda, CRM, etc.).
Si eres como yo, tendrás una parte de tu material de referencia digital en tu propio disco duro y otra parte en la nube (normalmente enlaces a contenidos que consideras útiles). Utiliza una estructura de carpetas comprensible para organizar tus archivos propios y algún software (sólo uno) que te permita clasificar, etiquetar y localizar rápidamente tus recursos en la web.
Otra buena parte de lo que nos llega son cosas que no requieren una acción ahora mismo, pero es posible que en el futuro sí la requieran. Nos interesa guardar estas cosas para no olvidarlas y poder reconsiderlas más adelante. Estos elemento puedes ponerlos en tu lista Algún día/Tal vez o en tu Agenda.


La lista Algún día/Tal vez es la herramienta más creativa de GTD: cosas que te gustaría aprender, sitios que te gustaría visitar, cosas que querrías comprar, proyectos que te gustaría acometer, libros para leer, webs que visitar, ideas en general. Si tienes Próximas acciones que no vas a tocar en un tiempo, muévelas a esta lista. Debes incluir esta lista en tu Revisión Semanal para reconsiderar su contenido de forma periódica (desechar lo obsoleto y mover a Próximas Acciones lo que cobre sentido en tu mente).


También puedes utilizar tu Agenda para poner un recordatorio sobre algo que deberías tener en cuenta en el futuro: eventos a los que podrías acudir, proyectos que podrías activar, aniversarios, decisiones a tomar más adelante, etc.

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El AUTOR de este articulo es :

GTD Básico: Organización de acciones

de Blog de FacileThings 

Getting Things Done - Wikipedia, la enciclopedia libre

es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

Getting Things Done, cuyas siglas son GTD.

Sobre qué trata GTD - Principios - Herramientas y técnicas - El culto a GTD

Si te ha gustado lo mejor que debes hacer es ir a su blog/pagina.

En mi blog no puedes dejar comentarios , pero si en el del autor. 

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HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo  INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. 

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Cuando incorporo MI OPINION, la identifico CLARAMENTE,

 con la unica pretension de DIFERENCIARLA del articulo original. 

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Mi correo electronico es vredondof(arroba)gmail.com por si quieres que publique algo o hacer algun comentario.