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Cómo mejorar tu flujo de trabajo diario
Una de las cosas que mucha gente encuentra en algunos de los libros de Productividad es su falta de “relación con la realidad”. Hablan de unos hábitos y sientan unas sólidas bases para un cambio efectivo, eso es un indudable, pero no explican o lo hacen vagamente cómo relacionarnos con la Tecnología, por ejemplo.
La Tecnología e Internet, bien aplicados, pueden —deben— multiplicar nuestra capacidad para organizarnos y completar con eficacia tareas y proyectos. Pero el detalle “bien aplicados” aquí es determinante. Es por ello que tan importante como construir unos firmes hábitos productivos es saber aplicarlos “sobre el terreno”.
Aquí van cinco pequeñas sugerencias para mejorar nuestro flujo de trabajo diario:
1Utiliza menos software, conócelo más y mejor
Es uno de mis mantras favoritos. Yo soy el primero en instalar tropecientas aplicaciones que luego se quedan ahí, utilizo dos para hacer una tarea que podría hacer con una, luego tengo que andar actualizando, desinstalando, bajando cosas, etc.
Pregúntate qué aplicaciones necesitas realmente. Elimina el resto pero, sobre todo, y esto es fundamental, asegúrate de conocerlas a fondo aquellas que utilizas a diario. (Ojo, hablo de convertirte en un verdadero experto.)
Conociendo las claves y secretos de esa aplicación terminarás tu tarea antes y tu trabajo tendrá una mayor calidad (una presentación para un cliente con un mejor acabado, una hoja de cálculo con fórmulas inteligentes y gráficos efectivos, un documento de texto bien formateado, limpio y elegante, etc.)
Haciendo una tarea, y haciéndola muy bien, puedes marcar la diferencia en tu trabajo.
2Elimina la multitarea de tu flujo de trabajo
Salvo en tareas muy mecánicas que requieren una nula atención por nuestra parte siempre desaconsejo practicar la multitarea. Hay muchísimas razones… aquí van cinco:
- Impide que pongas toda tu atención y energía en lo que estás haciendo. Toda tu creatividad —que es finita— se dispersa en varias cosas.
- Tiende a mezclar lo importante con lo irrelevante y el peor parado siempre es el primero.
- Concentrado en una tarea eliminas la posibilidad de distracciones. Si haces varias abres la puerta a los despistes.
- La multitarea promueve el estrés, la ansiedad y los agobios.
- Haciendo una tarea, y haciéndola muy bien, puedes marcar la diferencia en tu trabajo: para ti, para un cliente, para tu jefe, etc.
3Analiza y perfecciona tus “actividades clave”
Las “actividades clave” son aquellas cosas que por tu trabajo o por el tiempo que les dedicas, conforman la columna vertebral de tu día a día, lo que más vitalidad, tiempo y atención requiere de ti.
En mi caso es: 1) Gestionar el email 2) Escribir 3) Leer feeds y libros. Tal vez en tu caso sea, por poner unos ejemplos al azar: 1) Revisar código de una aplicación 2) Estudiar los apuntes de la universidad 3) Hacer presentaciones comerciales para clientes.
Como estas actividades suponen el “centro de tu día” es por ello que sea indispensable analizar, afinar y desarrollar unos buenos hábitos para completarlas de forma eficaz y sobre todo brillante. Muchas veces hacemos las cosas más importantes en el peor momento del día y de la peor forma posible. Y luego nos encontramos diciendo frases como “no sé que me pasa pero últimamente no me sale nada bien”.
Pregúntate qué tres cosas de tu trabajo son las más importantes —por tiempo y por energía— y sobre todo analiza si las estás haciendo del modo correcto, eficiente, con las herramientas o aplicaciones adecuadas y en el momento más idóneo.
4Concéntrate en las tareas pequeñas
Por naturaleza tendemos a obsesionarnos con la complejidad de un proyecto en su conjunto en lugar de entusiasmarnos con la sencillez de una tarea en particular. Por supuesto que tenemos que tener en mente la totalidad de un proyecto, visualizarlo y calibrar los recursos, tiempo y creatividad que va a requerir, pero que eso no condicione nuestro día a día.
No debemos subestimar el poder de lo pequeño, es muchas veces lo que marca la diferencia. Tira una pequeña piedra a un estanque y verás cómo se expanden las ondas sobre el agua.
Completa tareas una a una, cómete el “pastel” a pequeños trozos, no trates de engullirlo de una vez. Podrás completar el proyecto de forma más pausada, controlada y sobre todo sabiendo lo que haces y cómo lo haces.
Pregúntate qué tres cosas de tu trabajo son las más importantes y sobre todo analiza si las estás haciendo del modo correcto.
5Evalúa y analiza tus progresos
Para mí no hay mejora —en absoluto— si no hay evaluación. De nada, repito, de nada sirve leerse 1.000 libros de productividad, 500 screencasts al mes y cientos de artículos al día si luego no aplicamos una mínima revisión para comprobar “cómo nos está yendo”.
Tan importante —yo diría más— como implantar nuevos hábitos, corregir malas costumbres o adoptar nuevas aplicaciones en tu flujo de trabajo, es ver si de verdad están funcionando. Eso implica dos cosas imprescindibles:
- Fijar unos (sencillos) objetivos.
- Evaluar si se han cumplido.
Pero hay que hacerlo. Es muy, muy fácil fijarse unos objetivos, escribirlos en una hoja de papel, pero es muy complicado desarrollar el hábito de volver sobre ellos para preguntarnos: ¿lo he conseguido?; si no es así, ¿por qué?; ¿qué me ha faltado para conseguirlo?
Estamos recorriendo un camino para el que no hay un mapa, lo tienes que escribir y reescribir tú a medida que avanzas.
