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Publicado en el Blog SIMPLICIDAD
Un principio que puede cambiar la vida (II)
En el articulo de la semana pasada introduje un principio que puede cambiar la vida, “el principio de Pareto” o también conocido como el “principio del 80-20”. En el articulo de esta semana trato de este principio aplicado al trabajo.
El principio dice que el 20% de una acción producirá el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante sólo origina el 20% de los efectos. Estas cifras son arbitrarias; no son exactas y pueden variar. [1]
Por ejemplo, en mi trabajo actual utilizo el 20% de los conocimientos que aprendí cuando era estudiante en la universidad. O, como profesor, pregunto a mis alumnos en los exámenes el 20% de los conceptos que hemos dado en las clases.
Comprender el funcionamiento del principio 80-20 permite determinar las acciones óptimas para alcanzar los resultados deseados.
El nacimiento de mi primer hijo fue el momento en el que empezó mi interés por la efectividad y la organización del tiempo con el fin de armonizar mi vida familiar con mi trabajo de ingeniero (que para mi es una pasión). En ese momento y, con el objetivo de optimizar mi rendimiento diario, decidí analizar mi jornada de trabajo. En ese análisis detecté acciones o aspectos de mi trabajo que me hacen perder tiempo y que no aportan ningún (o muy poco) valor añadido a mi trabajo. Esos aspectos son:
1. El desorden del escritorio y de las carpetas y ficheros en el ordenador.
Muy a menudo tengo que buscar información en ficheros o carpetas que utilicé por última vez varios meses atrás. El ser disciplinado en la forma de archivar y ordenar ficheros (en papel y en el ordenador) es importante para ganar tiempo cuando tengo que recuperar la informacion. A veces, el hecho de ordenar un fichero en un lugar de fácil acceso me puede tomar un poco de tiempo pero esta compensado cuando meses después tengo que volver a consultar el los datos.
“La vida es en verdad muy simple pero nosotros insistimos en complicarla” Confucio
Stephen Covey, en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, clasifica nuestras acciones en un plano como el de la figura: según dos ejes: la urgencia y la importancia de la acción. El cuadrante 2 es el cuadrante donde residen las acciones de la “gente efectiva”.
Son acciones no urgentes pero de gran importancia. Un ejemplo de acción en el cuadrante 2 es el ser ordenado y tomar el tiempo de archivar correctamente nuestro trabajo. Otro ejemplo es el hacer ejercicio semanal. El ejercicio semanal mejora nuestra salud y minimiza el riesgo de ciertas enfermedades. El cuadrante 4 son acciones crisis, de alta importancia y urgentes. Hay que minimizar el número de acciones en ese cuadrante ya que suelen generar estrés.
2. La no planificación de la jornada
El no planificar un día de trabajo hace que mi concentración sea difusa. La agenda es una herramienta imprescindible para la organización de mi jornada de trabajo. Cuando apunto una cita o una tarea en mi agenda siento el alivio de sacar esa tarea de mi memoria (que falla mas veces que la agenda!!!) y siento que me puedo concentrar mas en la tarea que estoy haciendo. Dar un orden de prioridad a las tareas incrementa el rendimiento.
3. Envío de correos electrónicos y fax.
El responder correos electrónicos y la gestión del fax pueden ser tareas que consumen una gran parte del tiempo. El tener plantillas de correo/fax puede hacernos ganar tiempo.
4. Alertas e-mail.
Las alertas de recepción de correo electrónico pueden hacernos perder concentración sobre la tarea que estamos realizando (ver articulo semana anterior) Limitar las veces que chequeamos el correo electrónico al día puede ser una buena estrategia para concentrarnos sobre la acciones que estamos realizando y que nos llevan al cumplimiento de nuestros proyectos.
5. Comunicación poco eficaz.
La falta de comunicación es uno de los problemas que, en mi experiencia profesional, mas tiempo nos hace perder. Seguramente tratare el tema en un artículo futuro. Por el momento te dejo un texto que invita a la reflexión:
Entre lo que pienso,
Lo que quiero decir,
Lo que creo decir,
Lo que digo,
Lo que quieres oir,
Lo que crees oir,
Lo que oyes,
Lo que tienes ganas de comprender,
Lo que comprendes…
Hay ocho posibilidades que tengamos dificultades a comunicar.
¿Cuales son las tareas que hacen bajar tu rendimiento? ¿Cuanto tiempo pasas en esas acciones de “poco valor añadido”?
Analizar nuestras acciones cotidianas nos permite eliminar esas tareas que nos hacen perder nuestro tiempo y centrarnos en las tareas esenciales que nos harán prosperar en nuestro trabajo, tener más posibilidades de promoción y llegar antes a casa para pasar tiempo con los que más queremos.
Simplificar (y de aquí el nuevo titulo del blog), centrarse en lo esencial, es una decisión personal que nos permite obtener más haciendo menos.
Hasta la semana que viene,
Rafael
El principio dice que el 20% de una acción producirá el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante sólo origina el 20% de los efectos. Estas cifras son arbitrarias; no son exactas y pueden variar. [1]
Por ejemplo, en mi trabajo actual utilizo el 20% de los conocimientos que aprendí cuando era estudiante en la universidad. O, como profesor, pregunto a mis alumnos en los exámenes el 20% de los conceptos que hemos dado en las clases.
Comprender el funcionamiento del principio 80-20 permite determinar las acciones óptimas para alcanzar los resultados deseados.
El nacimiento de mi primer hijo fue el momento en el que empezó mi interés por la efectividad y la organización del tiempo con el fin de armonizar mi vida familiar con mi trabajo de ingeniero (que para mi es una pasión). En ese momento y, con el objetivo de optimizar mi rendimiento diario, decidí analizar mi jornada de trabajo. En ese análisis detecté acciones o aspectos de mi trabajo que me hacen perder tiempo y que no aportan ningún (o muy poco) valor añadido a mi trabajo. Esos aspectos son:
1. El desorden del escritorio y de las carpetas y ficheros en el ordenador.
Muy a menudo tengo que buscar información en ficheros o carpetas que utilicé por última vez varios meses atrás. El ser disciplinado en la forma de archivar y ordenar ficheros (en papel y en el ordenador) es importante para ganar tiempo cuando tengo que recuperar la informacion. A veces, el hecho de ordenar un fichero en un lugar de fácil acceso me puede tomar un poco de tiempo pero esta compensado cuando meses después tengo que volver a consultar el los datos.
“La vida es en verdad muy simple pero nosotros insistimos en complicarla” Confucio
Stephen Covey, en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, clasifica nuestras acciones en un plano como el de la figura: según dos ejes: la urgencia y la importancia de la acción. El cuadrante 2 es el cuadrante donde residen las acciones de la “gente efectiva”.
Son acciones no urgentes pero de gran importancia. Un ejemplo de acción en el cuadrante 2 es el ser ordenado y tomar el tiempo de archivar correctamente nuestro trabajo. Otro ejemplo es el hacer ejercicio semanal. El ejercicio semanal mejora nuestra salud y minimiza el riesgo de ciertas enfermedades. El cuadrante 4 son acciones crisis, de alta importancia y urgentes. Hay que minimizar el número de acciones en ese cuadrante ya que suelen generar estrés.
2. La no planificación de la jornada
El no planificar un día de trabajo hace que mi concentración sea difusa. La agenda es una herramienta imprescindible para la organización de mi jornada de trabajo. Cuando apunto una cita o una tarea en mi agenda siento el alivio de sacar esa tarea de mi memoria (que falla mas veces que la agenda!!!) y siento que me puedo concentrar mas en la tarea que estoy haciendo. Dar un orden de prioridad a las tareas incrementa el rendimiento.
3. Envío de correos electrónicos y fax.
El responder correos electrónicos y la gestión del fax pueden ser tareas que consumen una gran parte del tiempo. El tener plantillas de correo/fax puede hacernos ganar tiempo.
4. Alertas e-mail.
Las alertas de recepción de correo electrónico pueden hacernos perder concentración sobre la tarea que estamos realizando (ver articulo semana anterior) Limitar las veces que chequeamos el correo electrónico al día puede ser una buena estrategia para concentrarnos sobre la acciones que estamos realizando y que nos llevan al cumplimiento de nuestros proyectos.
5. Comunicación poco eficaz.
La falta de comunicación es uno de los problemas que, en mi experiencia profesional, mas tiempo nos hace perder. Seguramente tratare el tema en un artículo futuro. Por el momento te dejo un texto que invita a la reflexión:
Entre lo que pienso,
Lo que quiero decir,
Lo que creo decir,
Lo que digo,
Lo que quieres oir,
Lo que crees oir,
Lo que oyes,
Lo que tienes ganas de comprender,
Lo que comprendes…
Hay ocho posibilidades que tengamos dificultades a comunicar.
¿Cuales son las tareas que hacen bajar tu rendimiento? ¿Cuanto tiempo pasas en esas acciones de “poco valor añadido”?
Analizar nuestras acciones cotidianas nos permite eliminar esas tareas que nos hacen perder nuestro tiempo y centrarnos en las tareas esenciales que nos harán prosperar en nuestro trabajo, tener más posibilidades de promoción y llegar antes a casa para pasar tiempo con los que más queremos.
Simplificar (y de aquí el nuevo titulo del blog), centrarse en lo esencial, es una decisión personal que nos permite obtener más haciendo menos.
Hasta la semana que viene,
Rafael
