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Foto por luc legay (via Flickr)
(Este artículo forma parte de la serie Gestiona mejor tu vida. No te pierdas el resto.)
Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.
Después de haber adquirido proactividad, perspectiva, simplicidad y enfoque, llega el momento de aprender el método para gestionar y completar las tareas diarias. Como veremos a continuación, de nuevo Berto propone cinco pasos o técnicas que, combinadas utilizando los giros anteriores, nos proporcionarán un buen método de trabajo.
En el fondo, lo que Berto propone no un proceso ligero, muy cómodo para el principiante, que integra prácticas y hábitos sobradamente probados para asegurarnos el éxito productivo. Veamos cómo funciona.
1. Mantener 2 listas de tareas. Aunque en realidad debería decir 2(+1). Todas las tareas y compromisos que surjan a lo largo del día van a la lista de entrada; las dejamos ahí, nos olvidamos de ellas y seguimos trabajando en lo que tengamos en la lista de salida, o la lista de las cosas que tenemos que hacer hoy sin falta. Al final del día tendremos que haber vaciado la lista de salida, y revisaremos la lista de entrada para definir la nueva lista de salida del día siguiente. Mediante nuestro conocimiento de las urgencia e importancia de las cosas que hay en la lista de entrada, decidiremos qué mover a la lista de salida y qué mantener en la lista de entrada hasta una mejor ocasión.
En línea con el enfoque de mañana que vimos en el giro anterior, Berto sugiere realizar una segunda revisión de la lista de salida todas las mañanas. De este modo tendremos una idea de lo que nos espera, y nos prepararemos psicológicamente para la jornada.
La tercer lista, que Berto denomina la lista permanente, es completamente opcional. En ella anotaremos todas las cosas que quizá deseemos hacer algún día, pero que ahora no son urgentes o importantes. Si decidimos tenerla, será suficiente con revisarla cada 2-3 semanas, de manera que podamos decidir si ha llegado la hora de mover algunos de sus elementos a las otras dos listas.
2. Identificar las tareas clave. Son aquellas tareas que por su importancia o esfuerzo requerido, van a demandar más concetración y energía por nuestra parte. Debemos identificarlas al crear la lista de salida cada día, y si es necesario, marcarlas de alguna forma para tenerlas siempre presentes de un vistazo.
Las tareas clave hay que iniciarlas y terminarlas en el momento más productivo del día, generalmente por la mañana. Desde luego, nunca debemos intentar estas tareas en momentos de baja energía o o si no tenemos tiempo suficiente para terminarlas, como después de comer o antes de salir para una cita. Nunca hay que dejar las tareas a medias.
Y también fundamental es saber distinguir lo urgente de lo importante. Quien se rije sólo por lo urgente siempre estará en un permanente atasco productivo.
3. Aplicar el minuto de oro. Como regla general, nunca debemos interrumpir una tarea –mucho menos si es una tarea clave– hasta haberla terminado completamente. Con una única excepción: si llega hasta nosotros una tarea que puede realizarse en 1 minuto –orientativamente–, debemos realizarla en el momento y quitárnosla de encima. Añadirla a la lista de entrada y gestionarla consumirá más de nuestros recursos que simplemente hacerla.
4. Gestionar las tareas repetitivas por parcelas. Muchas de las tareas que debemos hacer son tan necesarias como mecánicas y repetitivas. Debemos seleccionar los mejores momentos del día para hacer todas las tareas repetitivas del mismo tipo juntas, limitando el tiempo que le vamos a dedicar de antemano. Así conseguimos la máxima eficiencia, y evitamos derrochar más tiempo y energía de lo estrictamente necesario.
5. Aprovechar los “tiempos muertos”. O como los llama Berto, los rincones del día. Identificar correctamente los pequeños bloques de tiempo que se producen a lo largo del día, y utilizarlos para completar tareas, es fundamental para estirar el día y hacer que rinda mucho más.
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