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GTD o cómo ser altamente productivo
Septiembre 17, 2008 –Llevo varias semanas pensando en publicar un post acerca de GTD, el sistema “Getting things done” de David Allen. En innumerables páginas se habla del mismo con la devoción dedicada a un culto, mientras que otras las tachan de elogios inmerecidos.
En cualquier caso, ¡yo soy de las admiradoras del método!, por lo que os traigo un resumen acerca de este sistema ampliamente extendido para elevar los índices de productividad de cualquier persona que se proponga seguirlo.
Sus bases conceptuales están constituidas por:
- Especificar acciones y transformarlas en objetivos y “pasos siguientes” concretos y definidos.
- Organizar recordatorios y notificaciones, así como clasificar las información en base a cómo y cuándo la necesitarás.
- Mantener constantemente en tu punto de mira los seis horizontes de tus obligaciones (propósito, vision, objetivos, áreas de enfoque, proyectos y acciones)
¿Cuáles deberían de ser tus primeros pasos para iniciarte?
- Organiza todos los documentos que haya sobre tu escritorio hasta que este vacío y ordenado.
- Procesa tu correo electrónico y bandeja de entrada hasta vaciarla.
- Realiza un brainstorming de tareas e ideas en un cuaderno o dispositivo móvil.
- Establece un sistema clasificatorio sencillo.
- Crea listas conceptuales de todas tus acciones, así como una lista de proyectos, una lista de “en espera” y otra de “Algún día/quizás”
- Utiliza un calendario o un sistema de archivos para recordar futuras tareas o compromisos que han de realizarse “imprescindiblemente” ese día.
- Haz una revisión semanal para mantener el método en orden y redefinir tus prioridades.
Es posible que en este preciso instante, tras la avalancha de tareas pendiente que probablemente hayas descubierto decidas dejar este artículo, pero ¡espera!, te contaré algo: No tienes por qué implementar todo el sistema GTD de la noche a la mañana para incrementar notablemente tu productividad.
De hecho, la idea principal es adaptar aquellas partes del mismo que puedan optimizar tu rutina de trabajo.
Algunos de los pasos esenciales para apreciar una mejora en tu rendimiento serían:
- Comienza especificando en una hoja de papel absolutamente todo aquello relacionado con tareas o compromisos pendientes. Si quieres ir un poco más lejos, puedes realizar listas contextuales (“siguientes acciones” clasificadas, por ejemplo, por contextos en los que serán realizadas: trabajo, casa, etc.. de modo que sepas exactamente qué es lo más urgente que deberías hacer en estos momentos)
- Limpia tu escritorio/bandeja de entrada. El siguiente paso sería procesar todos los papeles, juntándolos en primer lugar en una única pila y clasificándolos uno a uno a medida que vas avanzando.
- Clasifica. Sin duda esta es la parte más tediosa, pero con un sencillo sistema de archivadores (en caso de papel corriente) o un sistema de carpetas en tu ordenador tu productividad y rapidez trabajando con tus documentos aumentará considerablemente.
Recuerda que un primer acercamiento al método debería incluir un cuaderno, lápiz o bolígrafo, un archivador con clasificadores y etiquetas. De cualquier modo, existen múltiples programas y utilidades que podrás emplear tales como:
- dispositivos móviles (PDA)
- etiquetador electrónico
- calendario
- software informático (para listas de tareas, brainstorming, mindmapping, etc)
Este diagrama muestra de forma absolutamente clarificadora la estrategia que deberemos seguir al poner en práctica GTD:
Por último, un par de observaciones al respecto:
Un aspecto clave en el sistema GTD es la definición de un concepto clave: el de “siguiente acción”, de esta forma elaboraremos un método dirigido para la realización de cualquier proyecto. Un proyecto no es una “siguiente acción”, por tanto, sino que para la realización de un proyecto llevaremos a cabo múltiples acciones estando éstas ordenadas temporalmente en función de su dificultad y urgencia, entre otros muchos factores.
Aquellos compromisos o tareas fundamentales en un día determinado deberían desplazarse directamente al calendario, mientras que aquellas que una vez definidas ocupen un espacio temporal de más de dos minutos deberán ser postergadas o delegadas.
Si buscas software específico para GTD, en las páginas siguientes encontrarás una relación de diferentes programas:
