s2t2 -It's raining brains

It's raining brains

de Gestión empresarial y demás de JAM

Hoy vamos a hablar de una técnica bastante conocida y que probablemente muchos de vosotros la hayáis usado en algún curso de formación pero que posteriormente en el día a día no siempre se utiliza lo que se debería.

El Brainstorming o tormenta de ideas, es una herramienta de trabajo grupal usado para que aparezcan nuevas ideas sobre un tema o soluciones a un problema determinado.

Esta herramienta fue creada en el año 1941, por Alex Osborn, su objetivo es romper las limitaciones habituales del pensamiento y producir un conjunto de ideas entre las que poder escoger ya que en un proceso interactivo de grupo no estructurado se generan más y mejores ideas que las que los individuos podemos producir trabajando de forma independiente.

El brainstorming resulta más provechoso cuando se hace en grupos de entre 4 y 7 personas y en un ambiente relajado.

Si los participantes se encuentran libres para relajarse y hasta de bromear, expandirán más sus mentes y por consiguiente, producirán más ideas creativas.
Preparación de la sesión:

1. Definición de los objetivos: Fijar los objetivos de la sesión. Los que se han de lograr y los secundarios que serían interesantes. Si los objetivos prioritarios son muchos se hacen varias sesiones.
2. Elección de los participantes: La eficacia de una reunión depende mucho de los participantes. Se tendría mirar si las personas son compatibles. El Brainstorming funciona mejor si el grupo de personas es variado. Lo ideal es que los participantes pertenezcan a varios departamentos distintos de la organización y tengan diferentes antecedentes profesionales. En las áreas especializadas, los de afuera pueden aportar ideas frescas e inspirar a los expertos.
3. Planificar el desarrollo de la reunión: Definido en el orden del día.
4. Técnica a utilizar: Existen diferentes formas de realizar la sesión.
   No estructurado: Cada persona va diciendo las ideas según vienen a la cabeza
   Estructurado: Cada miembro del equipo presenta sus ideas en un formato ordenado (ej: de izquierda a derecha). No hay problema si un miembro del equipo cede su turno si no tiene una idea en ese instante.
   Silenciosa: Los participantes piensan las ideas y las escriben en un Post-it, posteriormente se ponen en común poniéndose en la pizarra y agrupando las ideas que sean iguales o similares. luego sobre ellas se van construyendo nuevas ideas.
   Desde mi puto de vista la última es la mejor forma de hacerlo puesto que evita conflictos o intimidaciones por parte de los miembros dominantes. Además las ideas no se ven influenciadas ni dirigidas hacia una única dirección por las personas que han aportado con anterioridad.
   Eso sí, siempre se debe hacer es animar a que los participantes utilicen las ideas de los otros para proponer nuevas o mejorar las ya existentes. . A veces, cambiar sólo un aspecto de una solución impracticable la puede convertir en una gran solución.
5. Organización logística de la sesión: Local, facilitador, pizarra, papeles, material… Las responsabilidades del facilitador incluyen: guiar la sesión, alentar la participación de todos los convocados y tomar notas de las ideas sin analizarlas o juzgarlas.

Comienza el Brainstorming
Exposición del problema
Se debe exposición del problema, cuanta mejor exposición tenga al comienzo de la sesión más probable es que los participantes contribuyan con ideas útiles y relevantes. Hay que aclarar cuál es la misión y lo que necesitan conseguir ya que un desafío mal diseñado puede llevar a producir un montón de ideas que no le sirvan para resolver el problema. En general, los desafíos creativos comienzan con: ¿De qué manera podríamos…? o ¿Cómo podríamos…?.Su desafío debe ser conciso, directo al punto y excluir toda información no relacionada con el mismo. Por ejemplo: ¿De qué formas podríamos mejorar el producto X? o ¿Cómo podríamos hacer que en esta época de crisis los turistas pernocten más noches en Bilbao?
Reglas de juego
Poner un tiempo límite. Es recomendable se inferior a 30 minutos, ya que sesiones más largas tienden a que se pierda el interés. Cuanto mayor sea el grupo se suele necesitar más tiempo para que todos puedan dar ideas. Alternativamente se puede poner un límite de ideas. Por ejemplo pedir 50 ideas como mínimo pero si se consiguen más mucho mejor porque las primeras 20 o 25 ideas no suelen ser frescas ni creativas y cuanto más larga sea la lista, más habrá que escoger, adaptar o combinar.
Nunca criticar o menospreciar las ideas de otra persona ya que esto puede hacer que la persona deje de aportar. Las contribuciones de la gente deben ser usadas para aportar nuevas idea. No perder el tiempo criticando o explicando por qué la idea de alguien no es buena. Contribuir con actitud positiva y constructiva.
Las ideas debe surgir libremente, sin censura o juicio, ya que todas y cada una pueden servir como chispa que encienda en una mente la idea ganadora.
Valoración de las Ideas
Cuando todas las ideas estén escritas, se inicia ya una discusión entre los participantes para aclarar las dudas que puedan existir sobre lo que ha quedado escrito, pudiéndose modificar ahora alguna aportación. Tal y como hemos dicho anteriormente las ideas de la lista se pueden combinar para que vayan juntas
Otro día y nunca el mismo día se hace la evaluación. Esto hace que la sesión de ideas sea más libre (sin el temor de la evaluación inmediata) y permite un tiempo de incubación de más ideas y un tiempo para pensar sobre las ideas que han surgido.
Se definen una serie de criterios para juzgar cuales ideas solucionan mejor el problema o desafío. Los criterios deberían empezar con la palabra “debería”, por ejemplo: “Debería ser legal”, “debería poder completarse antes del 30 de julio”, “debería ser rentable”, etc.
Teniendo en cuenta esto, se eligen cuántas ideas sopesar (debe ser lo menos 1/3 del total). Se da a cada idea una puntuación, por ejemplo de 0 a 5 puntos dependiendo de cuan bien cumpla los criterios anteriormente mencionados. Una vez que todas las ideas han sido evaluadas criterio por criterio, sume el puntaje total.
Se eliminan lo ítems con menor número de votos y hacemos de nuevo el proceso con la lista reducida
La idea con la puntuación más alta será la que mejor solucione su problema. Pero se deben guardar un registro con las mejores ideas y su puntaje en caso que después de todo, la idea seleccionada no sea realizable.