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Introducción a la metodología GTD
Rodrigo Fernández en MOVIENDONOS
GTD son las siglas inglesas para Get Things Done, algo así como ten las cosas hechas. GTD es una metodología de trabajo que se está poniendo muy de moda últimamente y que funciona especialmente para labores técnicas y especialmente relacionadas con los ordenadores, y además creo que encaja perfectamente para elusuario típico de trabajador en movilidad.
La idea subyacente en toda esta metodología es realmente muy simple, se basa en unsistema de listas de tareas (o TODO lists). La gracia de todo esto se basa en tener varias colas distintas con las cosas que tenemos que hacer organizadas por temas y prioridades, de tal modo que si lo organizamos correctamente vamos a saber en todo momento que es lo siguiente que tenemos que hacer.
En un principio puede parecer aparatoso el tener que crear este sistema y mantenerlo, teniendo que mantener en orden todas nuestras tareas. No obstante esto no hará otra cosa que ahorrarnos tiempo porque no tendremos que estar preocupados de que hacer en cada momento, estar decidiendo que tareas tienen la prioridad máxima. También al escribirlo dejaremos de pensar en nuestras futuras tareas y podremos centrar toda nuestra atención en la tarea que estamos realizando en este momento.
Aunque se trata de solo un método y lo podemos poner en práctica mediante un lápiz y un papel existen varios programas que nos van a ayudar a realizar estas tareas con maor comodidad y eficacia. Los hay para todas las plataformas y yo os voy a recomendar los que en mi opinión son los mejores:
- Para Windows tenemos muchas opciones, para mi la mejor es en el caso de que usemos Outlook utlizar el plugin de GTD que nos proporcionará funcionalidades GTD. Si queremos un programa a parte podemos usar tudomo, una aplicación con muy buena estética y muy buen funcionamiento.
- En el caso de tener un mac en mi opinión no hay ninguna duda sobre que software usar y este es Things. Se trata de un software que está aún en versión Beta, lo que se nota en que cada poco tiempo tenemos actualizaciones con mejoras. Aún tratandose de una beta es totalmente funcional y es una verdadera delicia, es con el que yo trabajo día a día.
- Por último es interesante llevar siempre encima nuestro programa de GTD, por eso son interesantes las versiones que hay para smartphones de estas herramientas. En este punto hay bastantes herramientas para Palm pero pocas para Windows Mobile, la única decente que yo he encontrado es Blade Wiki, que en realidad no es más que un wiki preparado para este tipo de tareas.
La cantidad de software en cuanto a esto es realmente enorme y si nos os convencen mis recomendaciones por la razón que sea os animo a probar cualquier otro programa existente. Existe un wiki en el que van apuntando todas las herramientas existentes para este fin, podéis visitarlo haciendo click aquí.
Tambien
Hay la opción de usar un clon de things desde Windows (o desde cualquier SO) con http://thn.gs es una aplicación on line que soporta Gears por lo que también se puede trabajar off line
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Puesta en práctica de la metodología GTD
El otro día hablábamos en el post Introducción a la metodología GTD en el que comentábamos de que se trata y que programas podíamos usar para ello. Os recomiendo que si no lo habéis leído y no sabéis que es lo hagáis antes de comenzar con este artículo pues es básico para comprenderlo correctamente. En este artículo voy a contaros como podemos usar una herramienta concreta de GTD para organizar nuestro trabajo. Para mostraros el funcionamiento he decidido usar la versión web de Things, ya que considero que es muy interesante ya que podemos tener acceso desde cualquier sistema que disponga de un navegador web. La interfaz además como veréis es muy clara y agradable. Podéis haceros una cuenta gratuitamente en su página web: http://thn.gs/
Una vez que tengamos nuestro usuario encontraremos la siguiente pantalla:
Lo primero que tendremos que hacer es, según la metodología GTD, introducir tareas dentro de nuestro “Inbox”, luego desde allí nos encargaremos de ordenarlo poniendo cada cosa en su lugar. Al final esto es como todo, cada maestrillo tiene su librillo y termina adaptando todo a su forma de trabajo. No obstante yo os cuento la forma standard de hacerlo. En mi caso yo creo las tareas ya cada una en su sitio y me ahorro el paso de moverlas del inbox a su bandeja.
Para crear una nueva tarea pulsamos el botón del símbolo de + (suma) que hay en la cabecera a la izquierda, al hacer esto veremos lo siguiente:
En este caso he añadido ya información en los campos:
New To Do: El nombre de la tarea que estamos apuntando.
Tags: Las etiquetas de esta tarea, para mantener así un mejor orden.
Notes: Si queremos añadir alguna anotación al respecto.
Due Date: Si esta tarea tiene una fecha concreta en la que debe ser realizada.
De estos 4 campos el único que es obligatorio es el primero, si bien el segundo es también bastante recomendable rellenarlo, nos facilitará futuras búsquedas. En el caso del ejemplo estamos apuntándonos la tarea de enviar un correo, con los tags “mail” y “cliente”, como notas tenemos la dirección del cliente y el asunto del correo que le enviaremos y en due date en este caso no pondremos nada.
Vamos a ver como hacer ahora una segunda tarea pero en este caso con una fecha programada (due date):
El proceso es muy sencillo, y no difiere hasta el último paso de la forma de dar de alta una tarea, tal y como lo hicimos en el anterior punto. En este caso lo único que haremos al final será hacer click sobre due date y se nos desplegará un calendario donde indicaremos la fecha en la cual debemos haber realizado la tarea. En el caso del ejemplo se tratará de una tarea que nos recuerde que tenemos que presentar nuestra declaración trimestral del IVA, algo que seguramente os sonará si sois trabajadores autónomos.
Con esto hemos conocido el funcionamiento de la bandeja “Inbox”, vamos a ver la bandeja que en mi opinión es más importante en la metodología GTD, se trata de la bandeja de “Today” (Hoy). En ella pondremos las tareas que tenemos que terminar en el día de hoy, es por tanto nuestra lista de tareas del día. Lo normal es que al principio del día vayamos a nuestro inbox donde veremos nuestras tareas pendientes y decidamos cuales de ellas tenemos que realizar el día de hoy, ya sea porque tienen más alta prioridad o por la razón que cada uno considere oportuna. Una vez que hemos decidido que una tarea de la bandeja de inbox tiene que pasar a la bandeja de today tan solo tendremos que arrastrarla hasta el menú de “Today” y de esta forma tan sencilla habremos conseguido tener una tarea para el día de hoy. Os dejo una captura con 3 tareas que he programado para realizar en el día de hoy:
En este caso hoy de momento tan solo tendría que: enviar un email a un cliente, sacar la basura y comprar la leche, debe ser mi día de suerte.
Para terminar de comprender el funcionamiento básico de GTD con things solo nos queda el poder marcar como terminadas las tareas que hemos mandado a la carpeta de “Today”. Y es que supongamos que hemos salido a tirar la basura y de paso hemos pasado por la tienda a comprar algo de leche, podremos marcar como terminadas dos de nuestras tareas, para lo cual tan solo tendremos que marcar el checkbox de la tarea y pasará a aparecer como realizada. En la captura os dejo un ejemplo con una tarea marcada como realizada y otra no:
Pasado el día las tareas realizadas pasarán a la bandeja de “Logbook”, que podríamos llamarla en castellano la bandeja de tareas realizadas, podemos navegar por esta tarea si queremos ver si en el pasado terminamos una tarea, o incluso saber en que fecha en la que lo hicimos.
Con esto hemos aprendido el funcionamiento básico de GTD y de Things y podréis empezar a usarlo en vuestro trabajo diario. En un siguiente artículo contaré como poder usar 3 bandejas, que si bien no son imprescindibles, si las usamos nos pueden ayudar mucho, estas serían: “Someday”, “Projects” y “Areas”. Espero que esta metodología os sirva para mejorar vuestra organización a la hora de trabajar.
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Puesta en práctica de la metodología GTD II
Lo prometido es deuda y aquí esta el segunda artículo de la puesta en práctica de la metodología GTD. Antes de la lectura de este os recomiendo que leáis mis anteriores artículos, cuyos links os dejo al final de éste. Dicho esto, si recordáis en el anterior artículo nos quedaban por explicar tres de las bandejas de someThings. Pasaremos a ir viéndolas una por una:
Lo primero es la bandeja de “Someday”, un concepto que considero muy sencillo, pero a la vez muy útil sobre todo para mentes procrastinadoras como la mía. La función de esta carpeta es la de dejar aquí las tareas que no tienen que estar terminadas en un momento en concreto, simplemente las queremos tener ahí para cuando tengamos un hueco libre o la posibilidad de hacerla. Para el ejemplo voy a crear una tarea que podría encajar en esta bandeja:
Efectivamente se trata de la tarea de ordenar nuestro escritorio, una tarea que muchas veces “procrastinamos”. La cuestión es que esta tarea una vez creada en la bandeja de “Inbox” la moveremos hasta la de “Someday”, quedando ahí lista para cuando tengamos un rato.
Vamos a ver ahora la bandeja de “Projects”, en ella organizaremos los distintos proyectos que tengamos. La organización de esto depende de cada uno, según nos guste tener organizadas las cosas y la naturaleza de nuestro trabajo. Para el caso del ejemplo he utilizado una organización bastante genérica. Tan solo he creado 3 proyectos con nombres numéricos, os dejo aquí la captura:
Para la creación de estos proyectos tan solo tendremos que situarnos en dicha bandeja (Projects) y dar al botón de + (suma). Ahí de nuevo al igual que con las tareas podremos definir los campos pertinentes. Una vez tenemos creados nuestros proyectos podemos asignar cada una de nuestras tareas a distintos proyectos. Estas bandejas son independientes de las de “Today”, “Next” o “Someday”, una tarea que este en un proyecto estará además en una de estas bandejas. Por ejemplo una tarea que hayamos creado que se llame: llamar al “cliente a”, que este dentro de “proyecto 1” puede estar a su vez en la bandeja “Today”, pues indicará que esta tarea pertenece a dicho proyecto.Podríamos verlo como una carpeta donde agrupar cada una de nuestras tareas que serían folios. En el ejemplo por ejemplo podríamos tener algo así:
Dentro del proyecto 1 hemos asignado 2 tareas.
Por último veremos la bandeja de “Areas”. Esta bandeja es opcional y hay quienes deciden trabajar en GTD sin ella. Esto es algo que depende de vuestros gustos, mi deber es contarla y que vosotros decidáis si os es de utilidad. Para explicar esta bandeja me vais a permitir que vuelva otra vez a la metáfora usada antes, decíamos que una tarea sería un folio donde tenemos escrita la tarea, el proyecto es la carpeta que contiene las tareas (los folios). Pues el área sería el cajón donde guardaríamos las carpetas (proyectos), pero que además podemos guardar folios (proyectos) sueltos.
Así pues el área será un contenedor de proyectos o tareas sueltas. Una forma de utilizar esto puede ser para diferenciar trabajos para distintos clientes. O para áreas claramente diferenciadas, mirad la separación que he hecho yo en el ejemplo:
He creado dos áreas para clientes, donde tendremos dentro los proyectos de cada cliente y otra a parte para las tareas domésticas propias. Por ejemplo esto será lo que contiene Cliente 1:
Contiene dos proyectos, el proyecto 1 y el 2. Recordemos que estos proyectos pueden contener a su vez tareas dentro (que será lo habitual)
En el caso del Área de Labores Domésticas contiene lo siguiente:
Contiene dos tareas, en este caso no son proyectos, son directamente tareas. Como veis hay bastante libertad a la hora de tratar las áreas, los proyectos, y la combinación de ambas, dependiendo de nuestro trabajo lo haremos de un modo u otro, esta flexibilidad es parte de la genialidad de este método.
El modo de tratar las tareas dentro de cada uno de estos proyectos o áreas sigue siendo el mismo: marcamos la tarea para ser realizada en el día y una vez terminada la marcamos como terminada, tal y como vimos en el anterior artículo.
Con esto conocemos el funcionamiento práctico de una herramienta de gestión GTD, como veis es realmente sencillo trabajar con ella y creedme que si lo usáis con cierta rigurosidad os ahorrará muchos quebraderos de cabeza. De todos modos os aconsejo que adaptéis esta forma de trabajo estándar que os he enseñado a vuestra propia labor. Al igual que yo no uso la bandeja de “Inbox” y otras personas no usan la de “Areas” vosotros quizá encontréis que haciendo algo distinto estéis mejorando vuestra capacidad de organización, pues excelente, seguid haciéndolo así, es lo que intenta esta metodología. En ningún caso queremos crearnos normas rígidas que en lugar de ayudarnos en nuestra labor nos la entorpezcan.
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Metodología GTD en el email (I)
Ya hemos hablado hace algún tiempo de la metodología GTD, tanto una introducción a esta como un artículo en dos partes explicando como aplicarla con un programa en concreto. En esta ocasión os quiero contaros como aplicar esta metodología a nuestra bandeja de entrada de los correos. Si la seguís veréis que ahorrais mucho tiempo en la gestión de vuestro estos y que reducireis en gran medida los correos sin respuesta o sus tiempos de respuesta. Para explicar como hacer esto yo usaré GMail.
Lo primero de todo será ver nuestra bandeja de entrada como el lugar donde entran las cosas que aun no hemos procesado, y debemos mantenerla vacía siempre que podamos. Por tanto el primer paso será vaciarlo de los miles de correos que seguramente tengamos actualmente en la bandeja. Para ello podéis usar etiquetas yfiltros para facilitar la tarea.
Vamos a ver rápidamente como crear una etiqueta:
- Pinchamos sobre la opción “Configuración”
- Vamos a la pestaña “Etiquetas”
- Introducimos el nombre de la etiqueta que queramos en donde dice: “Crear una etiqueta nueva:”
- Pulsamos sobre el botón “Crear”
Ahora vamos a ver como crear un filtro:
- Pinchamos sobre la opción “Configuración”
- Vamos a la pestaña “Filtros”
- Pulsamos sobre la opción “Crear un filtro nuevo”
- Aquí podemos elegir que condición activará nuestro filtro. Las condiciones son: “De” que sea de una persona determinada, aquí podemos poner un nombre, una dirección, lo que sea, cada vez que detecte ese trozo de texto en la procedencia del correo se activará el filtro. “Para” esto es, cuando vaya para algún lugar en concreto que active el filtro. “Asunto” cuando el asunto contenga algo que le indiquemos que se active. O bien que contenga o no contenga una serie de palabras, y por último si tiene archivos adjuntos.
- Una vez hayamos configurado la opción que disparará nuestro filtro le damos a “Paso siguiente”.
- En la parte de abajo nos pondrá los emails que actualmente cumplen el criterio de busqueda indicado en el paso anterior.
- Y ahora le diremos que hacer con los correos que cumplan este requisito, para lo que tratamos en este post nos interesan principalmente 3 opciones “Omitir Recibidos (Archivarlo)” esto hará que no nos aparezca en nuestra bandeja de entrada, “Aplicar la etiqueta:” que aplicará la etiqueta que le indiquemos a continuación. Y por último la opción de “Suprimirlo” que como era de esperar borra el correo.
- Una vez hemos marcado las opciones deseadas si queremos podemos indicarle que aplique el filtro también a los correos que coinciden con el criterio indicado, para eso marcamos la casilla “Aplicar también filtro a las xxx conversaciones siguientes.”
Mañana continuaremos con la segunda parte, veremos como aplicar estos nuevos conocimientos que tenemos de etiquetas y filtros para organizar eficientemente mediante GTD nuestro correo.
