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GTD con Gmail (un enfoque personal)

de Vida En Orden de Javier F.

Creo que lo he mencionado antes, trabajo en el área de comercio internacional como intermediario en la importación de artículos de uso industrial. Como se imaginarán, mi trabajo depende exclusivamente de la comunicación efectiva con proveedores y clientes. Y dadas las facilidades que la tecnología nos otorga hoy en día, mi trabajo cotidiano lo realizo casi 100% desde el computador, en menor medida uso el teléfono móvil y el fax y, ocasionalmente, las visitas a clientes y proveedores (en el exterior) las cuales se hacen cada cierto tiempo para tratar temas puntuales, inherentes a la relación de negocios como tal y como fortalecimiento de los vínculos comerciales.

Mi herramienta principal es el correo electrónico, he usado varios clientes para su gestión, desde Eudora, pasando por Outlook Express (ahora Windows Live Mail), Outlook,Thunderbird, etc. hasta llegar finalmente a Gmail y luego de estar encantado con esta aplicación, a implementar Google Apps para mi dominio empresarial.

Todas las tareas inherentes a mi trabajo se crean dentro del correo electrónico. Muy pocas vienen por otro lado, y cuando lo hacen, dan origen a un mensaje de alguna forma así que allí es donde concentro toda mi labor.

Conozco la metodología GTD desde hace unos años y aún lucho por encontrar mi flujo de trabajo perfecto, siempre ajustando, haciendo cambios, adaptándolo a mis necesidades. Por algún tiempo utilicé herramientas para GTD como ThinkingRock, GTD TiddlyWiki, Evernote en sus anteriores versiones, listas simples en archivos de texto, etc. Siempre el problema radicaba en que tenía que extraer información de los mensajes de email y pasarlo al sistema que estuviese usando lo que generaba doble trabajo y me dificultaba el rastreo de los proyectos y los mensajes relacionados. Lo mismo sucedía con los archivos adjuntos y el material de referencia.

Luego de estar con Google Apps por cerca de dos años, he pulido bastante mi trabajo en el mismo y quiero darles a conocer la forma en que trabajo y que me ha permitido, hasta cierto punto, tener un flujo de trabajo cómodo, constante y efectivo para el desarrollo diario de mis labores.

Etiquetas

Mi forma de trabajar está basada 100% en el uso de los labels o etiquetas los cuales he separado en grupos con un prefijo, seguido de la etiqueta como tal. En este sentido:

PO: Todo mi trabajo gira alrededor de las órdenes de compra, luego de todas las gestiones de solicitud de cotización, cotizaciones como tal y revisiones, está la orden de compra, allí se origina realmente todo el proceso con el proveedor y el cliente, de esta forma, es uno de los grupos más importantes y adopta este prefijo ‘PO’ refiriéndose al inglés Purchase Order el cual está seguido del número consecutivo correspondiente.

@: Se refiere a mis contextos pero debido a que mi trabajo está concentrado en el computador, los míos se limitan a:

• @Acciones (todo lo que está por hacer)
• @AlgunDia (equivalente al someday/maybe del GTD)
• @Diferido (para cualquier asunto a revisar en otra ocasión)
• @EnEspera (para todo lo que está en manos de mis colegas o delegado a mi equipo de trabajo)
• @Próximas (la principal, lo que contiene las siguientes acciones, el trabajo pendiente inmediato)

#: Los anteriores contextos en si solos no me son de mucha ayuda así que los complemento con etiquetas con el prefijo ‘#:’ (aparecen después de los contextos ‘@’ pero antes de los pedidos ‘PO:’ y me ayudan a identificar el estado o punto en el que se encuentra determinado pedido:

• #:xSolicitar (requerimiento de un cliente que aún no se ha procesado)
• #:Solicitado (requerimiento de un cliente que ya ha sido tramitado ante el proveedor)
• #:Cotizado (requerimiento contestado por el proveedor, procesado por nosotros y enviado al cliente efectivamente)
• #:xConfirmar (cotización confirmada por el cliente, posiblemente a convertirse en pedido pero que aún está por confirmar finalmente por el proveedor)
• #:EnProceso (cotización convertida en pedido y que en este punto ya tiene asignado un número ‘PO’ y está en proceso de producción o elaboración por parte del proveedor)
• #:xPagar (pedido que está pendiente de pago)
• #:xEmbarcar (pedido que está próximo a partir de puerto extrajero)
• #:xArribar (pedido que está próximo a llegar a puerto nacional)
• #:Reclamo (pedido en proceso de reclamación por cualquier motivo)
• #:Docs (pedido cuyos documentos están en trámite o han sido enviados para nacionalización)
• #:Comisión (pedido sobre el cual está en proceso el pago de comisión por nuestro trabajo)

Nótese que no tengo una etiqueta que se refiera al pedido como finalizado pues cuando llega a este estado, simplemente elimino todas las etiquetas y dejo únicamente la que lleva el número de pedido la cual conservo por algunos meses a la espera de cualquier reclamo o solicitud inherente a la misma por parte del cliente.

Los tres anteriores grupos conforman el grueso de mi trabajo, sin embargo uso, en menor medida los siguientes grupos:

• C: (se refiere a ‘Clientes’ y va seguido de tres letras que identifican a un cliente en particular)
• P: (como el anterior se refiere a ‘Proveedores’ y va seguido de las tres letras que lo identifican)

Los anteriores existen para los contactos más frecuentes y para todas las comunicaciones que he tenido con un proveedor o cliente específico. Estas etiquetas se añaden automáticamente a los mensajes utilizando los filtros.

• PY: (se refiere a cualquier proyecto del trabajo y va seguido del nombre según sea por ejemplo: nuevos proveedores, estudio de muestras, nuevos productos, viajes, ferias, marcas, imágen corporativa, mercadeo, etc.)
• Ref: (por último un grupo para cualquier material de referencia por ejemplo: catálogos, certificados, viajes, ferias, etc.)

Enláces rápidos

Una muy buena característica de Gmail que me permite tener a la mano las etiquetas de mayor uso o crear búsquedas personalizadas con mis criterios. En mi lista conservo tan solo las tres más importantes para revisión de mis tareas: @Próximas, @Acciones, @EnEspera.

Tareas

Me permite agregar tareas que tienen plazos específicos con fecha, algo que no podía hacer anteriormente y que me obligaba a revisar constantemente todos los contextos para no perderlo de vista o agregarlo al calendario, sin embargo, la utilidad de esta característica es que me permite enlazar el mensaje correspondiente, de esta forma tengo rápido acceso a la acción a realizar.

Google Calendar

Para lo que son específicamente citas (poco frecuentes) o para viajes.

Chat

Muy útil para tratar asuntos rápida e instantáneamente con mi equipo de trabajo. Ahora con voz y video se hace mucho más efectivo. Aquí tengo la posibilidad de incluir clientes y proveedores pero no es fácil tenerlos disponibles en línea. Un problema de cultura y preferencias en el uso de las herramientas de trabajo de cada quien. Aquí es donde viene muy útil Skype, por ejemplo, pero es tema de otro artículo.

Revisar

En todo lo descrito anteriormente está implícito el Recopilar, Procesar y Organizar de la metodología GTD y mal que bien es un proceso relativamente sencillo y fácil de realizar, sin embargo, la parte difícil de mantener el sistema andando es el Revisar y creo que aquí es donde radica el éxito del GTD pues es donde comienza la retroalimentación de todos los pasos anteriores y el reinicio del ciclo. Si se falla en este punto, todo lo anterior no sirve de nada. Puedo tener todas las etiquetas bien puestas, definidas las acciones siguientes, programadas todas los mensajes con plazos pero si no estoy constantemente revisando, el sistema falla y perdemos todo el trabajo previo. Berto Pena de ThinkWasabi tiene un artículo bien interesante para tener éxito con el GTD.

¿Y Google Docs?

Lamentablemente no me acomodo a Google Docs. Me resulta más cómodo trabajar con MS Office o en su defecto con OpenOffice. Igualmente, he dejado de sacar los adjuntos del correo electrónico pues con las etiquetas, y al estar en los mensajes, los tengo siempre a mano dentro de Gmail. Es otra de las ventajas de este sistema.

Conclusión

El GTD en definitiva hay que ajustarlo al contexto y características del trabajo que cada quien realiza. Es difícil pensar que la metodología estándar funcione para todo el mundo, sin embargo, es un punto de partida muy importante para estructurar el trabajo y lograr terminar los tareas de acuerdo con las exigencias a las que cada quien se enfrenta.

Espero que este artículo sirva de inspiración para aquellos quienes, como yo, han querido implementar GTD pero que a su vez tienen su trabajo basado en su mayor parte en el correo electrónico y no han encontrado una solución que se ajuste a sus necesidades. ¡Mucha suerte!