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La mejor herramienta GTD



GTD: Getting Things Done.
Siglas que todo aficionado a la productividad ve en su mente cada vez que cierra los ojos…
y piensa en todo lo que NO ha hecho ese día de su lista de tareas pendientes.
Uno de los temas de conversación recurrentes con mis colegas emprendedores es la organización del tiempo, la gestión de tareas, la productividad. Hay un denominador común en todas las personas con las que he conversado sobre productividad y gestión del tiempo:
La productividad nos tiene obsesionados; nunca tenemos suficiente. Queremos más.
GTD and The Now Habit © by dbloete
Somos carne de cañon para los escritores que publican libro tras libro sobre cómo mejorar la productividad. Libros sobre metodologías: GTD, ADD, Autofocus, libros sobre cómo sacar todo el partido a herramientas: Onmifocus, RTM, Flow, iAdd, Things, Basecamp,… todo suena maravilloso, factible, potente y sencillo de ejecutar cuando te lo explica su creador en la contraportada de su libro o en la vista previa gratuita que nos descargamos de Amazon. Pero no es así.
Un buen amigo mío apuesta por la sencillez a la hora de enfrentarse a la lista de tareas pendientes. Y es un gran consejo. Lée el artículo.

La mejor herramienta GTD

Mi granito de arena de hoy sobre el tema de la elección de la mejor herramienta GTD es un tanto peculiar, pero es uno de los que más me sirvió a mí cuando decidí apostar seriamente por una estrategia de gestión de mi productividad personal:
La mejor herramienta de productividad personal que tenemos a nuestra disposición…
está dentro de nuestro cerebro.
En efecto, dicha herramienta está dentro de nuestro cerebro y no es más que un peculiar mecanismo que nos incita a terminar algo que hemos empezado o algo a lo que nos hemos comprometido. Un mecanismo cognitivo que nos genera ese famoso “cargo de conciencia” si dejamos algo a medias, que nos deja intranquilos si no acabamos algo a lo que nos habíamos comprometido -con otra persona o con nosotros mismos-. Podemos llamarlo, por ejemplo: Centro de la Responsabilidad.
Algunas personas han desarrollado a lo largo de los años una barrera entorno a este mecanismo cerebral, para ignorar su funcionamiento y tratar de vivir felices en la mediocridad.  Es algo no deseable, pero es una realidad. Tranquilos; es reversible; hablaremos de ello.
Pero para un gran número de personas, ese mecanismo es lo que les impulsa a ser productivas, a ser excelentes, a cumplir sus compromisos y a volver a casa a tiempo para dar el baño y la cena a sus hijos, con sensación de haber tenido un día productivo.
Como muchos mecanismos de nuestro cuerpo (y mente), podemos ejercitarlo para que sea más efectivo en su trabajo. Y la mejor manera de ejercitarlo es usarlo a menudo: cada vez que nos esforcemos y terminemos algo complejo, algo tedioso pero importante, algo nada apetecible pero necesario, algo que esté en nuestra lista de tareas y que al acabarlo podamos tacharlo, sentiremos una sensación de bienestar y de “misión cumplida“. Eso potenciará nuestro Centro de la Responsabilidad.

¿Quieres experimentarlo en directo?

Esto es lo que debes hacer para activar tu “Centro de la Responabilidad”:


1) Ve a tu lista de tareas: selecciona una tarea que lleve ahí, pendiente, atrasada y marcada como importante durante varios días.


2) Esa tarea era importante y no la completaste a tiempo. ¿Por qué? No importa. Léela, visualízala, interiorízala.


3) Firma un acuerdo personal contigo mismo: te comprometes a acabar esa tarea; HOY.


4) Empieza inmediatamente a ejecutar dicha tarea. Si estabas leyendo este blog es que no tenías ningún incendio que apagar ahora mismo. Esta parte es muy importante; no te lo pienses y comienza con la tarea.


5) Ignora cualquier distracción, silencia el móvil, haz logout de gmail, de skype y otros IM, de Facebook y cierra el Marca online, o lo que leas a diario.


6) Trabaja, produce, completa, escribe, piensa, resuelve….. HAZ eso que has empezado a hacer.


7) Al cabo de un tiempo, flojearás.  Piensa entonces: 


¿Cómo vas a dejar a medias eso que te has comprometido contigo mismo a terminar? Tienes que terminarlo; además, ya estás en ello, lo más sencillo es dejarle resuelto ya. ¡Demonios! ¡¡Te has comprometido contigo mismo!! ¿Tan poco vale tu palabra? ¡¡Vamos!!  (… te está enviando mensajes tu Centro de Responsabilidad!!). Vamos, sigue adelante. Escucha esa voz interior y demuestra tu fortaleza, ti valía. ¡Vamos!
Concluye el trabajo. Tacha la tarea. Respira. Disfruta.

Con este sencillo ejercicio has logrado dos cosas: has tachado una tarea de tu lista y has ejercitado tu Centro de Responsabilidad. La próxima vez, igual que cuando corres o haces ejercicio de otro tipo, te costará un poquito menos. Pronto volarás a través de tu lista de tareas diarias; te lo garantizo.

Ahora piensa un rato en metodologías, libros, herramientas GTD y todo lo que quieras; has terminado una tarea de las que estaban en tu lista de tareas desde hace tiempo… y te mereces un tiempo de relax. Piensa en ello y en unos días hablamos de herramientas y metodologías.



La mejor herramienta GTD

de Pablo L. Renaud de Pablo L. Renaud
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Tres consejos para disminuir las distracciones de e-mail



He publicado otro video de “2 Minutos de productividad”. En este video muestro tres maneras sencillas de eliminar las distracciones del correo electrónico. Aunque uso Mail en el video, estas opciones están disponibles en cualquiera aplicación de correo.


Si sigues los videos por iTunes, no olvides de dejar un comentario o tu valoración en el iTunes Store para que más gente puede encontrar estos vídeos.




Tres consejos para disminuir las distracciones de e-mail

de El Canasto de Jeroen Sangers
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Regla de la distribución del tiempo de trabajo en la vida




 
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Cuando tienes tiempo no tienes dinero; cuando tienes dinero no tienes tiempo; cuando tienes tiempo y dinero ya no estás para nada.
—Homo Minimus
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Según los economistas, el tiempo libre y el ocio son recursos, tanto como cualquier otro recurso. Dividimos nuestro día y el año entre tiempo de trabajo, para  obtener dinero para comprar bienes físicos y servicios; y tiempo libre o de ocio, para relajarnos, estar con familia y amigos, descansar o para lo que queramos.
Según este minimalista existencial, el tiempo libre es uno de los recursos más preciados ( “En el tiempo de ocio encuentra su sabiduría el escriba…”). Sin tiempo libre ningún bien físico se puede disfrutar plenamente y pocos bienes espirituales son accesibles.
¿Qué debemos hacer con el dinero que ganamos?
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Teoría de la renta permanente

Según la teoría de la renta permanente  de Milton Friedman, un consumidor no decide qué consumir en función de lo que gana en el año, sino que su consumo en el año está determinado por lo que espera ganar a lo largo de toda su vida.  Distribuirá su renta esperada total  de manera equilibrada a lo largo de todo su ciclo vital.

Esta teoría supone un comportamiento muy razonable. Desde el punto de vista de la satisfacción que obtiene del consumo, la utilidad marginal  del consumo  se reduce cuando aumenta el consumo.

Esto significa que los años que ganas mucho dinero —pongamos 50.000 euros—, si lo gastas todo, el último gasto en consumo —digamos  los últimos 1.000 euros— te reporta mucha menos satisfacción que los años en que ganas poco; por ejemplo, los últimos 1.000 euros en tus años de universidad o en tu primer trabajo —cuando quizá podías ganar 4.000 euros anuales en trabajos a tiempo parcial o en el verano— tienen una utilidad marginal o satisfacción lograda de ese consumo mucho mayor, les sacabas mucho más partido.
Dicho de otro modo, los últimos euros gastados cuando has gastado mucho son menos satisfactorios que los últimos que gastas cuando todavía has gastado poco. La razón es que un consumidor racional empieza gastando su dinero en los bienes o servicios que más satisfacción le producen y los sucesivos gastos suelen hacerse en los que menos.

Por esto es razonable que distribuyas tu consumo en función de lo que esperes ganar a lo largo de tu vida, de tu renta permanente. De hecho,  la teoría de la renta permanente se cumple empíricamente: se observa que la gente se comporta más o menos de acuerdo a ella: lo que el consumidor considera renta “normal” lo dedica al consumo en un determinado porcentaje; pero si una persona tiene un ingreso que percibe como “extraordinario” — pongamos un premio de lotería o un año en el que va especialmente bien el negocio— suele ahorrar una parte mucho más grande y retrasa el gasto de ese dinero a los siguientes años de su vida.

Cuando la gente gana poco pero espera ganar más en el futuro se suele endeudar; pero cuando gana mucho e interpreta que esa renta es temporal, no representativa de su renta normal, suele ahorrar ese dinero para irlo gastando escalonadamente en sucesivos años. Por eso la gente ahorra para la jubilación, porque quiere mantener su estilo de vida cuando  gane menos que en sus años más productivos laboralmente.

¿Qué deberíamos hacer con el tiempo libre del que disponemos?

Teoría del año sabático

La analogía con el caso del consumo de nuestra renta total esperada en la vida es obvia. Pero no sé si nuestro comportamiento habitual es igual de racional.
Veamos que suele hacer el ciudadano en occidente : pasamos 25 años estudiando. 40 años trabajando. 15 años retirados. Nuestro consumo de tiempo libre se dispara en los últimos 15 años. La cuestión es: ¿es este el mejor uso posible del tiempo? 

¿Por qué concentrar la mayor parte del consumo de tiempo libre al final de la vida?

Como he hemos visto, la utilidad marginal de ese tiempo será necesariamente muy baja: muchísimo tiempo libre hace que  cada vez lo usemos menos satisfactoriamente; al igual que muchísimo dinero gastado en poco tiempo hace que lo que gastas al final sea principalmente en fruslerías.
Por otra parte, es probable que los últimos años no sean los mejores para obtener la mayor utilidad posible del tiempo, aunque solo sea porque no estás en plenitud física y mental, y ciertas actividades te están vedadas o son más dificultosas. Un año de tiempo libre a los 30  o los 50 puede ser aprovechado mejor que a los 90.

Stefan Sagmeister, un diseñador de talento, tiene la siguiente regla que ha puesto exitosamente en práctica: tómate un sabático cada 7 años.

“Pensé que podría ser útil quitar 5 de esos años de retiro [de los 15 habituales] y distribuirlos en los años de trabajo” dice Sagmeister. Y añade “es claramente un disfrute para mí, pero probablemente incluso más importante  es que el trabajo que sale de esos años [sabáticos] revierte en mi empresa y la sociedad en su conjunto en vez de beneficiar  sólo a uno o dos nietos.”

Por tanto, la regla es la siguiente:
Saca 5 años de retiro —quizá entre los 65 y los 70— y distribúyelos — un sabático cada 7 años—   entre los 40 que ibas a trabajar. Así trabajarás 35 de esos inicialmente 40 años de trabajo.
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Fíjate que sigues trabajando igualmente 40 años, pero los has redistribuido a lo largo de tu vida.
Stefan aumenta su disfrute y satisfacción personal y además, según  asegura, obtiene ideas frescas, nuevas experiencias e inspiración, que después del sabático puede emplear de maneras creativas mejorando su trabajo y su productividad. En una conferencia en TED, The Power of time off (podéis verlo con subtítulos en español) explica  cómo usa los sabáticos para refrescar y reenergizar su trabajo, y cómo pasamos por alto el valor que tiene el tiempo libre. Nos muestra también algunos de sus proyectos innovadores inspirados por el tiempo que pasó en Bali.

Con la regla de los 7 años de Stefan estarías dedicando el 12,5 % del tiempo total a sabáticos no directamente productivos.

Esto no quiere decir que sea tiempo sin hacer nada; al contrario, Stefan piensa que es bueno urbanizar o estructurar este tiempo. Pero es un tiempo alejado de las urgencias y presiones habituales y un tiempo para explorar libremente otras posibilidades.
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Empresas innovadoras

A propósito, algunas de las empresas más exitosas del mundo hacen uso del tiempo libre dentro del trabajo como forma de fomentar la creatividad, no se obsesionan por estar produciendo constantemente o por rentabilizar en el corto plazo todo lo que hacen.

3M, una de las empresas más innovadoras de todos los tiempos, deja a sus empleados un 15% del tiempo para perseguir los proyectos personales que quieran, sin restricción alguna.

Google da a sus empleados un 20% del tiempo para usos personales.  Estimula a sus trabajadores a utilizar el 20% de su tiempo laboral en pensar y desarrollar nuevos proyectos. La compañía asegura que la mitad de los productos que ha lanzado provienen de ese 20% de tiempo libre para los empleados.


Ferrán Adrià abre su restaurante 5 meses al año y dedica los otros 7 meses a experimentar y crear nuevos platos.

Regla de la distribución del tiempo de trabajo en la vida

de Homo Minimus de homominimus
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Los seis consejos de Tal Ben-Shahar

 Tal Ben-Shahar que  es profesor de la Escuela de Negocios de Harvard. El curso de Tal Ben-Shahar sobre felicidad y psicología positiva es el más popular que ofrece esta  universidad.



Los seis consejos de Tal Ben-Shahar sobre cómo lograr el estado de ánimo adecuado para sacar el máximo rendimiento de nuestro potencial los recoge HSM y pasarían por:
1. Permitirse ser humano. Cuando aceptamos las emociones, como el miedo, la tristeza o la ansiedad, como naturales, somos más propensos a superarlas. Rechazar nuestras emociones, positivas o negativas, conduce a la frustración y la infelicidad.
2. La felicidad se encuentra en la intersección entre el placer y el significado. Ya sea en el trabajo o en el hogar, el objetivo es realizar actividades que sean personalmente significativas y agradables. Cuando esto no es posible, asegúrate de tener reforzadores de la felicidad , momentos a lo largo de la semana que te aporten tanto placer como significado.
3. Ten en cuenta que la felicidad depende principalmente de nuestro estado de ánimo, no del estado de nuestra cuenta bancaria. Salvo en circunstancias extremas, nuestro nivel de bienestar está determinado por aquello en lo que elegimos enfocarnos, y por nuestra interpretación de los acontecimientos externos.  Por ejemplo, ¿Cómo vemos el vaso, medio lleno  o medio vacío?¿Vemos al fracaso como algo catastrófico, o como una oportunidad de aprendizaje?
4.  ¡Simplifica! Estamos, en general, demasiado ocupados tratando de hacer cada vez más actividades en menos tiempo.  La cantidad influye en la calidad, y comprometemos nuestra felicidad cuando tratamos de hacer demasiado.
5. Recuerda la conexión mente-cuerpo. Lo que hacemos,  o no hacemos, con nuestro cuerpo, influye en nuestra mente. Hacer  ejercicio regularmente, dormir lo suficiente y comer de forma saludable, lleva tanto a la salud física como mental.
6. Expresa agradecimiento cuando sea posible..Muy a menudo damos por sentado nuestras vidas. Aprende a apreciar y a disfrutar las cosas maravillosas de la vida, desde las personas hasta la comida, desde la naturaleza a una sonrisa.
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Ejercicio: tu propio Plan de Mejora Productiva



No soy muy propenso a hacer posts recopilatorios y muy rara vez hago listas de artículos anteriores. Pero dado que estoy disfrutando de unas semanas de retiro y desconexión en mi querida Sudáfrica, aprovecho para “dejarte deberes” mientras no actualizo el blog. 


He seleccionado algunos de mis artículos clave con los que he preparado un ejercicio práctico que quiero proponerte.

Y “práctico” implica poner en marcha, hacer, probar y practicar. Porque lo peor que se puede hacer con la Productividad es leer sobre ella y no hacer nada después. 


Leer sobre Productividad te transmite una falsa sensación de mejoría. Cuando lo lees dices: «Ummm, este tío tiene razón, esto me puede venir bien» y te quedas creyendo que algo ha cambiado o mejorado. No es cierto, todo sigue igual. Lo único que cuenta, siempre, es volcarte en llevarlo a la práctica.

Mientras estoy desconectado estas semanas y no actualizo el blog, te invito a diseñar tu propio Plan de Mejora Productiva. 


Un interesantísimo ejercicio que te permitirá ponerte en marcha y, apoyándote en alguna idea que puedas encontrar en estos artículos, empezar a mejorar áreas y aspectos concretos de tu Productividad y Organización.

Áreas de Mejora

Recorriendo lo que para mí son las cinco áreas clave de la Productividad Personal, he escogido 15 artículos clave con material para leer, pensar y por encima de todo hacer.

¿Cómo construir tu Plan?

PASO 1

 Dedica 15-20 minutos a analizar y reflexionar sobre los aspectos de tu Productividad que te he propuesto. En tu caso concreto, ¿qué área está peor? ¿Cuál te interesa mejorar antes? ¿Cuál crees que necesita un empujón fuerte?


PASO 2

 Lee a fondo cada uno de los artículos de esa sección (y otros que puedas encontrar en este u otro blog). Pero no los leas sin más. Yo te animo a hacer una lectura activa: reléelos, toma notas, apunta ideas, ejemplos prácticos… “Haz tuyo” ese texto e ideas y trasládalo a tu trabajo o estudios.
Y hacerlo tuyo implicar concretarlo en Acciones. Es la clave de todo y el único propósito de estas ideas. Nacieron para convertirse en algo real. Elige un hábito, un cambio, una nueva rutina y despiézala en pequeñas acciones o gestos. Recógelos en una lista, un diagrama o un mapa mental.


PASO 3

 ¿Cómo practicar esas acciones? ¿Cómo poner en marcha esos nuevos gestos?
  1. Elige sólo una cosa. No intentes cambiar todo a la vez. Sólo un hábito o rutina a la vez.
  2. Empieza por un gesto pequeño y sencillo. Da igual si (de momento) no te parece un avance importante.
  3. Repítelo hasta la saciedad. Todos los días e incluso varias veces al día. La repetición rompe cualquier resistencia.
  4. No tengas prisa por saltar al siguiente cambio o nuevo hábito. Hay tiempo de sobra para mejorar.

¿Cuándo empezar?

Ahora mismo. En cuanto termines de leer esta frase. Haz que tu próxima acción sea ya un cambio. ¡Ánimo!



Ejercicio: tu propio Plan de Mejora Productiva

de ThinkWasabi de Berto Pena
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Algunos errores básicos en la dirección de equipos.


Si has sido promocionado recientemente para responsabilizarte de un equipo de trabajo, estas de enhorabuena pero no te olvides de ciertos errores que se pueden cometer en la dirección de equipos:



1º.- No tener objetivos claros: Actuar por acontecimientos nos lleva a vivir el cortísimo plazo, sin coordinar los objetivos individuales con los del conjunto del equipo y la falta de planificación nos lleva  a no saber distinguir lo importante de lo urgente.  Fernández-Araoz  autor del libro “Rodeate de los mejores”  afirma que se debe saber cambiar el paradigma de que lo único importante es lo urgente, al nuevo de que lo único urgente es lo importante.
2º.- Carecer de prioridaes:  Hay que reconocer que es lo principal de nuestro trabajo para centrarse en él y ser capaz de pensar más allá de las presiones diarias, recuerda el juego de las piedras.
3º.-No medir los trabajos que se realizan: Con un entorno tan complicado como el que vivimos,  hay que tener a la organización orientada a la productividad, pero no sólo  como  una política de ajustes  y reducción de costes sino también como una política donde los trabajos y los trabajadores aporten valor añadido a la organización y que este aporte en valor se pueda medir para dar más y mejor  a los mejores colaboradores. Esto nos debe obligar a más control sobre los resultados, más transparencia para saber como se estan logrando esos resultados y más medición de los mismos.
4º.- Ser el mejor “Hacedor”: Hay que saber delegar y no quererlo hacer todo uno mismo. La delegación genera confianza y repercute positivamente en la motivación. Se impone un líder con un perfil que fomente la participación y con gran capacidad para el trabajo en equipo.
5º.- Escasa sensibilidad hacia la problemática y desarrollo de sus colaboradores: Entramos de lleno en las capacidades que genera lainteligencia emocional y lograr ser una persona cercana que escucha  y estimula a sus colaboradores, influyendo en ellos para construir un equipo alineado con la estrategia de la compañia y orientado a la consecución de los objetivos.
6º.- Falta de afán por mejorar: Como ya hemos llegado, ¿qué más da? podríamos pensar. Esta falta de ambición y conformismo nos llevará a no generar iniciativas, reducira nuestra capacidad creativa (con las personas, para las personas y para el negocio). La aptitud es tan importante como laactitud a la hora de liderar un equipo. Hay que estar implicado y comprometido con la empresa y con nuestro equipo para conseguir los resultados
7º.- No captar y/o aprovechar oportunidades: La única manera de sobrevivir es colaborar con nuestro equipo en la creación del “Oceano Azul” para nuestra compañía, sacar nuestro espíritu emprendedor en favor de la compañía planteando escenarios con más perspectiva, donde quepan soluciones con un impacto positivo para la cuenta de resultados de la empresa.
8º.- Funcionar por autoridad jerárquica:  Deberiamos desarrollar nuestras capacidad para lograr consenso en lugar de “tirar” de nuestra autoridad formal, porque haciendolo así dejamos de hacernos seguir por personas convencidas y motivadas, dejamos de liderar al perder el carisma  que nos hace empatizar con los demás.
Seguro que eres capaz de añadir algún error más…
A.L.
Publicado el 09-01-2009 en Habilidades Directivas.

Algunos errores básicos en la dirección de equipos.

de Liderazgo y gestión de equipos. de alfredus

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Identificación de objetivos durante la negociación

Por Fermín de Rojas,

El primer paso de cualquier tipo de negociación es identificar todos los objetivos, preguntándose uno a si mismo,¿qué es o que quieres conseguir de la negociación?.
-         Clarificación de objetivos.
Raramente se encontrará solo un objetivo en una negociación.
Antes de entrar en una reunión, se aconseja hacer una lista de todos los objetivos, poniéndolos en orden de prioridad e identificando aquellos que no son importantes y que puedes vivir sin ellos. 
Este ejercicio, ayudara a tener identificados los posibles puntos a ceder durante el proceso de negociación.

-          Clasificación de prioridades.
Dividir las prioridades en tres grupos:
1. Aquellos que son los objetivos ideales que se quiere.
2. Aquellos que representa un objetivo realista.
3. Aquellos que son la base mínima para que la negociación no sea un fracaso.

A continuación se procedería a poner un valor a cada uno de los objetivos del 1 al 10 en orden de importancia.
Pongamos un ejemplo para conseguir entre lo que se quiere y lo que se necesita para ayudarnos a la hora de asignar valores a los diferentes objetivos.
“Esta tarde, durante una conversación con unos compañeros de trabajo, me han enseñado un nuevo modelo de teléfono móvil y he decidido cambiarlo por el nuevo Samsung Galaxy S. Al volver a mi puesto de trabajo, me he dado cuenta que mi ordenador no arranca y según el técnico el disco duro se ha corrompido y ya no vale para nada”.
Está claro, según este ejercicio, que necesitas cambiar de pc, y eso es la prioridad numero uno al necesitar un equipo para continuar trabajando. Por el otro lado, querías cambiar el antiguo móvil por el último modelo de Samsung Galaxy S, el cual puede ahora esperar.
Este ejemplo ayuda a entender y reconocer lo que el adversario quiere  y necesita durante la negociación.
Consejos prácticos de Negociación.
- Escribe todos tus objetivos y ponlos en orden de priorización.
- Identifica los problemas que puedan poner en riesgo la negociación y aquellos que no.
- Expresar cada objetivo en una frase.
- Descartar aquellos objetivos que sean identificados como inalcanzables antes de negociar.




Identificación de objetivos durante la negociación

de SpanishPMO de admin
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