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10 consejos realmente sencillos que mejorarán tu productividad
de GTD sin Outlook"No sé cuáles serían las sugerencias que deberían figurar en una «guía maestra» de la productividad. Probablemente en realidad no existe esa «guía maestra», o bien la que serviría como tal para mí podría no servir para ti. Estas ideas sencillas que presento debajo sin embargo han servido para mejorar considerablemente la mía, así que podrías pensar en adoptarlas.
Estudia mis consejos, piensa cómo se aplicarían a tu situación y asegúrate de ponerlos en práctica.
Consejo 1: Escribe todo lo que necesitas hacer
Todos hemos leído este consejo antes pero, ¿realmente lo ponemos en práctica? Haz una lista de todos aquellos lugares donde suelen ocurrírsete ideas para nuevas tareas y proyectos. Asegúrate de dejar en cada uno de esos lugares material para anotarlas. En mi caso basta con un pequeño taco de Post-it y un lapicero. Ahora, cada vez que algo nuevo llegue a tu cabeza anótalo. Y automatiza el proceso de tomar todos esos Post-it y llevar las notas que tienen escritas al sistema para almacenar tus tareas en el que confías, idealmente a primera hora de la mañana.
Donde escribo «todos aquellos lugares» quiero decir exactamente eso. Todos. En el coche —pero, por favor, espera al siguiente semáforo para anotar—, en la cocina mientras preparas unos macarrones, o incluso en el cuarto de baño —apuesto a que algunas de tus mejores ideas se te han ocurrido ahí—.
Consejo 2: Define tus hitos anuales
¿Eres de los que dan una fecha límite a todas tus tareas? Yo al menos lo hago. A pesar de la sugerencia de David Allen de que, si tu sistema de almacenamiento de tareas está siempre presente, y si realizas revisiones semanales concienzudas, no es necesario que las tareas tengan una fecha límite para estar seguro de que vas a recordar completarlas.
Mi sugerencia aquí es otra y es una que suele servirme. Define una serie de hitos temporales: Año nuevo, tu cumpleaños, el comienzo de cada trimestre, equinnocios y solsticios, cualquiera es bueno. Y ahora toma un conjunto de tareas y dales como fecha límite ese hito. Es decir, lo que estás haciendo no es darle un día concreto a cada tarea, sino obligándote a ti mismo a que para esa fecha hito propuesta, todas esas tareas han de estar completas.
La fecha hito es así, no exactamente pero sí aproximadamente, una especie de contexto.
¿Y si defines una fecha hito no sólo para las tareas, digamos, vigentes, sino también para aquellas en tu lista Algún Día/Quizás? ¡Algo como «equinnocio de primavera de 2012» es perfecto!
Consejo 3: Crea un plan diario
Documenta todas las tareas que debes realizar todos los días. La lista resultante sólo necesitarás utilizarla durante unos meses, porque después tendrás completamente automatizada tu rutina diaria. Es recomendable no obstante tenerla siempre a la vista.
Cualquier tarea, por insignificante que sea, o incluso por poco relacionada con tu plan de productividad que esté, debe estar en esa lista. En mi lista, por supuesto, están recopilar tareas desde mis Post-it, mi cuaderno de notas a modo de bandeja de entrada, los SMS que he enviado y recibido, las entradas en Twitter marcadas como favoritas, etc. Pero en mi lista también están cosas como limpiar las gafas, preparar un té después de comer o compartir enlaces con mis contactos en Facebook.
En tu plan diario debe estar TODO.
Consejo 4: Besa la rana primero
Es una sugerencia clásica que te resultará conocida. El viejo Mark Twain sugería que tu primera actividad diaria debe ser besar una rana. Una vez hecho, cualquier otra cosa que tengas que hacer ese día te resultará menos desagradable.
En un plan de productividad, a lo que se refiere esto es a reservar el primer momento de la mañana para realizar la tarea que te resulte más desagradable, de forma que a partir de ahí el día sólo puede ir hacia arriba.
En mi caso, por ejemplo, soy justo el tipo de persona que le tiene una especial manía a hablar por teléfono. Por eso, la primera tarea del día para mí es hacer las llamadas pendientes. ¿Cuál es la tuya?
Consejo 5: Besa a Naomi Campbell después
La citada sugerencia de besar a la rana como primera tarea de la mañana generalmente no se ve acompañada por la también útil sugerencia de besar a Naomi Campbell justo después de a la rana. ¿A qué me refiero?
Saldar la más desagradable de tus tareas a primera hora de la mañana es útil y saludable. ¿Y después? Después es el momento en el que tienes más energía y tu atención está más centrada. Así que dedica ese «segundo momento» a la tarea más agradecida que tengas a mano, o a aquella que necesite de tu máxima capacidad para ser completada.
Es decir: Primero la tarea más desagradable, y justo después la mejor.
—Si conoces a Naomi, dile que le dediqué este apartado.—
Consejo 6: Mantén el foco
GTD va sobre «estar conforme con aquello que no estás haciendo». Así pues, ¿por qué interrumpir lo que estás haciendo?
Utilizo como bandeja de entrada un simple cuaderno de anillas tamaño cuartilla con las hojas blancas —no soporto el rayado ni las cuadrículas, pero ese no es tema de este artículo—. Cada vez que inicio una nueva hoja escribo la fecha actual en la esquina y trazo una raya horizontal en medio de la hoja. Ahora, mientras realizo la tarea que me he encomendado a mí mismo para ese momento, si algo surge en mi cabeza que reclama mi atención, lo escribo rápidamente en la parte superior de la hoja si tiene que ver con mi proyecto actual, y en la parte inferior si no tiene nada que ver. En tres segundos sacas esa nueva idea de tu cabeza y puedes seguir concentrado en tu tarea actual. Finalizada esa tarea puedes considerar realizar alguna de las que has anotado en la parte superior de la hoja, las cuales no dejan de tener que ver con el proyecto que estás tratando en ese momento. En cualquier caso, a la mañana siguiente, todas esas tareas anotadas dejan el cuaderno y pasan al sistema para almacenar tareas en el que confías.
Consejo 7: Simplemente di no
Aprende a decir no. Decir «no» a los demás tiene cierta dificultad pero una vez aprendes a hacerlo tiene escaso mérito. Lo que realmente tiene mérito es aprender a decirse «no» a uno mismo.
Di no a las tareas que no van a traerte un beneficio tangible. Di no a las tareas que no concuerdan con las metas que te has trazado. Di en general no a cualquier tarea o proyecto que realmente no merezca la pena tratar.
Dado que tienes una lista Algún Día/Quizás, una buena forma de decir «no» es mover esa idea a esa lista. En mi lista ADQ hay unas 40 o 50 tareas que probablemente voy a morir sin completar.
Consejo 8: Haz cada día algo magnífico
De todas las tareas que componen tu sistema, seguramente las hay insignificantes, pero también probablemente hay algunas que consideras magníficas. A primera hora de la mañana, mira tus tareas para ese día, y prométete a ti mismo que completarás una de las magníficas.
A veces, completar en un solo día 20 o 30 tareas insignificantes no deja de ser algo magnífico, y yo desde luego así lo considero. Sé optimista.
Consejo 9: Comunica tus progresos
Si eres un emprendedor, no tienes a nadie a quien presentarle informes sobre aquellas tareas o proyectos que has completado. ¿A nadie?
Tienes mujer, tienes amigos, tienes socios, tienes contactos, a lo mejor incluso tienes admiradores. Están Twitter y Facebook. Utilízalos para decirle al mundo que has conseguido completar esa tarea que te ha llevado tantos días.
Yo tampoco suelo dar detalles. Pero cuando completo ese algo magnífico al que me refería en el punto anterior, simplemente digo en Twitter «acabo de hacer algo magnífico». Sorprendentemente, o no, ¡tengo respuestas! ¿Hay algo más motivante que saber que cuando terminas esa tarea que tanto esfuerzo te ha supuesto, el mundo te sonríe?
Consejo 10: Descansa
Un secreto. A Rebeca le encanta el programa Mujeres y Hombres y Viceversa que emiten en Telecinco. Como no puede verlo a su hora, justo antes de comer, hemos comprado un DVD grabador. A las siete de la tarde estamos de vuelta en casa y le pongo el programa grabado. Mientras tomamos un pequeño aperitivo y una cerveza. Suelo en ese momento también fumar un poco de pipa. Bien. Créaseme cuando digo que esa escasa hora de anulación intelectual absoluta es de las más placenteras del día, y una que me da la energía necesaria para ser capaz de hacer maravillas con las 23 horas restantes.
De las cuales, por supuesto, hay que restar las obligatorias horas de sueño. Aquellos que dicen que dormir es perder el tiempo, curiosamente son consumados expertos en perder el tiempo despiertos.
Descansa lo que necesites, y dale a ese tiempo de descanso la máxima de las prioridades.
"
Estudia mis consejos, piensa cómo se aplicarían a tu situación y asegúrate de ponerlos en práctica.
Consejo 1: Escribe todo lo que necesitas hacer
Todos hemos leído este consejo antes pero, ¿realmente lo ponemos en práctica? Haz una lista de todos aquellos lugares donde suelen ocurrírsete ideas para nuevas tareas y proyectos. Asegúrate de dejar en cada uno de esos lugares material para anotarlas. En mi caso basta con un pequeño taco de Post-it y un lapicero. Ahora, cada vez que algo nuevo llegue a tu cabeza anótalo. Y automatiza el proceso de tomar todos esos Post-it y llevar las notas que tienen escritas al sistema para almacenar tus tareas en el que confías, idealmente a primera hora de la mañana.
Donde escribo «todos aquellos lugares» quiero decir exactamente eso. Todos. En el coche —pero, por favor, espera al siguiente semáforo para anotar—, en la cocina mientras preparas unos macarrones, o incluso en el cuarto de baño —apuesto a que algunas de tus mejores ideas se te han ocurrido ahí—.
Consejo 2: Define tus hitos anuales
¿Eres de los que dan una fecha límite a todas tus tareas? Yo al menos lo hago. A pesar de la sugerencia de David Allen de que, si tu sistema de almacenamiento de tareas está siempre presente, y si realizas revisiones semanales concienzudas, no es necesario que las tareas tengan una fecha límite para estar seguro de que vas a recordar completarlas.
Mi sugerencia aquí es otra y es una que suele servirme. Define una serie de hitos temporales: Año nuevo, tu cumpleaños, el comienzo de cada trimestre, equinnocios y solsticios, cualquiera es bueno. Y ahora toma un conjunto de tareas y dales como fecha límite ese hito. Es decir, lo que estás haciendo no es darle un día concreto a cada tarea, sino obligándote a ti mismo a que para esa fecha hito propuesta, todas esas tareas han de estar completas.
La fecha hito es así, no exactamente pero sí aproximadamente, una especie de contexto.
¿Y si defines una fecha hito no sólo para las tareas, digamos, vigentes, sino también para aquellas en tu lista Algún Día/Quizás? ¡Algo como «equinnocio de primavera de 2012» es perfecto!
Consejo 3: Crea un plan diario
Documenta todas las tareas que debes realizar todos los días. La lista resultante sólo necesitarás utilizarla durante unos meses, porque después tendrás completamente automatizada tu rutina diaria. Es recomendable no obstante tenerla siempre a la vista.
Cualquier tarea, por insignificante que sea, o incluso por poco relacionada con tu plan de productividad que esté, debe estar en esa lista. En mi lista, por supuesto, están recopilar tareas desde mis Post-it, mi cuaderno de notas a modo de bandeja de entrada, los SMS que he enviado y recibido, las entradas en Twitter marcadas como favoritas, etc. Pero en mi lista también están cosas como limpiar las gafas, preparar un té después de comer o compartir enlaces con mis contactos en Facebook.
En tu plan diario debe estar TODO.
Consejo 4: Besa la rana primero
Es una sugerencia clásica que te resultará conocida. El viejo Mark Twain sugería que tu primera actividad diaria debe ser besar una rana. Una vez hecho, cualquier otra cosa que tengas que hacer ese día te resultará menos desagradable.
En un plan de productividad, a lo que se refiere esto es a reservar el primer momento de la mañana para realizar la tarea que te resulte más desagradable, de forma que a partir de ahí el día sólo puede ir hacia arriba.
En mi caso, por ejemplo, soy justo el tipo de persona que le tiene una especial manía a hablar por teléfono. Por eso, la primera tarea del día para mí es hacer las llamadas pendientes. ¿Cuál es la tuya?
Consejo 5: Besa a Naomi Campbell después
La citada sugerencia de besar a la rana como primera tarea de la mañana generalmente no se ve acompañada por la también útil sugerencia de besar a Naomi Campbell justo después de a la rana. ¿A qué me refiero?
Saldar la más desagradable de tus tareas a primera hora de la mañana es útil y saludable. ¿Y después? Después es el momento en el que tienes más energía y tu atención está más centrada. Así que dedica ese «segundo momento» a la tarea más agradecida que tengas a mano, o a aquella que necesite de tu máxima capacidad para ser completada.
Es decir: Primero la tarea más desagradable, y justo después la mejor.
—Si conoces a Naomi, dile que le dediqué este apartado.—
Consejo 6: Mantén el foco
GTD va sobre «estar conforme con aquello que no estás haciendo». Así pues, ¿por qué interrumpir lo que estás haciendo?
Utilizo como bandeja de entrada un simple cuaderno de anillas tamaño cuartilla con las hojas blancas —no soporto el rayado ni las cuadrículas, pero ese no es tema de este artículo—. Cada vez que inicio una nueva hoja escribo la fecha actual en la esquina y trazo una raya horizontal en medio de la hoja. Ahora, mientras realizo la tarea que me he encomendado a mí mismo para ese momento, si algo surge en mi cabeza que reclama mi atención, lo escribo rápidamente en la parte superior de la hoja si tiene que ver con mi proyecto actual, y en la parte inferior si no tiene nada que ver. En tres segundos sacas esa nueva idea de tu cabeza y puedes seguir concentrado en tu tarea actual. Finalizada esa tarea puedes considerar realizar alguna de las que has anotado en la parte superior de la hoja, las cuales no dejan de tener que ver con el proyecto que estás tratando en ese momento. En cualquier caso, a la mañana siguiente, todas esas tareas anotadas dejan el cuaderno y pasan al sistema para almacenar tareas en el que confías.
Consejo 7: Simplemente di no
Aprende a decir no. Decir «no» a los demás tiene cierta dificultad pero una vez aprendes a hacerlo tiene escaso mérito. Lo que realmente tiene mérito es aprender a decirse «no» a uno mismo.
Di no a las tareas que no van a traerte un beneficio tangible. Di no a las tareas que no concuerdan con las metas que te has trazado. Di en general no a cualquier tarea o proyecto que realmente no merezca la pena tratar.
Dado que tienes una lista Algún Día/Quizás, una buena forma de decir «no» es mover esa idea a esa lista. En mi lista ADQ hay unas 40 o 50 tareas que probablemente voy a morir sin completar.
Consejo 8: Haz cada día algo magnífico
De todas las tareas que componen tu sistema, seguramente las hay insignificantes, pero también probablemente hay algunas que consideras magníficas. A primera hora de la mañana, mira tus tareas para ese día, y prométete a ti mismo que completarás una de las magníficas.
A veces, completar en un solo día 20 o 30 tareas insignificantes no deja de ser algo magnífico, y yo desde luego así lo considero. Sé optimista.
Consejo 9: Comunica tus progresos
Si eres un emprendedor, no tienes a nadie a quien presentarle informes sobre aquellas tareas o proyectos que has completado. ¿A nadie?
Tienes mujer, tienes amigos, tienes socios, tienes contactos, a lo mejor incluso tienes admiradores. Están Twitter y Facebook. Utilízalos para decirle al mundo que has conseguido completar esa tarea que te ha llevado tantos días.
Yo tampoco suelo dar detalles. Pero cuando completo ese algo magnífico al que me refería en el punto anterior, simplemente digo en Twitter «acabo de hacer algo magnífico». Sorprendentemente, o no, ¡tengo respuestas! ¿Hay algo más motivante que saber que cuando terminas esa tarea que tanto esfuerzo te ha supuesto, el mundo te sonríe?
Consejo 10: Descansa
Un secreto. A Rebeca le encanta el programa Mujeres y Hombres y Viceversa que emiten en Telecinco. Como no puede verlo a su hora, justo antes de comer, hemos comprado un DVD grabador. A las siete de la tarde estamos de vuelta en casa y le pongo el programa grabado. Mientras tomamos un pequeño aperitivo y una cerveza. Suelo en ese momento también fumar un poco de pipa. Bien. Créaseme cuando digo que esa escasa hora de anulación intelectual absoluta es de las más placenteras del día, y una que me da la energía necesaria para ser capaz de hacer maravillas con las 23 horas restantes.
De las cuales, por supuesto, hay que restar las obligatorias horas de sueño. Aquellos que dicen que dormir es perder el tiempo, curiosamente son consumados expertos en perder el tiempo despiertos.
Descansa lo que necesites, y dale a ese tiempo de descanso la máxima de las prioridades.
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