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Aplicaciones GTD
Estos programas resultan de gran utilidad para controlar el ritmo de trabajo y los asuntos pendientes
Por ANTONIO DELGADO
Escribir un artículo, entregar el informe de la empresa en el plazo estipulado, preparar las previsiones anuales, etc. Las tareas pendientes se acumulan y en ocasiones resulta complicado controlarlas, ya que no sólo es cuestión de dedicar tiempo a realizarlas, sino que también requieren una correcta planificación y una gestión de los espacios libres en el calendario. Para evitar que los asuntos pendientes se conviertan en un dolor de cabeza se han inventado los llamados "gestores de tareas".
Uno de los métodos más conocidos para gestionar con éxito tareas pendientes es GTD, acrónimo deGetting Things Done. Es un sistema propuesto por el escritor David Allen en un libro del mismo nombre y se basa en la premisa de que es necesario borrar de la mente las tareas pendientes para poder realizarlas con una concentración mayor. Éstas se deben guardar en un lugar específico, agrupadas por temas o según su contexto. Además, Allen sostiene que cualquier asunto que pueda resolverse en menos de dos minutos no merece ser catalogado como pendiente y se debe ejecutar de forma inmediata.
Por lo tanto, y según las teorías GTD, lo primero que el usuario debe hacer es determinar dónde guardará y gestionará las tareas que no puede resolver al instante. La agenda se antoja como un sitio apropiado para tal fin, ya sea en su versión tradicional en soporte papel o mediante el uso de calendarios digitales como el de Outlook, el del teléfono iPhone (iCalendar) o incluso el calendario de Google.
Según las teorías GTD, lo primero es determinar el luegar en el que guardará y gestionará las tareas que el usuario no puede resolver al instante
Sin embargo, los calendarios sólo son un soporte donde apuntar citas y tareas de una forma básica, de manera que el control y la gestión de las mismas queda en las manos y la mente de los usuarios, por lo que en muchos casos la productividad no mejora. Hay otras aplicaciones para los principales sistemas operativos de ordenadores, así como para dispositivos portátiles e incluso plataformas web, que asumen gran parte de los conceptos GTD de manera eficaz y liberan al usuario de la obligación de recordar.
En Internet se pueden encontrar algunos listados con las soluciones más utilizadas para cada sistema. Este artículo no las explica todas, sino que su intención es centrarse en las más interesantes, ya sea por su popularidad, por su usabilidad o por su adaptación a todo tipo de aparatos y sistemas operativos.
Things: GTD para Mac OSX
Things es una de las aplicaciones GTD mas conocidas para el sistema operativo Mac Os X y está enfocada a la gestión de tareas y proyectos. Dispone de diferentes carpetas donde guardar y alojar los asuntos pendientes en función de la organización prevista por el usuario. El buzón de entrada permite guardar la información que sea necesario utilizar mas adelante; una forma de "descargar información de la mente".
Para la gestión de tareas presenta una pestaña de "proyectos activos" donde cada proyecto no es más que la agrupación de determinados asuntos relacionados. Respecto a la gestión del tiempo, propone diferentes pestañas con las tareas previstas para ese día: "hoy", así como las "siguientes" y las "programadas". Es decir, tareas concretas que no están asignadas a un proyecto determinado o bien que deben ser repetidas de forma cíclica. Su última versión (1.2.6) tiene un coste de 41.97 euros, por una licencia de uso personal.
Otro programa para Mac Os X es Omnifocus, una de las soluciones más completas para la gestión de tareas y productividad. Sin embargo, proporciona tantas herramientas y opciones que es necesario realizar un aprendizaje previo para sacarle todo el partido a la herramienta. Aun así, es una opción recomendable en entornos empresariales y corporativos. El coste de una licencia de uso individual es de 75,95 dólares
Evernote y Nirvana, en la nube
Evernote es un organizador de tareas y notas que combina un programa de escritorio con un espacio de almacenamiento y sincronización on line, lo que se conoce como la nube. Posee versiones para diferentes sistemas operativos de ordenador (Windows y Mac Os X) y para dispositivos portátiles (iPhone e iPod Touch, Blackberry y Palm Pre), una solución para quienes trabajan en constante movimiento. También se puede usar como herramienta on line compatible con los principales navegadores. Sirve para capturar información de diferentes páginas web y guardarlas en la aplicación catalogada.
La filosofía de Evernote es servir como una libreta donde apuntar todas las ideas, notas y tareas de los usuarios, para que no quede nada pendiente. Evernote tiene un entorno gráfico fácil de usar, e incluye extensiones para capturar información de forma instantánea de múltiples fuentes, como notas de texto, páginas web, imágenes, archivos PDF, escritura manual, etc.
La información almacenada en la aplicación puede ser etiquetada y organizada según determine el usuario. La versión gratuita incluye 40 megabytes mensuales para la carga de archivos y limitaciones en el tipo de formatos que se pueden sincronizar. La versión premium no incluye estas limitaciones y posee un nivel de seguridad SSL. El coste es de cinco dólares al mes (o 45 dólares al año) e incluye 500 megabytes mensuales para la carga de archivos.
La ventaja de Nirvana es que permite tener todos los datos alojados en Internet
Nirvana es una plataforma online para la gestión de tareas y proyectos que se encuentra actualmente en beta privada. Es decir, es necesario solicitar y recibir una invitación para poder acceder a la plataforma. Facilita una versión para acceder desde un ordenador y otra pensada para su consulta desde un Smartphone.
La ventaja de Nirvana es que permite tener todos los datos alojados en Internet, por lo que no es necesario sincronizar los archivos almacenados en diferentes dispositivos, como el ordenador y el teléfono móvil. La organización de carpetas y el entorno gráfico son similares a "Things" y dispone de algunas funcionalidades bien pensadas, como delegar una tarea a una tercera persona con la que el usuario esté interconectado.
