Scrum

Scrum es un proceso de desarrollo de software iterativo e incremental utilizado comúnmente en entornos ágiles de desarrollo de software.

Aunque Scrum estaba enfocado a la gestión de procesos de desarrollo de software, puede ser utilizado en equipos de mantenimiento de software, o en una aproximación de gestión de programas: Scrum de Scrums.

Contenido

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Historia [editar]

En 1986, Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka describieron una nueva aproximación holística que incrementa la rapidez y la flexibilidad en el desarrollo de nuevos productos comerciales:¹
- Ellos comparan esta nueva aproximación holística en la cual las fases se solapan de manera intensa y el proceso completo es realizado por un equipo con funciones transversales, como el rugby, donde el equipo entero "actúa como un solo hombre para intentar llegar al otro lado del campo, pasando el balón de uno a otro".
- Los casos de estudio se centran en empresas de las industrias automovilísticas, y de fabricación de máquinas fotográficas, computadoras e impresoras.

En 1991, DeGrace y Stahl, en Wicked Problems, Righteous Solutions,² se refirieron a esta aproximación como Scrum (meleé en inglés), un término rugbístico mencionado en el artículo por Takeuchi y Nonaka.
A principio de los 90, Ken Schwaber utilizó una aproximación que llevó a poner en práctica Scrum en su compañía, Advanced Development Methods.
Por aquel tiempo, Jeff Sutherland desarrolló una aproximación similar en Easel Corporation y fue el primero en denominarla Scrum.³
En 1995, Sutherland y Schwaber presentan de manera conjunta una ponencia describiendo Scrum en el OOPSLA '95 en Austin, en su primera aparición pública. Schwaber y Sutherland colaboraron durante los años siguientes para consolidar los escritos anteriores, su experiencia, y las mejores prácticas en la industria, en lo que hoy día se conoce como Scrum.
En 2001, Schwaber y Mike Beedle escribieron la metodología en el libro Agile Software Development with SCRUM.

Características de Scrum [editar]

Scrum es un proceso marco que incluye un conjunto de prácticas y roles predefinidos. Los roles principales en Scrum son elScrumMaster, que mantiene los procesos y trabaja de forma similar al director de proyecto, el ProductOwner, que representa a losstakeholders (clientes externos o internos), y el Team que incluye a los desarrolladores.

Durante cada sprint, un periodo entre 15 y 30 días (la longitud es definida por el equipo), el equipo crea un incremento de softwarepotencialmente entregable (utilizable). El conjunto de características que forma parte de cada sprint viene del product backlog, que es un conjunto de requisitos de alto nivel priorizados que dan forma al trabajo a realizar. Los elementos del backlog que forman parte del sprint se determinan durante la reunión de sprint planning. Durante esta reunión, el Product Owner informa al equipo de los elementos en el product backlog que quiere ver completados. El equipo entonces determina la cantidad de ese trabajo que puede comprometerse a completar durante el siguiente sprint.⁴ Durante el sprint, nadie puede cambiar el sprint backlog, lo que significa que los requisitos están congelados durante el sprint.

Existen varias implementaciones de sistemas para gestionar el proceso de Scrum, que van desde notas amarillas "post-it" y pizarras hasta paquetes de software. Una de las mayores ventajas de Scrum es que es muy fácil de aprender, y requiere muy poco esfuerzo para comenzarse a utilizar.

Roles en Scrum [editar]

En Scrum se definen varios roles; estos están divididos en dos grupos; cerdos y gallinas, inspirados en un chiste sobre un cerdo y una gallina.⁴

Un cerdo y una gallina se encuentran en la calle. La gallina mira al cerdo y dice, "Hey, ¿por qué no abrimos un restaurante?" El cerdo mira a la gallina y le dice, "Buena idea, ¿cómo se llamaría el restaurante?" La gallina piensa un poco y contesta, "¿Por qué no lo llamamos "Huevos con jamón?" "Lo siento pero no", dice el cerdo, "Yo estaría comprometido pero tu solamente estarías involucrada".

De esta forma, los cerdos están comprometidos a construir software de manera regular y frecuente, mientras que el resto son gallinas: interesados en el proyecto pero realmente irrelevantes porque si este falla no son un cerdo, es decir, no son los que se habían comprometido a sacarlo adelante. Las necesidades, deseos, ideas e influencias de los roles gallina se tienen en cuenta, pero no de forma que pueda afectar, distorsionar o entorpecer el proyecto Scrum.

Roles "Cerdo" [editar]

Los Cerdos son los que están comprometidos con el proyecto y el proceso Scrum; ellos son los que "ponen el jamón en el plato".

Product Owner: El Product Owner representa la voz del cliente. Ellos se aseguran de que el equipo Scrum trabaja de forma adecuada desde la perspectiva del negocio. El Product Owner escribe historias de usuario, las prioriza, y las coloca en el Product Backlog.

ScrumMaster (o Facilitador): El Scrum es facilitado por un ScrumMaster, cuyo trabajo primario es eliminar los obstáculos que impiden que el equipo alcance el objetivo del sprint. El ScrumMaster no es el líder del equipo (porque ellos se auto-organizan), sino que actúa como una protección entre el equipo y cualquier influencia que le distraiga. El ScrumMaster se asegura de que el proceso Scrum se utiliza como debe. El ScrumMaster es el que hace que las reglas se cumplan.

Equipo: El equipo tiene la responsabilidad de entregar el producto. Un pequeño equipo de 5 o 9 personas con una mezcla de las habilidades necesarias para realizar el trabajo (diseñador, desarrollador, etc).

Roles "Gallina" [editar]

Los roles gallina no son parte del proceso real Scrum, pero deben tenerse en cuenta. Un aspecto importante de una aproximación Ágil es la práctica de involucrar a usuarios, parte de negocio y otros responsables (stakeholders) como parte del proceso. Es importante que esa gente participe y proporcione su opinión sobre las salidas para la revisión y planificación de cada sprint.

Usuarios: ¡El software es construido para alguien! Si el software no es usado - como la adivinanza sobre si un árbol que cae en el bosque cuando no hay nadie cerca hace ruido - ¿fue alguna vez escrito?.

Reuniones en Scrum [editar]

Cada día de un sprint, se realiza la reunión sobre el estado de un proyecto. Esto se llama un scrum o la "daily standup". El scrum tiene unas guías específicas:

La reunión comienza puntualmente a su hora. A menudo hay castigos -decididos por el equipo- para quién llega tarde (por ejemplo: dinero, push-ups, llevar colgando una gallina de plástico del cuello)
Todos son bienvenidos, pero solo los "cerdos" pueden hablar
La reunión tiene una duración fija de 15 minutos, de forma independiente del tamaño del equipo.
Todos los asistentes deben mantenerse de pie (esto ayuda a mantener la reunión corta)
La reunión debe ocurrir en la misma ubicación y a la misma hora todos los días.

Durante la reunión, cada miembro del equipo contesta a tres preguntas:⁴

¿Qué has hecho desde ayer?
¿Qué es lo que estás planeando hacer mañana?
¿Has tenido algún problema que te haya impedido alcanzar tu objetivo? (Es el papel del ScrumMaster recordar estos impedimentos).

Después de cada sprint, se lleva a cabo una retrospectiva del sprint, en la cual todos los miembros del equipo dejan sus impresiones sobre el sprint recién superado. El propósito de la retrospectiva es realizar una mejora continua del proceso. Esta reunión tiene un tiempo fijo de cuatro horas.

Scrum permite la creación de equipos autoorganizados impulsando la co-localización de todos los miembros del equipo, y la comunicación verbal entre todos los miembros y disciplinas involucrados en el proyecto.

Un principio clave de Scrum es el reconocimiento de que durante un proyecto los clientes pueden cambiar de idea sobre lo que quieren y necesitan (a menudo llamado requirements churn), y que los desafíos impredecibles no pueden ser fácilmente enfrentados de una forma predictiva y planificada. Por lo tanto, Scrum adopta una aproximación pragmática, aceptando que el problema no puede ser completamente entendido o definido, y centrándose en maximizar la capacidad del equipo de entregar rapidamente y responder a requisitos emergentes.

Documentos [editar]

Product backlog [editar]

El product backlog es un documento de alto nivel para todo el proyecto. Contiene amplias descripciones de todas las características requeridas, funcionalidades en la wish-list, etcétera. Es el "qué" va a ser construido. Es abierto y editable por todo el mundo. Contienen estimaciones burdas, normalmente en días. Esta estimación ayuda al Product Owner a ajustar la línea temporal y, de manera limitada, la prioridad (por ejemplo, si "añadir corrector ortográfico" está estimada en 3 días vs 3 meses, eso podría afectar el deseo del Product Owner.

Sprint backlog [editar]

El sprint backlog es un documento con gran detalle donde se describe el cómo el equipo va a implementar los requisitos durante el siguiente sprint. Las tareas se rompen en horas con ninguna tarea de duración superior a 16 horas. Si una tarea es mayor de 16 horas, deberá ser rota en mayor detalle. Las tareas en el sprint backlog nunca son asignadas, son tomadas por los miembros del equipo del modo que les parezca oportuno.

Burn down [editar]

La burn down chart es una gráfica mostrada públicamente en la que aparecen el número de tareas restantes para el sprint actual, o el número de items en el sprint backlog. No debería ser confundido con una tabla de valor añadido. Una burn down chart podría ser plana durante la mayor parte del periodo cubierto en el sprint, y el proyecto podría seguir sobre lo planificado.

Scrum aplicado al desarrollo de software [editar]

Aunque surgió como modelo para el desarrollo de productos tecnológicos, también se emplea en entornos que trabajan con requisitos inestables y que requieren rapidez y flexibilidad; situaciones frecuentes en el desarrollo de determinados sistemas de software.

Jeff Sutherland aplicó el modelo Scrum al desarrollo de software en 1993 en Easel Corporation (Empresa que en los macro-juegos de compras y fusiones se integraría en VMARK, luego en Informix y finalmente en Ascential Software Corporation). En 1996 lo presentó junto con Ken Schwaber como proceso formal, también para gestión del desarrollo de software en OOPSLA 96. Más tarde, en 2001 serían dos de los promulgadores del Manifiesto ágil. En el desarrollo de software scrum está considerado como modelo ágil por la Agile Alliance.

La ficha adjunta incluye una descripción sinóptica del proceso y sus elementos que son:

Roles: Propietario del producto, Gestor o Manager del Scrum, Equipo e Interesados.
Componentes del proceso: Pila del producto (Product Backlog), Pila del sprint (Sprint Backlog), Incremento.
Reuniones:

Planificación del sprint, Revisión diaria, Revisión del sprint.

Sprint

Véase también [editar]

Enlaces externos [editar]

Referencias [editar]

↑ Takeuchi and Nonaka: The New New Product Development Game (Harvard Business Review, Jan-Feb 1986)
↑ Peter DeGrace, Leslie Hulet Stahl, Wicked problems, righteous solutions, 1990, ISBN 0-13-590126-X
↑ Jeff Sutherland, AGILE DEVELOPMENT: LESSONS LEARNED FROM THE FIRST SCRUM, 2004
↑ ^a ^b ^c Agile Project Management with Scrum, Ken Schwaber, Microsoft Press, January 2004, 163pp, ISBN 0-7356-1993-X

¿Eres el Problema o la Solución?

de Optima Infinito de jmbolivar@optimainfinito.com (Jose Miguel Bolivar)

soluciones, cortesía de Rafa Zubiria

Básicamente hay dos tipos de personas: las que buscan problemas y las que encuentran soluciones.

Los buscadores de problemas son el grupo más numeroso, supongo que porque resulta más fácil detectar un problema que solucionarlo.

El grupo de los que encuentran soluciones es, imagino que por la misma razón que acabo de comentar, mucho más reducido y sin duda mucho más apreciado y valorado por todos, tanto en el ámbito personal como en el profesional.

Ser un buscador de problemas es una vocación temprana y me atrevería a decir que casi una tendencia innata.

Ya de críos comenzamos a decir no a las propuestas paternas, casi como un acto reflejo, pero rara vez somos capaces de proponer alternativas concretas.

En otras palabras, decimos fácilmente lo que no nos gusta o lo que no queremos pero nos cuesta expresar con claridad lo que sí nos gusta o lo que sí queremos.

El problema es que si no corregimos estos hábitos tempranos acabaremos convirtiéndonos en buscadores crónicos de problemas, lo cual no sólo es bastante aburrido y limitante para el que lo padece sino que además no nos va a resultar de mucha ayuda ni en lo personal ni en lo profesional, más bien lo contrario.

Lo curioso es que pasar de buscar problemas a encontrar soluciones es un paso relativamente sencillo. Como solemos comentar a menudo en este blog lo único que require es uncambio de paradigma.

Las personas que buscan problemas se caracterizan fundamentalmente por dos aspectos: saben lo que no quieren y observan constantemente la realidad buscando el fallo, lo que no funciona e incluso lo que podría no funcionar.

Quienes encuentran soluciones, por el contrario, saben lo que quieren y operan en un paradigma en el que siempre existe una solución para cada problema.

Esta forma distinta de percibir la realidad hace que la reacción de aquellos que buscan problemas sea por lo general inmediata y poco o nada razonada. Tan pronto detectan algo que no les gusta o que no funciona lo dicen sin más.

Sin embargo los que encuentran soluciones no se paran ante el problema o el error sino que lo utilizan como punto de partida para comenzar la búsqueda de la solución, porque saben, sin dudar, que existe. Y lo mejor de todo es que, como no saben que en ocasiones la solución es imposible, siempre la encuentran.

Más allá de los beneficios que este cambio de paradigma te pueda aportar en tu vida profesional, considera también lo que puedes ganar a nivel personal si en lugar de ver sólo problemas comienzas también a ver oportunidades.

Al final todo se reduce a que te hagas esta pregunta: ¿de qué quiero ser parte, del problema o de la solución?

La decisión es sólo tuya.

Metáfora zen del Bambú Japonés

Metáfora zen del Bambú Japonés

No hay que ser agricultor para saber que una buena cosecha requiere de buena semilla, buen abono y riego constante. También es obvio que quien cultiva la tierra no se impacienta frente a la semilla sembrada, hablándole con el riesgo de echarla a perder, gritándole con todas sus fuerzas: ¡Crece, por favor!

Hay algo muy curioso que sucede con el bambú japonés y que lo transforma en no apto para impacientes: siembras la semilla, la abonas, y te ocupas de regarla constantemente.

Durante los primeros meses no sucede nada apreciable. En realidad, no pasa nada con la semilla durante los primeros siete años, a tal punto que, un cultivador inexperto estaría convencido de haber comprado semillas infértiles.

Sin embargo, durante el séptimo año, en un período de sólo seis semanas la planta de bambú crece ¡más de 30 metros!

¿Tardó sólo seis semanas crecer?

No, la verdad es que se tomó siete años y seis semanas en desarrollarse.

Durante los primeros siete años de aparente inactividad, este bambú estaba generando un complejo sistema de raíces que le permitirían sostener el crecimiento, que iba a tener después de siete años.

Sin embargo, en la vida cotidiana, muchas veces queremos encontrar soluciones rápidas y triunfos apresurados, sin entender que el éxito es simplemente resultado del crecimiento interno y que éste requiere tiempo.

De igual manera, es necesario entender que en muchas ocasiones estaremos frente a situaciones en las que creemos que nada está sucediendo.

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Nota de VRedondof.

Tambien se puede aplicar a la planificacion , habia un "cuento" que decia que los Japoneses dedicaban 7 meses para PLANIFICAR un proyecto y luego 7 dias para su desarrollo , en cambio los Españoles siete dias para PLANIFICAR un proyecto y 7 MESES para desarrollarlo , con los fallos y sus costes añadidos que ello conllevaba.

las 13 CUALIDADES de un emprendedor.

Emprender

Leo que para ser un emprendedor comme il faut hace falta tener todas estas capacidades:

Motivación

Creatividad

Liderazgo

Iniciativa

Intuición

Adaptabilidad

Energía

Entusiasmo

Compromiso

Determinación

Persistencia

Centrarse en una oportunidad

Asuncion de riesgos calculados

De ser cierto, y personalmente no lo veo nada descabellado, parece lógico el alto índice de fracaso entre las empresas de nueva creación....

GTD o cómo ser altamente productivo

Articulo publicado por

Andrea

en Saiku

GTD o cómo ser altamente productivo

Septiembre 17, 2008 –

Llevo varias semanas pensando en publicar un post acerca de GTD, el sistema “Getting things done” de David Allen. En innumerables páginas se habla del mismo con la devoción dedicada a un culto, mientras que otras las tachan de elogios inmerecidos.

En cualquier caso, ¡yo soy de las admiradoras del método!, por lo que os traigo un resumen acerca de este sistema ampliamente extendido para elevar los índices de productividad de cualquier persona que se proponga seguirlo.

Sus bases conceptuales están constituidas por:

Especificar acciones y transformarlas en objetivos y “pasos siguientes” concretos y definidos.
Organizar recordatorios y notificaciones, así como clasificar las información en base a cómo y cuándo la necesitarás.
Mantener constantemente en tu punto de mira los seis horizontes de tus obligaciones (propósito, vision, objetivos, áreas de enfoque, proyectos y acciones)

¿Cuáles deberían de ser tus primeros pasos para iniciarte?

Organiza todos los documentos que haya sobre tu escritorio hasta que este vacío y ordenado.
Procesa tu correo electrónico y bandeja de entrada hasta vaciarla.
Realiza un brainstorming de tareas e ideas en un cuaderno o dispositivo móvil.
Establece un sistema clasificatorio sencillo.
Crea listas conceptuales de todas tus acciones, así como una lista de proyectos, una lista de “en espera” y otra de “Algún día/quizás”
Utiliza un calendario o un sistema de archivos para recordar futuras tareas o compromisos que han de realizarse “imprescindiblemente” ese día.
Haz una revisión semanal para mantener el método en orden y redefinir tus prioridades.

Es posible que en este preciso instante, tras la avalancha de tareas pendiente que probablemente hayas descubierto decidas dejar este artículo, pero ¡espera!, te contaré algo: No tienes por qué implementar todo el sistema GTD de la noche a la mañana para incrementar notablemente tu productividad.

De hecho, la idea principal es adaptar aquellas partes del mismo que puedan optimizar tu rutina de trabajo.

Algunos de los pasos esenciales para apreciar una mejora en tu rendimiento serían:

Comienza especificando en una hoja de papel absolutamente todo aquello relacionado con tareas o compromisos pendientes. Si quieres ir un poco más lejos, puedes realizar listas contextuales (“siguientes acciones” clasificadas, por ejemplo, por contextos en los que serán realizadas: trabajo, casa, etc.. de modo que sepas exactamente qué es lo más urgente que deberías hacer en estos momentos)
Limpia tu escritorio/bandeja de entrada. El siguiente paso sería procesar todos los papeles, juntándolos en primer lugar en una única pila y clasificándolos uno a uno a medida que vas avanzando.
Clasifica. Sin duda esta es la parte más tediosa, pero con un sencillo sistema de archivadores (en caso de papel corriente) o un sistema de carpetas en tu ordenador tu productividad y rapidez trabajando con tus documentos aumentará considerablemente.

Recuerda que un primer acercamiento al método debería incluir un cuaderno, lápiz o bolígrafo, un archivador con clasificadores y etiquetas. De cualquier modo, existen múltiples programas y utilidades que podrás emplear tales como:

dispositivos móviles (PDA)
etiquetador electrónico
calendario
software informático (para listas de tareas, brainstorming, mindmapping, etc)

Este diagrama muestra de forma absolutamente clarificadora la estrategia que deberemos seguir al poner en práctica GTD:
gtd

Por último, un par de observaciones al respecto:

Un aspecto clave en el sistema GTD es la definición de un concepto clave: el de “siguiente acción”, de esta forma elaboraremos un método dirigido para la realización de cualquier proyecto. Un proyecto no es una “siguiente acción”, por tanto, sino que para la realización de un proyecto llevaremos a cabo múltiples acciones estando éstas ordenadas temporalmente en función de su dificultad y urgencia, entre otros muchos factores.

Aquellos compromisos o tareas fundamentales en un día determinado deberían desplazarse directamente al calendario, mientras que aquellas que una vez definidas ocupen un espacio temporal de más de dos minutos deberán ser postergadas o delegadas.

Si buscas software específico para GTD, en las páginas siguientes encontrarás una relación de diferentes programas:

Acta de una reunión como medida para hacer reuniones más productivas

de PymeCrunch de Jordi Perez

El Acta de una reunión es una medida totalmente necesaria (aunque no suficiente) para lograr que las reuniones sean productivas. Es evidente que toda reunión tiene que quedar registrada de algún modo, y el acta es el resumen que nos permitirá:

comprobar los asistentes reales y los que excusaron su asistencia
registrar las decisiones tomadas en la reunión
determinar el plan de actuación, en el caso de que lo haya, después de la reunión
convocar oficialmente una nueva reunión.

Mesa_reuniones No obstante, mi experiencia me dice que hay determinados formalismos en las reuniones que son totalmente inútiles. Vamos a detallar los puntos mínimos necesarios para que cualquier reunión sea ágil, y cumpla con los requisitos formales mínimos para separar los formalismos necesarios de los que generan una mera pérdidas de tiempo.

1- Antes de la reunión, facilita a los asistentes el orden del día.

Es evidente, pero no siempre se hace. Es imprescindible para que todos conozcan de qué se va hablar, y se preparen cada tema adecuadamente.
Si alguno de los asistentes no se prepara sus puntos, en una reunión quedará retratado con aportaciones poco desarrolladas.

2- Lectura de los asistentes en la propia reunión.

Hablar sólo de quien no ha podido venir, quien ha excusado su asistencia. En algunas empresas todavía se hace la presentación de asistentes, cuando en realidad todos se conocen, puesto que son compañeros de trabajo.

3- No leas el acta anterior.

Seamos profesionales. Que cada uno se lea la reunión anterior (si la hay) antes de asistir a la reunión en cuestión. Leer el acta anterior es como decir que los asistentes son inútiles porque no saben prepararse la reunión de hoy.

4- Trata los puntos de la orden del día en el orden en el que los enunciaste.

Es importante, puesto que algunos de los asistentes se habrán preparado los temas en ese orden de importancia. Por tanto, es importante que quien redacta el orden del día ordene los temas de mayor a menor importancia.

5- Registra las decisiones en una nueva acta de reunión en la misma reunión.

Trabajemos simultániamente, no tomes apuntes en una libreta durante la reunión para después gastar 1 hora en redactar un acta perfecta. Es mejor redactar una acta esquemática ipso facto que no perder tiempo después. A parte, es interesante que todos los asistentes se vayan de la reunión con el plan de trabajo ya realizado y visualizable desde que se sientan de nuevo en su escritorio.

6- gestiona la documentación con herramientas online.

Usa la intranet de la empresa para tener un registro de actas, o en su defecto usa herramientas tipo GoogleDocs, convenientemente compartidas. A parte de ser cero papel, son más adecuadas para posibles revisiones, correcciones, etc.

s2t2 -Los 10 recursos que te harán más productivo con el ordenador

Los 10 recursos que te harán más productivo con el ordenador

Por

Pedro Robledo (#3)

el 20 de Febrero 2008

Si pasas mucho tiempo delante del ordenador estoy seguro de que lo que viene a continuación te va a interesar. Llevo mucho tiempo utilizando ordenadores, desde el Spectrum 128K hasta ahora, pero sin duda la cosa se complicó bastante con la llegada de internet. Desde que podemos entrar y navergar por los millones de recursos gratuitos de la red nuestro tiempo se ha vuelto un recurso cada vez más escaso.

El siglo XXI es sin duda el comienzo de la era de la información. Actualmente nos vemos desbordados por cantidades ingentes de información: textos, gráficos, fotos, videos, tablas de datos, audios, contactos, correos electrónicos, conversaciones... hasta practicamente quedar sepultados. Nuestra habilidad para relacionarnos y hacer nuestra toda esa información es clave hoy en día, y todos los trucos o consejos para ganar productividad en nuestra jornada cotidiana es fundamental.

Después de pensarlo bastante, llegué a la conclusión de que sería útil hacer una lista de 10 recursos que ayuden a mejorar la productividad frente a un ordenador. Desde que los utilizo, dispongo de un poco más de orden frente al caos de la marea de información y consigo disponer de más tiempo libre, así que te los recomiendo fervientemente. Además, esta lista está basada en recursos 2.0, para que todo el mundo pueda disfrutarlos independientemente del sistema operativo que utilizen.

La lista es la siguiente:

1. Lector de feeds: La única forma coherente de poner en orden todo lo que lees habitualmente en los blogs es utilizar un lecctor de feeds. Una vez que lo uses, no tendrás que perder tiempo visitando cada blog para mirar si está o no actualizado. Además, no hay nada como utilizar un lector de feeds para leer muchos más blogs que antes en mucho menos tiempo. Te recomiendo Bloglines.

2. Networking: Necesitas recordar las direcciones de correo, números de teléfono, fechas de cumpleaños... de todos tus contactos, pero además, tienes que saber qué tal les va, qué es lo que están haciendo, y tienes que entablar relación frecuentemente con ellos. No hay problema, puedes estar al día con tus contactos gracias a Facebook. Un sólo vistazo será suficiente para estar atento a las últimas novedades de tus contactos (por muchos que éstos sean).

3. Mensajería instantánea: Para ponerte en contacto con los compañeros de trabajo puedes enviarles un correo electrónico y esperar que se digne en contestarlo -además de escribir otros dos más para aclarar el primero-, puedes coger el teléfono para intentar explicarle algo respecto del documento que tienes delante, o puedes decidirte por ser más productivo y utilizar la mensajería instantánea. Con la mensajería instantánea las conversaciones son en tiempo real y se pueden visualizar y modificar documentos en tiempo real, por no hablar del dinero que se ahorra uno en llamadas (además, las conversaciones quedan registradas para evitar problemas futuros). Te recomiendo MSN.

4. Firefox: ¿Qué haces que no estás utilizando ya Firefox? Instala el navegador gratuito más potente de internet y disfruta de todas sus opciones para hacete la vida más fácil. Podrás abrir pestañas dentro de una misma venta (en lugar de abrir 10 o 12 ventanas y volverte loco), y disfrutar con sus extensiones entre las que destaco: RAE (para tener una ventanita en la que buscar el significado de palabras o verificar su ortografía, Wordreference (para traducir palabras en varios idiomas), Google (para buscar algo sin tener que acudir al buscador), Clipmarks (para copiar o guardar contenido seleccionado de una página web), Screengrab (para hacer capturas de la pantalla o de una parte seleccionada), y Download Helper (para descargar el contenido multimedia de una página web).

5. Technorati: Si quieres saber qué se dice en internet sobre ti, tu empresa, o tus competidores además de google puedes usar Technorati. En unos segundos te enterarás de todo lo que se dice sobre lo que más te interesa.

6. Resúmenes de libros: Si eres de los que no tienen tiempo suficiente para leer todos los libros que creen que tienen que leer recurre a Resumido.com o a Esknow.

7. Resúmenes de revistas: Ahorra tiempo y dinero con DeRevistas.com. No sólo podrás leer los resúmenes traducidos al castellano de los mejores artículos de las mejores revistas, sino también el artículo original (en su idioma original). Además, parte de su fondo de resúmenes es gratuito.

9. Blogs: Busca en internet los mejores blogs sobre productividad como El Canasto y suscríbete a ellos para estar siempre aprendiendo cosas nuevas sobre el tema.

10. Del.icio.us: Date de alta en Del.icio.us para poder tener una base de datos de todas las páginas web, videos, post de blogs... basado en un sistema de etiquetas. Podrás encontrar ese artículo que leíste hace años en dos segundos evitando tener que estar horas buscando otra vez en la red.

Por último me gustaría destacar que uno de los recursos más importante es la propia comunidad de internautas y las sinergias que surgen de sus relaciones. Si tienes un blog te animo a que publiques tu propia lista de recursos, y te animo también a que escribas comentarios en este artículo y otros como éste que veas en la red con tus críticas, tus recursos, tus consejos y trucos sobre este tema (o con la dirección del post en el que has escrito tu lista) Recuerda: 1+ 1 = 3 (¡o más!).

Un saludo!

Pedro Robledo (#3) es el autor de Guía de Gerencia, un blog sobre economía, empresas, desarrollo personal... en el que ha escrito artículos como: 7 consejos para ser un profesional de los informes ó Inteligencia emocional en el trabajo ¿Pero qué es?. Puedes suscribirte a su blog de forma gratuita aquí.

Las crisis y tareas urgentes deberían ser una excepción

Hoy escribe para El Inconformista Jeroen Sangers autor del blog El Canasto, especializado en organización y GTD. En esta ocasión Jeroen nos habla de como evitar que las pequeñas tareas se conviertan en verdaderos fuegos que apagar.

¿De dónde vienen las crisis y los fuegos? Normalmente vienen de cosas que no son importantes y que han sido ignoradas porque estabas apagando fuegos. Si ignoras una tarea durante suficiente tiempo al final se convierte en el próximo fuego a apagar.

Fire: Disaster in the city, cortesía de millzero.com.

Hay muchos ejemplos de tareas pequeñas de mantenimiento que pueden dar grandes problemas al no hacerlas: hacer una copia de seguridad del ordenador, comprar tinta para la impresora, verificar el estado de las ruedas del coche, etc… Cada una de esas tareas requiere poco tiempo, pero podemos perder muchísimo tiempo si ignoramos esas tareas. Te puedes imaginar cuánto tiempo pierdes si se rompe el disco duro del ordenador y la última copia de seguridad que tienes es de hace seis meses. No es urgente hacer una copia de seguridad, pero solo te cuesta algunos minutos de hacerlo. ¿Por qué no dejas el ordenador abierto para hacer la copia mientras estás en una reunión con un cliente? ¿O porque no buscas una solución automática como Carbonite?

Usa la regla de dos minutos (Si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, hazla ahora mismo) para arreglar todas acuestas tareas pequeñas. Algunas personas a quien he explicado esa regla me han dicho que es ineficaz, porque tienen miedo de pasar todo el día solo haciendo las tareas de dos minutos. Pero la verdad es que si esas realmente son suficientemente importantes para hacerlas, es decir que vas hacerlo de todas maneras, es mejor usar la regla de dos minutos, porque si pospones la tarea pierdes aun más tiempo (para apuntar la tarea en las listas).

No digo que debes ignorar las prioridades. Solo digo que debes capturar, decidir y organizar las próximas acciones de todas las cosas que piden nuestra atención, igual que sea una cosa grande o una cosa pequeña. Muchas veces las cosas pequeñas y poco importantes requieren más atención si esperes más tiempo, y serán demasiado importantes solo porque no lo has hecho cuando todavía era fácil de hacerlo.

Seguramente tienes muchos proyectos grandes e importantes que tienen una próxima tarea de dos minutos o menos. Solo por hacer unas tareas pequeñas puedes avanzar varios proyectos grandes y sentirte mejor acerca del progreso.

Las crisis y las tareas urgentes deberían ser una excepción.

Jeroen Sangers, un holandés que desde hace seis años vive en Lleida, es el escritor de El Canasto una bitácora sobre productividad personal y Getting Things Done (Organízate con Eficacia en español). En sus momentos pocos productivos encontrarás a Jeroen en la playa o en las montañas. Si te gusto este post puedes sucribirte a El Canasto aquí.

Administrando Acciones: El Enfoque Multidireccional

Multidirectional, cortesía de kiwanja

Es necesario controlar los compromisos, proyectos y acciones de dos maneras: horizontal y vertical.

El control horizontal es el que nos permite mantener la coherencia entre todas las actividades que realizamos.

La mente analiza constantemente el entorno, como si se tratara de un radar, y es capaz de fijarse en cualquiera de los millones de asuntos diferentes que nos pueden llamar la atención durante un día cualquiera.

Es un sistema fantástico que nos permite registrar y proporcionar información sobre un volumen ingente de cosas y que además nos permite cambiar nuestro centro de atención de una forma fácil y rápida.

La administración de acciones horizontal consiste en decidir qué acción tomar de entre todas las que podrías llevar a cabo en un momento determinado.

El control vertical, por el contrario, dirige las subidas y bajadas del pensamiento por la escalera de asuntos propios y de proyectos individuales. Es el que se encarga de la planificación de proyectos en su sentido más amplio.

Se trata de centrarse en un sólo aspecto, situación o persona y desarrollar cualquier idea, detalle o secuencia de acontecimientos necesarios para que nos podamos encargar de ello.

La administración de acciones vertical consiste en decidir cuáles son las próximas acciones de todos tus proyectos abiertos.

Tanto la administración vertical como la horizontal persiguen los mismos objetivos: sacar las cosas de la mente y hacerlas.

Si eres capaz de administrar tus acciones de la forma adecuada, te sentirás en todo momento dueño de la situación. Serás capaz de prestar atención a las cosas importantes y cuando tengas que centrarte en un proyecto, podrás abordarlo rápidamente y verás con claridad qué es necesario para desarrollarlo.

Asamblea en la carpintería

Cuentan que en una carpintería hubo una vez una extraña asamblea. Fue una reunión de herramientas para arreglar sus diferencias.

El martillo comenzó ejerciendo la presidencia, pero la Asamblea le notificó que tenía que renunciar.

¿Causa?

Hacía demasiado ruido y se pasaba todo el tiempo golpeando.
El martillo aceptó su culpa pero pidió que fuese expulsado el tornillo. Dijo que había que darle muchas vueltas para que sirviera para algo.
Ante el ataque el tornillo aceptó también, pero exigió a su vez la expulsión de la lija. Hizo ver que era muy áspera en su trato y que siempre tenía fricciones con los demás. Y la lija estuvo de acuerdo a condición de que fuese expulsado el metro que siempre estaba midiendo a los demás según su medida como si fuera el único perfecto.
En esas estaban cuando entró el carpintero, se puso el delantal e inició su trabajo. Utilizó el martillo, el tornillo, la lija y el metro. Finalmente, la tosca madera quedó convertida en un precioso juego de ajedrez.
Cuando la carpintería quedó nuevamente sola, la Asamblea reanudó su deliberación. Fue entonces cuando tomó la palabra el serrucho y dijo:
– Señores, ha quedado demostrado que tenemos defectos, pero el carpintero trabaja con nuestras cualidades. Eso es lo que nos hace valiosos. Así que no pensemos tanto en nuestras dimensiones negativas y concentrémonos en la importancia de los aspectos buenos.
La asamblea encontró entonces que el martillo era fuerte, que el tornillo unía, que la lija era especial para limar asperezas y observaron que el metro era preciso y exacto.
Las herramientas son las mismas, pero el punto de vista es diferente en una y otra parte de la Asamblea. ¿Qué había cambiado? La perspectiva de la mirada. ¿Que había motivado ese cambio? La comprobación de las ventajas que tiene considerar a las personas y a las cosas desde una visión positiva. Me llama la atención la facilidad con la que descalificamos al prójimo utilizando cualquiera de sus defectos. Puede ser un defecto físico: es cojo, es ciego, es feo, es manco… Puede ser un defecto psíquico: es pedante, es imbécil, es inútil, es despistado… Pero esas personas son también, quizás, inteligentes, bondadosas, creativas, sensibles… Acaso tiene no una sino todas estas cualidades.

Tendemos a ver aquello que se destaca con negatividad en el ser humano o en la vida misma.

No más tiempo sino tiempo de calidad

de Guía de Gerencia de Pedro Robledo

Estos días he estado leyendo artículos muy interesantes sobre cómo levantarse antes por la mañana, cómo ser más productivo, qué hacer con dos horas libres más al día… Y me he planteado la duda de que quizá la clave no es tanto en sacar tiempo de debajo de las piedras, y de sacar el máximo provecho de cada hora, sino en disfrutar de tiempo de calidad.

Me pregunto para qué quieres una hora o dos más al día si luego las dedicas a ir al cine y, o te duermes, o estás tan cansado que terminas por no disfrutar la película. Además, el madrugar en exceso y descansar menos de lo debido, el ir corriendo a todos los sitios, el exprimir al máximo cada hora, entre tazas y tazas de café y té, termina pasando factura a la larga de una forma u otra.

Por mi experiencia personal puedo decir que cuando he tenido varias horas libres después de una jornada estresante, al final he acabado desperdiciando esas horas. Estoy demasiado cansado para estudiar, y si decido leer no voy a la velocidad que me gustaría, porque tengo que luchar contra el sueño. Estoy demasiado cansado para hacer deporte, y termino quizá delante del ordenador, navegando sin rumbo porque estoy demasiado cansado para establecer o cumplir objetivos bajo una mínima disciplina. En resumen, estoy muy cansado y necesito ese tiempo libre para descansar.

Sin embargo, cuando he tenido un día normal, en el que he dormido mis horas, y la jornada laboral no ha sido especialmente dura, aunque llegue a casa más tarde y tenga mucho menos tiempo libre, suelo aprovecharlo mucho mejor. Tengo más capacidad para concentrarme y, por tanto, disfruto más con lo que esté haciendo, sea o no sea productivo.

Si estás de acuerdo en que es mejor disfrutar de tiempo de calidad, tenemos que tener presente que la calidad no reside en el tiempo, sino en nosotros mismos. Cuando nosotros tenemos un ritmo de vida de calidad, disfrutamos de un tiempo de calidad, es decir, aumenta nuestra capacidad de disfrute de dicho tiempo libre.

Para disfrutar más de nuestro tiempo libre te propongo que sigas los siguientes consejos, que son los que mejor me funcionan:

Duerme las horas que necesites cada día (si puedes haz siesta durante algún momento de la tarde).
Haz deporte a diario (Es mejor media hora diaria que dos horas dos días a la semana. Intenta variar de actividad. Si llegas cansado a casa, hacer deporte te devolverá las energías).
Toma el aire durante un paseo.
Haz yoga, medita, o simplemente descansa la mente.
Desayuna fuerte, come variado, merienda y cena muy ligero y lo antes que puedas.
Haz pequeños descansos durante la jornada de trabajo.
Ríe, haz bromas, diviértete.
Evita coger el coche y utiliza el transporte público.
¿He dicho ya que te rías?
Si trabajas con ordenadores evita encender el ordenador cuando llegues a casa.
No utilices el ordenador después de cenar (esto no suelo cumplirlo, pero cuando lo hago lo noto, y mucho).
Bebe agua durante todo el día (y especialmente a primera hora de la mañana).
Programa el tiempo libre con antelación (cines, obras de teatro, exposiciones, reuniones con amigos…).
Escápate las veces que puedas a la naturaleza.
Come mucha verdura y frutas (en detrimento de bollos y comida preparada).
Planifica tus objetivos a corto, medio, y largo plazo, y revísalos constantemente.
Escucha música

Seguro que tú también eres “corredor de fondo” y tienes tus trucos para estar en plena forma y disfrutar de tu tiempo libre, así que ¿Por qué no los compartes con todos nosotros?

Un saludo!

s2t2 -GTD: Getting Things Done

GTD: Getting Things Done· 10 enero 2008, 09:15

Productividad

El otro día, Pepe Ortuño en su blog, hacía mención de un libro sobre organización personal: Organízate con Eficacia .

Su recomendación me pareció tan interesante, que no pude evitar lanzarme de lleno a la búsqueda de información relacionada en la web…

... lo que descubrí a continuación es algo que me tiene fascinado desde hace días …

Resulta que “Organízate con Eficacia“ es la versión traducida al español del libro Getting Things Done de David Allen , que se ha erigido como gurú de la productividad anti-estress después del éxito de su sistema.

El sistema descrito en su libro de David Allen, denominado GTD (obtenido del acrónimo del título del libro), afirma ser un sistema sencillo y útil para mantener nuestras tareas controladas y organizadas , descargándonos de estress y permitiendo que mantengamos la mente ocupada en lo que realmente interesa: hacer cosas en lugar de pensar en lo que tendríamos que estar haciendo.

Los seguidores del método GTD parecen ser legión y van en número creciente.

Esto, unido a la facilidad para poner en práctica el sistema con independencia del material o método que queramos emplear, ha desembocado en una gran actividad creativa alrededor de cómo aplicar el método GTD .

Así, podemos encontrar tutoriales para aplicar el método GTD usando desde una simple libreta, una agenda electrónica, cuentas de correo electrónico, carpetas, tarjetas, etc. etc.

Incluso llama la atención la cantidad de servicios web, blogs y aplicaciones de escritorio fundamentadas en la aplicación del método GTD...

Todo un gran Iceberg del que parece que sólo he descubierto la punta…

A continuación os pongo toda una serie de enlaces a recursos que considero de interés a cerca del GTD:

INFORMACIÓN

(GTD) Getting Things Done en la Wikipedia donde podéis encontrar una descripción breve del método.
Resumen del libro Getting Things Done [Inglés]
Plantilla de aplicación del método GTD en una sola hoja y en castellano.
Problemas típicos de mala aplicación de GTD [Inglés]

Resumen del GTD en la mediahostia

BLOGS Y WEBS

Blog de GTD [Inglés]
Canasto : Blog sobre GTD en Castellano.

43Folders : Información a raudales a cerca de GTD y cómo aplcarlo [Inglés].

APLICANDO GTD CON EL CORREO

GTD con Thunderbird [Inglés]
GTD con Thunderbird : Otro método ayudado de extensiones.
GTD con Thunderbird : más información de cómo usar Thunderbird para GTD.
GTD con Gmail with gmail.pdf [PDF, Inglés]
GTDGMail : Extensión para Firefox que nos ayuda a aplicar el sistema GTD con GMail.

GTD para Kontact (Kmail) : Proyecto de Google Summer of Code para implementar GTD en la suite PIM de KDE.

SOFTWARE Y SERVICIOS PARA APLICAR GTD

Thinking Rock : Programa multiplataforma (Windows, Linux, MacOS) para aplicar al pie de la letra la metodología GTD.
Chandler : Una aplicación libre y muy muy prometedora cuyo objetivo es llevar una gestión integral de agenda y tiempo y que se basa en GTD.
MonkeyGTD : Documento HTML con JavaScript que se descarga y se usa localmente para gestionar nuestro tiempo con GTD.