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Cómo conseguir que las (malditas) reuniones sirvan para algo
Es seguro que todas las organizaciones tienen demasiadas reuniones, y muchas de ellas están muy mal preparadas. No conseguimos que nuestras reuniones sean más productivas por una razón fundamental: no valoramos nuestro tiempo de forma adecuada. La gente que convoca las reuniones y la gente que acude a ellas normalmente no cree que el tiempo sea su recurso más valioso. Reid Hastie, profesor en la Escuela de Negocios de la Universidad de Chicago.
Esta reflexión -aparecida en un artículo del New York Times y recogida en el blog de 37 signals- nos da pie para abordar una de las pérdidas de tiempo favoritas de las empresas: las reuniones. Desde luego, los freelances tampoco están a salvo. De vez en cuando te tocará reunirte con el cliente para arrancar el proyecto, para resolver dudas, para realizar un seguimiento, incorporar cambios, etc. Y seguro que en muchas ocasiones habrás tenido la sensación de que aquello no ha sido más que una pérdida de tiempo; que has malgastado una mañana o una tarde -incluidos los desplazamientos- y no has sacado nada en claro. Lo dicho: malditas reuniones…
¿Hay algún método para conseguir que las reuniones resulten más útiles y productivas? Sí. Apoyándonos en los consejos de Reid Hastie, y adaptándolos a las necesidades de los profesionales independientes, hemos elaborado una lista con 8 consejos clave:
1. Toma la iniciativa
El líder de la reunión -normalmente, la persona que la convoca- debe asegurarse de que los objetivos son claros, y de que todos los asistentes conocen los temas que se van a tratar antes del día y la hora de la convocatoria. Como freelance, es muy fácil que te enfrentes a una situación desigual: tú eres consciente de que tu tiempo es muy valioso; ese tiempo que dedicas a la reunión es tiempo de menos para realizar tu trabajo, tiempo que tendrás que recuperar de alguna manera. Pero es muy posible que tus clientes no piensen exactamente lo mismo. Seguramente, ellos cuentan con 8 horas para gastarlas de cualquier manera, y les da lo mismo pasar la mitad del día en una sala de reuniones, porque al final van a cobrar lo mismo…
Así que tú eres el principal interesado en hacer que la reunión sea efectiva. Eso te obligará, muchas veces, a tomar la iniciativa.
2. Limita la cantidad de reuniones al mínimo indispensable
Debes hacer ver a tu cliente cuál es el valor real del tiempo, y el coste de gastarlo de cualquier manera. Una vez que lo entienda y asuma, estaréis de acuerdo en limitar el número de reuniones al mínimo indispensable. Estos argumentos/reflexiones pueden serte útiles:
Tiempo y dinero. En el ámbito de los negocios, nos gusta convertir el tiempo en dinero, y viceversa. Pero en la práctica, el tiempo y el dinero son diferentes. Podemos conseguir más dinero, ahorrarlo, moverlo entre cuentas y usarlo cuando nos interesa; pero estas operaciones no se puede aplicar fácilmente al tiempo.
Un bien perecedero. El tiempo es el bien más perecedero del mundo. No puede reponerse. No puedes ganar una hora extra para utilizarla en un día especialmente ajetreado. Sin embargo, solemos tener una vaga sensación de que hay mucho tiempo disponible -en algún lugar del futuro- y por eso lo malgastamos hoy, robándoselo a nuestra familia y nuestros amigos, o incluso a nosotros mismos cuando llegamos justos al final de la jornada de trabajo y tenemos que dedicar una hora extra.
El coste de oportunidad. Y lo que es más importante: no somos capaces de ver las oportunidades del tiempo perdido. Cuando elegimos dónde invertir nuestro tiempo -contrariamente a lo que sucede cuando invertimos nuestro dinero- nos olvidamos de que hay otras cosas que podríamos haber hecho con él.
3. Sustituye las reuniones por vídeoconferencias
Muchas veces, el asunto que tienes que tratar puede resolverse perfectamente por teléfono, chat o utilizando un servicio de videoconferencia. Estos sistemas suponen un gran ahorro de tiempo y recursos, ya que evitan los desplazamientos. Además, propician un contacto más frecuente con el cliente: permiten resolver dudas y tratar cuestiones que, planteadas en una reunión, afectarían a nuestra agenda, tardarían en ser respondidas, y consumirían demasiado tiempo.
4. Marca los objetivos y difúndelos antes del encuentro
Pregúntate a ti mismo: ¿Qué queremos conseguir con esta reunión? ¿Qué me gustaría haber resuelto al abandonar la sala? En cuanto lo tengas claro, crea un borrador sencillo con los puntos que vais a tratar y los objetivos finales de la reunión. Asegúrate de hacérselo llegar a tu cliente antes de la reunión, para que tenga tiempo -él también- de prepararse los temas, y de recoger la información que necesitáis para avanzar en el proyecto. Es increíble el tiempo que se pierde por acudir a las reuniones “sin haber hecho los deberes”.
5. Limita la duración
Si asignas a la reunión una duración determinada, tendrás mucho ganado: no sólo acabaréis antes, sino que los asistentes serán conscientes de la importancia de aprovechar el tiempo. En otras palabras, intentarán ser más “ejecutivos”.
Atención concentrada. Con las reuniones sucede lo mismo que al realizar una presentación: a partir de los primeros 30 minutos la atención de los asistentes decae, y a todos nos cuesta mucho más mantener la concentración. Todo depende de los temas que haya que tratar, pero ir más allá de 2 horas puede convertir el evento en una pequeña agonía improductiva.
6. Puntualidad
¿Para qué fijar una reunión para una hora si, en realidad, no va a comenzar hasta dos horas después? Es una pregunta lógica que seguro que te has planteado. La impuntualidad es una forma impresionante de derrochar tiempo. Pero claro, en este caso, como en tantos otros, estás en manos del cliente. Lo único que puedes hacer es cumplir con tu parte del trato, asegurándote de que estás presente a la hora marcada. Lo contrario sería un precedente pésimo para tus propios intereses… Siempre puedes solicitar puntualidad a los asistentes al realizar la convocatoria, pero de una forma sutil y muy educada.
7. Cierra los temas
A veces tenemos la tentación de pasar por encima de algunos temas espinosos. Pero todo lo que no se aclara puede volver en cualquier momento, incluso cuando el proyecto se acerca a su fin. Peor aún: si un tema no ha quedado resuelto, es posible que necesites otra (maldita) reunión para aclararlo…
Así que, si es posible, repasa uno por uno los puntos del “orden del día” que previamente has facilitado a los asistentes; y una vez expuestos y discutidos, formúlalos claramente de nuevo, buscando la aprobación formal del cliente. Algo así como: “Entonces, estamos de acuerdo en que la primera fase consiste en A y B, y el plazo de entrega es X”. Si estáis de acuerdo, pasa al punto siguiente. Intenta ser ordenado y sistemático hasta el final.
8. Pasos a seguir
En parte para asegurarte de que estás “alineado” con el cliente, y en parte para evitar reuniones futuras, conviene adelantar cuáles van a ser los siguientes pasos. Es, además, una de las mejores formas de finalizar una reunión: con la vista puesta en el futuro inmediato.
Evidentemente, tu margen de maniobra es limitado, porque no eres el jefe de los asistentes a la reunión, ni el presidente de la compañía. Lo que puedes hacer para limitar las reuniones y conseguir que sean efectivas depende mucho de tus clientes. Pero también es cierto que si tomas la iniciativa de forma inteligente, y consigues explicarte bien, el cliente se dará cuenta de que ese tiempo ganado no sólo es para ti; es tiempo ganado para todos.
