3 pasos para encarar bien tus proyectos

de ThinkWasabi de Berto Pena

autor: Sushanta Meh

A la hora de enfrentarte a un nuevo proyecto puedes hacerlo de mil formas. Pero es necesario —imprescindible— contar con un plan. Trabajar en tu proyecto sin un plan es como explorar sin un mapa. Te vas a perder, y trabajarás sin parar sin ver resultados.
Intentar concentrar en un solo artículo las respuestas a la pregunta cómo encarar bien tus proyectos, es como intentar hablar de la historia de los Mundiales en siete párrafos. Se necesitaría un libro. O varios.
Pero sí te puedo dar un puñado de valiosísimas pistas que en mi caso personal siempre me han funcionado bien, y que sigo utilizando cuando me enfrento a un proyecto de cierto tamaño. Tres pasos que siempre me ayudan a empezarlos… y terminarlos mejor.

Paso 1: Planificación

Para mí una de las partes más importantes (si no la que más) que habitualmente se pasa por alto o se ningunea. Nos lanzamos directamente al tajo sin este paso que, bien hecho, te puede ahorrar montones de problemas, dolores de cabeza y retrasos posteriores.
Personalmente, un altísimo porcentaje de los tropezones que he tenido y tengo en mis proyectos, se podían haber evitado con una planificación más concienzuda. (Recuerda, Planificar NUNCA es Hacer y Terminar, que es lo que buscas, pero siempre es el primer paso para conseguirlo.)
Tres pistas para no fallar en la Planificación:

1. Dedica tiempo a planificar. Tómalo como una parte ya del proyecto. No tengas prisa. Dedica una mañana, un día o tres días si hace falta y la dimensión del proyecto lo requiere.
2. Divide el proyecto en fases. Hay que trocear todo el trabajo en hitos, fases y tareas. Luego irás distribuyéndolas en días, semanas o meses. Sé realista y no intentes comerte el mundo el primer día. Para tener una idea más precisa de la carga de trabajo y exigencias puedes pintar esas fases en un gran calendario de pared.
3. Deja margen para los imprevistos. En cada semana, en cada fase, deja margen suficiente para lidiar con imprevistos, fallos, retrasos, crisis y demás. Van a llegar seguro. El mejor modo de vencerlas es anticiparte.

Paso 2: Ejecución

Bien, ya tienes el mapa del camino que tienes que recorrer. Ahora más vale que te pongas en marcha. Porque para caminar hay que dar un paso y otro y otro. Aunque hay muchas, te propongo estas tres claves:

1. Saca partido del lunes y viernes. Dedica el comienzo de los lunes para asegurar y confirmar los próximos pasos y tareas (mira el calendario, habla con el equipo o el cliente…). El viernes es propicio para hacer Evaluación o reuniones de seguimiento. ¿Cómo está yendo? ¿Qué problemas y dificultades ha habido? ¿Próximos pasos?
2. Recoge los cambios e ideas. Especialmente en proyectos largos o en los que se trabaja para un cliente, es una muy buena idea recoger las novedades, sugerencias y propuestas en un histórico. Sabréis cuándo se hizo o se propuso tal o cual cosa.
3. Minireuniones durante la semana. No esperéis a la reunión del viernes para tratar cualquier conflicto o dificultad. Tres o cinco minutos (improvisados, sí) bastan para atajar cualquier conato de crisis, animaros, tomar el pulso del equipo, etc.

Paso 3: Dificultades

Omnipresentes en cualquier proyecto. De hecho deberían cambiarles el nombre por “dificuyectos”. Es esta parte es donde salen a la luz los profesionales, los líderes, los timoratos y los mediocres. Cualquier idiota puede hacer lo fácil. Es en las crisis y dificultades donde uno crece y mejora de forma continua. Tres últimas ideas para esta importante e inevitable parte:

1. Ten presente tus Motivaciones. Algo que viví en mis carnes durante la escritura de mi libro fue la desmotivación. Durante un proyecto tu estado de ánimo recorre valles y montañas. Saber animarte y sobreponerte a días complicados es esencial. O eso, o fracaso personal y profesional. Ten muy claro el porqué de hacer todo eso.
2. Enfréntate a los Retrasos. Posiblemente la dificultad más habitual. La mejor medicina contra ellos es la prevención (en la fase de Planificación) pero si llegan, sin perder tiempo reasigna una nueva fecha. Pero, SIEMPRE, hazlo preguntándote qué propició el retraso (hay que aprender, prever y no volver a caer en ello).
3. Cambio de Objetivos. Algunos clientes y algunos jefes están cambiando objetivos y de rumbo a medida que avanzas por tu proyecto. Jurar en arameo y acordarte de su familia sólo sirve para desanimarte y trabajar peor. Paciencia y actúa. Vuelve a la casilla de la Planificación y reconsidera todo el plan y el calendario.