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Más de 50 maneras de mejorar tu productividad como freelance. Entrega I: objetivos, uso del email y comunicación
En nuestro trabajo como freelance, siempre hay algo que podemos mejorar, y alguna área a la que no prestamos la suficiente atención. Con este post iniciamos la serie "Más de 50 maneras de mejorar tu productividad como freelance", en la que proponemos unos consejos útiles para aprovechar mejor nuestro tiempo y esfuerzo.
En la entrega de hoy -la primera de 4- haremos referencia a los objetivos, el uso del email y la comunicación. En las siguientes trataremos otros temas fundamentales como: tareas, gestión del tiempo, organización, el cuerpo, mental/emocional y las cuentas.
Objetivos
1 Definir nuestro objetivos
Tener objetivos es fundamental en cualquier disciplina y muy especialmente en nuestro curro: como freelance, ya no tenemos a un jefe presionándonos directamente todos los meses para que cumplamos con las previsiones. Si no nos marcamos objetivos para nosotros mismos y para nuestro negocio, nadie lo hará. Tener objetivos definidos y medibles nos ayudará a ser productivo, y nos permitirá permanecer centrado en las actividades que son fundamentales para el éxito de nuestra actividad.
2. Analiza y evalúa los progresos y el cumplimiento de objetivos
Marcarse unos objetivos no es suficiente. Necesitamos perseguirlos y evaluar el nivel de cumplimiento. Afortunadamente, los objetivos se encargarán de motivarnos para seguir adelante. Establece algún parámetro de referencia -por ejemplo, las mejores prácticas de otro- que te permitan medir los resultados de tu trabajo. Darse cuenta de que has cumplido tus objetivos es realmente alentador, y ver dónde te has quedado corto te ayuda a realizar los ajustes necesarios para mejorar tu productividad.
3. Desafíate a ti mismo (con sentido común claro)
Los objetivos sólo serán efectivos si constituyen un reto. Los objetivos demasiado fáciles de conseguir no estimulan tu productividad, y los que son virtualmente imposibles de conseguir acaban por desmotivarte.
4. Traza un plan a largo plazo
Es muy común que los freelances acabemos atrapados en la rutina de pasar de un trabajo a otro a toda velocidad, concentrados sólo en el corto plazo. Si ese es tu caso, es posible que llegado un punto, te encuentres cada vez más insatisfecho con tu trabajo. La actividad de un freelance no se diferencia de la de cualquier otra carrera profesional: es necesario establecer un plan a largo plazo. Este plan puede ayudarte a tomar, en el día a día, las decisiones que te conducirán a donde realmente quieres estar.
Uso del email y comunicación
5. Organiza tu buzón de entrada en el correo electrónico
Quedarse atascado en un correo electrónico puede convertirse en un problema, y es muy fácil que esto origine retrasos. Si no somos cuidadosos, el correo electrónico puede acabar con nuestra productividad. Una de las claves consiste en poner orden en nuestro "inbox". Utiliza carpetas para organizar los mensajes en diferentes categorías. Esto mantendrá el buzón de entrada despejado, y te evitará perder tiempo examinando una montaña de mensajes.
6. Condensa/unifica tus cuentas de correo
Casi todos tenemos varias cuentas de correo diferentes. Comprobar cada una de ellas varias veces al día realmente lleva su tiempo, y nos distrae de otras actividades más productivas. Intenta unificar tus cuentas de correo en un sólo buzón de entrada para tener todo en el mismo lugar. Ahorrarás un montón de tiempo.
7. Trabaja con el correo cerrado
Hay gente que prefiere ver los correos justo en el momento en que llegan. Otros simplemente los leen en determinados momentos del día. Si eres de los que prefiere verlos al instante, al menos cierra el correo cuando estás trabajando en algo realmente importante, o en un proyecto exigente o muy intenso. Cuantas menos distracciones encuentres, más alta será tu productividad.
8. Desarrolla plantillas para tus mensajes más frecuentes
Seguramente escribirás el mismo mensaje -o muy parecido- varias veces al día y a la semana. Prueba a crear algunas plantillas básicas para tus mensajes más comunes. Siempre podremos adaptarlos o personalizarlos para ajustarlos a cada situación específica. Gmail ya está trabajando en esta dirección.
9. Vacía tu buzón de entrada siempre que puedas
No hay nada como un buzón de entrada vacío para que puedas relajarte y centrarte en tu trabajo productivo. Vaciar el "inbox" no es una tarea sencilla, pero a la larga te ahorrará tiempo. Una opción es crear una carpeta de "seguimiento" para todos esos asuntos que no puedes resolver en el momento.
10. Usa un gestor de contactos
Mejora tu productividad como freelance II: tareas y gestión del tiempo
4 de November, 2008Tras el post dedicado a los objetivos y el uso del email, hoy te ofrecemos la segunda entrega de consejos para mejorar tu productividad como freelance, dedicada a las tareas y la gestión del tiempo. Que los disfrutes.
Tareas
11. Establece una lista de tareas (to do list)
Si cada día estableces una lista de cosas que debes hacer, conseguirás obtener el máximo rendimiento. Podrás repasar el día y descubrir donde has tenido éxito y donde no te ha ido tan bien. Así no te quedarás pensando: ¿dónde se me ha ido el tiempo? Te proponemos que uses Listasgem, un to-do-list práctico y muy sencillo.
12. Evalúate a ti mismo al final del día
Podemos hacernos una buena idea de nuestro nivel de productividad simplemente repasando nuestra lista de tareas, analizando cuáles hemos conseguido finalizar y cuáles no. Desde el momento en que mantienes esa lista, las tareas que no puedes realizar en el día pasan al siguiente. Tómate unos cuantos minutos al final de la jornada para preparar los trabajos del día siguiente. Eso nos ayudará a tener éxito en nuestras iniciativas.
13 Mantén una lista de tareas semanal
Además de seguir una lista de tareas diarias, conviene mantener una lista semanal para tener siempre una perspectiva más amplia.
14 Alinea tu lista de tareas con tus objetivos
Hacer las cosas está muy bien pero, en último extremo, lo más importante es que nuestro trabajo nos ayude a conseguir nuestros objetivos. Antes de crear nuestra lista de tareas, echa un vistazo a tus objetivos y asegúrate de que las tareas te llevan en la dirección correcta y te van a permitir cumplirlos.
Gestión del tiempo
15. Asígnate un tiempo determinado para navegar por Internet y no superes el límite
Cuando trabajas online estás constantemente bajo la tentación de dedicar unos cuantos minutos más a navegar por sitios web que no te ayudan a acabar tus tareas. Siempre está bien disponer de tiempo para ponerte al día con las noticias a través de tu lector de RSS, pero intenta cuantificar cuánto tiempo dedicas a esas actividades, y limítalo para dedicar más tiempo a producir
16. Utiliza un calendario online
Herramientas como Google Calendar te permiten controlar tus plazos de entrega, tus citas y compromisos o simplemente tu lista de tareas del día. Hay un montón de calendarios online que son fáciles de usar y te ayudarán a organizar mejor tu tiempo.
17. Reduce tus suscripciones a servicios de noticias RSS
¿A cuántos feeds RSS te has suscrito? ¿Cuántos sueles leer y cuántos sueles saltarte? Dedica unos minutos a revisar tus suscripciones y elimina aquellas que ya no consultas. Si mantienes menos elementos en tu feed, perderás menos tiempo pasando de suscripción en suscripción, y podrás dedicar más tiempo a leer aquellos artículos que realmente te interesan.
18. Mantén carpetas separadas en tu lector de noticias para los asuntos personales y de trabajo
Si te has suscrito a algunos servicios de noticias por trabajo, y a otros por ocio, crea carpetas para mantener los dos ámbitos separados. Deja los las suscripciones con temas de ocio para cuando no estés trabajando.
19. Reduce el número de personas a las que sigues en Twitter
Hay muchos freelance que usan Twitter de manera efectiva para comunicarse en la Red. Pero si sigues a demasiada gente, acabarás perdiendo el tiempo con tanto tweet. Reduce el número de gente a la que sigues para hacer de Twitter una herramienta más efectiva.
20 Utiliza una herramienta de gestión del tiempo
Hay bastantes herramientas online que te pueden ayudar a gestionar mejor tu tiempo, y que incluso te permitirán detectar algunas nuevas maneras de mejorar tu productividad. Casi todos acabamos sorprendidos cuando repasamos cómo hemos empleado nuestro tiempo. Estos son algunos ejemplos: Toggl, Tick o Harves
21. Resérvate un tiempo para aprender cosas nuevas o trabajar en proyectos divertidos e interesantes
Independientemente del campo en el que trabajes, el desarrollo continuo es necesario. Es fácil que pases por alto esta necesidad cuando estás demasiado ocupado, así que haz el esfuerzo de reservar unas cuantas horas de tu semana para trabajar en algo que te permita aprender cosas nuevas.
22. Identifica tus "pérdidas de tiempo" más habituales
Para conseguir la máxima productividad necesitamos detectar las maneras en las que solemos malgastar el tiempo. Cada uno tenemos las nuestras. Una vez que las conocemos, es mucho más fácil buscar una solución. Las herramientas de gestión del tiempo que hemos mencionado anteriormente pueden ayudarnos a conseguir este propósito.
23. Identifica cuáles son tus momentos más productivos del día
Hay momentos del día en los que somos más productivos, y otros en los que no lo somos tanto. Cada uno tenemos los nuestros. Es importante conocerlos para desarrollar el trabajo más complejo en las horas más productivas. Reserva las tareas menos complejas para los momentos en los que te cueste más centrarte.
24. Usa dos monitores
A veces perdemos demasiado tiempo cambiando de un navegador a otro, o de un programa a otro. Trabajando con dos monitores puede optimizar tu trabajo.
25. No pierdas de vista las tareas más comunes
A menudo esas tareas que parecen insignificantes, o que no nos hacen disfrutar, acaban por consumir una gran parte de nuestro tiempo. Es mejor afrontarlas que dejar que se apilen en un montón gigante. De lo contrario, al final acabarán exigiéndonos más tiempo.
26. Trabaja primero en las tareas pequeñas
Cuando te enfrentes a una lista de 10 tareas, y puedas completar 5 de ellas de forma rápida, empieza por ellas. La lista se acorta y puedes centrarte en las tareas más complejas.
27. Resérvate un tiempo para reforzar tus contactos en Internet
El networking es una parte importante del trabajo de un freelance, pero es fácil que se nos olvide cuando estamos muy ocupados. Una red fuerte de contactos puede ser de gran ayuda.
