Artículo perteneciente a la serie «Eres Productivo». Pero hay más artículos… ¡no te los pierdas! 
GTD Fácil es una pequeña serie de artículos que he dedicado a presentar el método Getting Things Done he intentado dar una visión general y a la vez detallada de este método para organizarnos con eficacia.
En el primer artículo veíamos una descripción general así como ciertas notas introductorias. La segunda entrega era un screencast-presentación donde ya explicaba en qué consiste el método y cómo puede ayudarnos en la organización de nuestras tareas y proyectos. En el tercer capítulo de esta miniserie, también otro vídeo, me centré en mostrar en cómo se podía aplicar el GTD utilizando dos aplicaciones bastante conocidas,
Por vuestros comentarios sé que muchos ya habéis puesto en práctica el método, otros estáis en ello… y seguramente otros muchos lo habéis intentado o simplemente lo habéis descartado. Para aquéllos que ya lo han puesto en práctica va destinado este artículo con las 7 claves fundamentales para tener éxito con el GTD. Son una serie de claves y recetas que han funcionado en mi caso particular y que quiero transmitiros.
1Dedica a cada fase su debido tiempo
He oído o leído más de una vez: “es que el GTD requiere mucho tiempo… pierdo más tiempo en la organización que en hacer mis tareas”. Y yo a eso pregunto: “¿estás dedicándole el tiempo necesario y debido a cada fase del método? Déjame refrescar brevemente los tiempos que hay que dedicarles a cada fase:
Recopilar. Esta fase tiene que ser extremadamente ágil y rápida. No tienes que pararte a hacer nada más salvo capturar la tarea o idea. Utiliza una aplicación, utilidad, trozo de papel o lo que sea, pero asegúrate que permite una ágil captura de las tareas, de otro modo, no sirve. Recopilar una idea y mandarla al Inbox, no puede llevarnos más de unos pocos segundos. Y ojo, no hay que hacer nada más… continúa con lo que estabas haciendo.
Procesar. Otra fase que tiene que ser ágil. Evidentemente si tengo 50 cosas en mi Inbox no puede ser cuestión de unos segundos. No podemos acortar el tiempo material pero sí cómo “procesamos” las cosas. Decidir si una cosa la tengo que delegar, archivar, eliminar o hacer en menos de dos minutos, es una tarea que necesariamente tiene que llevarnos poco tiempo. Y si eres de las personas que acumula muchas cosas en tu Inbox, valora la posibilidad de procesar tus tareas dos veces al día.
Organizar. Esta fase ya requiere un poco más de tiempo y evidentemente ello dependerá de la complejidad y número de tus proyectos y tareas. Pero intenta hacerlo siempre con agilidad. No estás desarmando un misil termonuclear, sino colocando cada tarea en su lugar. Conocemos bien la naturaleza de cada tarea… ¡nosotros mismos la hemos puesto ahí! Por tanto organizar y “poner cada calcetín en su cajón” correspondiente (permitidme esta expresión que yo utilizo con mucha frecuencia) tiene que ser un proceso muy rápido. No podemos pararnos a dudar, si va aquí o allá. Sabemos si esa tarea tiene que hacerse Próximamente, si la puedo despachar y completar en menos de 2 minutos, si la puedo hacer cualquier día o tal vez, etc.
Revisar. Soy de la opinión que es mejor revisar dos veces al día y hacerlo de forma más rápida, que sólo una vez o cada dos días. Para mí esta fase es la que garantiza el éxito del método. Todas son imprescindibles, claro, pero la Revisión permite recomponer la fotografía de tus tareas, que han ido variando de prioridad e importancia a lo largo del día o la semana. O bien corregir el estado o lugar de una tarea que has podido guardar erróneamente en la fase de Organizar. La agilidad, que NO precipitación, y la frecuencia en la revisión, son las claves de esta fase.
2Sé muy cuidadoso a la hora de elegir tu aplicación
Porque yo y otros hablemos de Things, Evernote, Remember the Milk o Gmail, no tienen que ser necesariamente la mejor elección para ti. Elegir el sistema (aplicación, carpetas, agenda tradicional…) que nos va a ayudar a aplicar el GTD en nuestra vida es tan importante como aprender su flujo y sus cuatro pasos.
Mi recomendación es que pruebes cuantas más opciones mejor. En serio, sé que es una molestia tener que probar pero más lo es vivir en una completa desorganización y no ponerle remedio. Y si no vas a probar tal aplicación o servicio web, al menos intenta analizarlo previamente o leer sobre él para ver si responde a tus necesidades.
Y si empiezas con una aplicación y ves que no te encuentras a gusto. ¡Déjala inmediatamente! Mucha gente culpa al GTD y dice “no es para mí”, y ni tan siquiera ha valorado la posibilidad de estar utilizando un sistema o aplicación que-no-valía-para-él. No existe la mejor o la peor aplicación para GTD, existe la que te vale a ti y te ayuda a aplicar el método con éxito. Lo demás son tonterías.
3Si te interesa el GTD, aprende más sobre él
Este método, esta filosofía, es muy rica, llena de matices, particularidades y pequeños-grandes detalles. En mi guía de GTD Fácil he explicado los fundamentos, los grandes principios a aplicar… pero evidentemente hay muchos casos particulares donde las generalidades parecen no funcionar. Y digo parecen, porque son esas particularidades y pequeños giros sobre el método los que lo hacen adaptarse a casi cualquier persona.
El libro. Ya he recomendado el libro de David Allen, que según me habéis comentado se ha reeditado nuevamente. Una gran noticia, ese libro debería estar permanentemente en stock de las librerías. Recuerda que en España y Latinoamérica se publicado bajo el nombre de “Organízate con Eficacia”, de la editorial Empresa Activa.
Blogs. Blogs sobre GTD y Productividad hay muchos, sobre todo en inglés. En castellano hay menos, pero también los hay, y algunos de ellos son muy buenos. Tres de estos blogs que leo frecuentemente y que tengo que recomendaros si os interesa la temática son: El Canasto,Optima Infinito y Hábitos Vitales.
4Utiliza un método de captura “offline” efectivo
(No me gusta decir que una fase es más importante que otra. Todas lo son, por igual, pero a la hora de explicar y hacer énfasis en algunos pasos, prefiero expresarlo así.) Si en mi opinión la fase de la Revisión es la principal, la que garantiza el éxito del método, la segunda en importancia es la de Recopilar.
Es la que se encarga de que “no se nos escape” nada. Cuando surge la tarea, la idea o la necesidad, hay que meterlas directamente a nuestra carpeta de entrada o Inbox. Pero para ello hay que hacerlo empleando un método ágil y efectivo.
Cuando estamos frente a nuestro ordenador el proceso parece más obvio: lanzo mi aplicación de GTD e incorporo al Inbox el nuevo elemento, la tarea. ¿Pero qué pasa cuando esta tarea no aparece en el entorno digital? Puede surgir en un taxi, durante una comida… en un ascensor. De modo que tan importante como saber elegir la aplicación o sistema para el GTD es tener un método para capturar ideas y tareas cuando estamos alejados de nuestro ordenador.
Teléfono móvil.- La práctica totalidad de los móviles modernos incluyen una aplicación para tomar notas. Otros muchos tienen otra para tomar notas de audio, lo que todavía es mejor porque nos permite ahorrar tiempo y guardar la tarea en casi cualquier situación. El inconveniente de este método es que hay que desarrollar la costumbre de procesar esas tareas, una vez que llegas a tu puesto de trabajo o a casa.
PDA, Smartphone, iPhone o iPod Touch
Aquí ya damos un paso más y de calidad, ya que muchas de las aplicaciones y servicios web para GTD tienen una versión o interfaz para estos dispositivos (Things, Remember the Milk, Evernote, etc). Evidentemente nos permitirá capturar ideas cuando estamos en marcha… pero ahorrará el paso de tener que “pasarlas” del dispositivo móvil a la aplicación, ya que estará “sincronizado” con nuestra versión electrónica, vamos a llamarla así.
Una libreta o Hipster PDA
¡Viva la sencillez! La primera vez que oí hablar de las Hipster PDA creí que era una especie de broma de Merlin Mann, de 43 folders. ¡Qué equivocado estaba! Básicamente es una micro-agenda que nosotros mismos podemos fabricar literalmente con cuatro trozos de papel y un clip que se aloja en el bolsillo trasero de nuestro pantalón. (Cada hoja representa las carpetas de Próximo, En Espera, etc). Eso, y un bolígrafo, es lo único que necesitamos para poder capturar ideas en movimiento. Es extremadamente barato y funciona.
No hagas como yo y subestimes este método. Miles de personas lo utilizan a diario y funciona. Yo mismo lo utilicé hace dos o tres años durante unos meses, aunque lo abandoné porque el número de tareas empezó a crecer y en estos casos no parece ser el mejor método.
5No tengas miedo a hacer “tu propio GTD”
También he oído decir a otras personas que “el GTD es demasiado estricto e inflexible”. A mi modo de verlo, el GTD es un método que planta unas bases, unas lineas a seguir. Podemos hacerlo de manera fiel, a raja tabla, o bien adaptarlo a las necesidades de cada uno.
Llevo trabajando casi 20 años y nunca me he encontrado a dos personas con necesidades de organización idénticas. Todos tenemos nuestras particularidades y matices. Por ello el GTD puede responder de forma general a esas necesidades… pero si hay que adaptarlo, se hace, sin miedo ni reparos.
Lo que sí recomiendo, al 150%, es adaptarlo una vez aprendido y practicado el método de forma fiel. Y por eso en mi screencast sobre GTD insistía en que era imprescindible no saltarse ningún paso. El GTD tienes que aprenderlo tal como es, ni quitando ni añadiendo… y es luego, con el tiempo, cuando uno puede retocar aquí y allí para hacerlo suyo. En ese sentido no soy nada fundamentalista. Recordad que el GTD es un medio, no un fin. El fin es organizarnos con éxito.
6La “regla de los 2 minutos” te salvará el día
David Allen la bautizó como la “regla de los 2 minutos”. Si una tarea que tienes en tu Inbox puede ser terminada en menos de dos minutos (los dos minutos son orientativos, se refiere a algo que se puede hacer de manera inmediata), ponte con ella. Yo la he rebautizado como la “Regla del ¡Hazlo Ahora!” y os puedo asegurar que detrás de su aparente sencillez está una de las claves fundamentales del GTD, y de nuestro día a día en general.
Por su inmediatez, esta regla además nos ayuda a ser concisos, directos y ágiles. Cosa que tendemos a olvidar con mucha frecuencia: redactamos emails con varios párrafos para decir una cosa que podíamos haber expresado en tres o cuatro lineas, nos enrollamos al teléfono sin ir directamente al grano, damos varias vueltas para hacer algo que podríamos terminar… en menos de dos minutos.
Grábatela a fuego, por decirlo de un modo gráfico. Recuérdatela a diario, te ayudará a completar esas tareas tontas que siempre se complican, porque dejas para más tarde y que luego interrumpen a otras más importantes. Si quieres, escríbela en una nota adhesiva que puedes poner junto a tu teclado: ¡Hazlo Ahora!
7Cada cierto tiempo evalúa si tu método funciona
Como he dicho anteriormente el GTD y la aplicación o el sistema que utilices para organizarte con eficacia sólo son un medio, nunca el fin.
Uno de los puntos que más olvidamos es el ser críticos y analíticos con el sistema que utilizamos. Desarrollamos unas costumbres y hábitos y ya creemos que lo hemos conseguido todo. “Hey, Berto, es que yo utilizo el GTD y me va de maravilla, me organizo muy bien”. Estupendo… pero ¿de verdad lo estás haciendo lo mejor posible o podrías mejorar?
A mi me gusta volver sobre mis métodos de organización y analizarlos cada cierto tiempo, cada mes o dos meses. ¿Realmente me sirven? ¿Me organizo con eficacia? ¿Sirven para liberarme del estrés de la organización? ¿Podría mejorarlos?
En ese sentido leer libros y blogs sobre GTD y Productividad ayuda y mucho, ya que poco a poco vas encontrando matices y pistas que te hacen mejorar. Pero nadie mejor que tú conoce tus necesidades, tus costumbres y sobre todo si realmente te estás organizando con eficacia. Y si no es así, no tengas miedo a cambiar o experimentar con un nuevo sistema o hábitos. Es mejor hacerlo y equivocarse que vivir sin aprovechar al máximo las horas del día.
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“¿Qué artículos me recomiendas para empezar con el tema de la Productividad?”. Fue una pregunta que me hicieron ayer por la tarde y que me resultó interesante. Aunque es fácil localizar estos artículos en el especial de 
