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Ayer revisábamos algunos conceptos básicos de Zen To Done, el sistema de productividad que pretende sustituir a GTD para aquellos que ya lo han probado y no han conseguido adaptarlos a su vida. Vimos cuáles eran los principales obstáculos que la gente se encuentra a la hora de seguir el método de David Allen y cómo ZTD quería solucionarlos.
Pero un sistema de gestión de tareas no es nada sin una conducta apropiada. Batauta, creador de ZTD, propone 10 hábitos concretos para que nuestra productividad mejore. El propio creador del sistema recomienda que los vayamos adoptando en nuestra vida de manera progresiva: dos o como mucho tres cada mes. Si esos nos funcionan, seguiremos con los siguientes.
1. Recogida de datos. El hábito asociado a ella es la captura de ideas y tareas en cualquier lugar y en cualquier momento. Tenemos que llevar una libreta o cualquier otro instrumento que nos permita escribir las ideas según surjan. Es como la bandeja de entrada de GTD, pero llevada hasta el extremo más simple: no montaremos una inbox en cada lugar en el que estemos, sino que la llevaremos siempre a cuestas y, al llegar a casa o al trabajo, la vaciaremos en una sola lista de tareas por hacer.
2. Procesar. Se trata de tomar rápidas decisiones con todas nuestras tareas. Es exactamente igual al procesado de GTD: si puedes hacer algo en menos de dos minutos, hazlo. Si no tíralo, delégalo, archívalo o ponlo en tu lista de tareas o en el calendario. Todas nuestras áreas de trabajo (el correo electrónico, el escritorio de casa, el de la oficina) tienen que ser revisados al menos una vez cada día para dejarlos limpios.
3. Planea acciones: Al inicio de cada semana o de cada día, elegiremos nuestras MiTs (Tareas más importantes) y las tendremos en nuestro calendario para acabarlas primero. Además, cada día elegiremos otras tres MiTs, que ejecutaremos a primera hora, de manera que las tengamos acabadas cuanto antes.
4. Haz: ZTD apuesta por eliminar de nuestra vida la multitarea. Una vez que hayamos decidido qué es lo siguiente (recordad que tienen preferencia nuestras MiTs, hay que eliminar todas las distracciones (teléfonos, correo electrónico, pestañas innecesarias en el navegador, etc…) y, simplemente, trabajar en esa única tarea. Si alguien te interrumpe, apunta lo necesario en tu libreta, pero no dejes de trabajar.
5. Un sistema simple. ZTD es flexible, pero sugiere que nuestras listas de tareas sean lo más sencillas posibles. Olvídate de tags y de demasiadas divisiones. No enlaces acciones a la vez a proyectos y contextos: el sistema acabará complicándose. ¡Ah, y olvídate de jugar con herramientas GTD! Seguro que cuando has intentado probar el sistema has comprobado lo divertido que es ir mirando cuál es la que mejor se ajusta a tus necesidad. No caigas en esa tentación: en cuanto algo te funcione, úsalo para “hacer”.
6. Organízate. Hay que conseguir el hábito de que cada cosa tenga su sitio y que todos los lugares, contextos o carpetas sea fácilmente identificables sin necesidad de pensar demasiado. Así conseguiremos organizarnos sin perder el tiempo, de manera intuitiva.
7. Revisa. ZTD admira el proceso semanal de revisión de tareas de GTD y propone seguirlo al pie de la letra. Además, incluye una revisión mensual y otra anual, para poder prestar ateción a metas mucho menos inmediatas que en el día a día pueden quedar sepultadas.
8. Simplifica: reduce tus metas y tareas a lo esencial, no te sobrecargues. Cada vez que hagas revisión semanal, elimina todo lo que no sean proyectos esenciales y tareas y simplifica tus compromisos. También hay que reducir a lo esencial la información entrante que manejamos cada día. Haz esto a diario, cada semana y cada mes.
9. Crea tus rutinas. Apóyate en una serie de gestos que se repitan cada día a determinadas horas, de manera que nunca sientas que tu gestión de tareas es caótica. Hablaremos de esto con más profundidad en un próximo post de Moviéndonos.
10. Busca el trabajo que te apasione. Si lo logras, será más dificil que procrastines y lograrás ver tu lista de tareas también como una de recompensas.
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