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Cómo organizar reuniones efectivas?

Cómo organizar reuniones efectivas?

salareuniones.jpg¿Qué elementos debemos tener en cuenta para preparar adecuadamente una reunión? Debemos tener en cuenta estos seis puntos:

1. Objetivo: debemos respondernos ¿para qué nos reunimos?, y saber transmitir la respuesta de forma adecuada a cada uno de los asistentes en el momento
en que los invitamos.

2. Participantes: únicamente deben convocarse las personas realmente necesarias, aquellas que estén implicadas con el tema que se va a tratar y que tengan algo que aportar.

3. Orden del día: empezar con temas conocidos, a modo de introducción. Pueden ser temas
de puntos acordados en una reunión anterior. También es aconsejable iniciar la reunión con puntos muy concretos para que todos los participantes tengan una sensación de logro. Debemos finalizar con temas de menor importancia y analizando los próximos pasos a seguir.

4. Duración: es importante estipular un período de tiempo. Esto ayuda a organizar la sesión
y permite también la organización de agendas de los participantes. A partir de los 45 minutos el ritmo de la reunión baja en forma significativa. La fórmula mágica para la duración de una película de cine es 90-100 minutos. Y una reunión es mucho más aburrida que una película de cine.

5. Lugar: cosas obvias que a veces no se cumplen, lugar sin ruidos, con suficiente iluminación y con espacio para todos, pizarra, pantalla.

6. Convocatoria: convocatoria de la reunión con la hora de inicio, el lugar, de ser posible horario de cierre y un orden del día (agenda).


Seis consejos para todos tus días como PM

Lupa1. Manejá bien tu tiempo:  cada mañana deberías tener una lista corta con los asuntos para tratar durante el día.  Es importante que esta lista no sea muy ambiciosa, fijate objetivos realistas, alcanzables, que se puedan cumplir en el día a pesar de los imprevistos que puedan surgir.  Si revisás la lista a la noche y pudiste conseguir resolver todos los temas, te vas a sentir bien.

2. Fortelecé tu habilidad de tomar decisiones:  si tenés el 100% de la informacion para tomar una decision, qué bueno.  Pero en proyectos reales sucede muy a menudo que no tenés toda la informacion, y debés tomar una decisión inmediata.  Acostumbrate a decidir sin toda la informacion, maneja los grises, las indefiniciones.  La vida es así ¿por qué los proyectos serían distintos?

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3. Mantenete abierto a las críticas:  ¿alguien del equipo o de afuera critica una acción o decisión del grupo o de vos mismo?  Es una oportunidad para mejorar el proyecto, para mejorar tu estilo de management, para mejorar algo de alguien.  Salí de tus zapatos y repetí la critica en tu mente, tomala en forma objetiva y no subjetiva.

4. Organizá reuniones efectivas:  cada reunión debe cumplir con estos cinco puntos

1. ¿Todos tienen en claro el objetivo de la reunión antes de entrar?

2. ¿Está invitada a la reunión toda la gente que tiene que estar y solamente la gente que tiene que estar? (O sea: no hay participantes de más ni de menos).

3. ¿De los n participantes, cualquier participante Pi, i=1,…,n, o aporta información que otros no tienen, o recibe información que no tiene? (O sea: si no aportás información útil, o lo que se habla en la reunión no te aporta nada nuevo, para qué viniste?).

4. ¿Existe una agenda de la reunión? (O sea: una lista de puntos a tratar, no importa si esta lista es comunicada por escrito antes de la reunión o verbalmente antes de empezar).

5. ¿Se tratarán en la reunión todos los puntos de la agenda y solamente los puntos de la agenda? (O sea: no se hablará acerca de temas de más o temas de menos).

Hay un artículo completo en nuestro sitio que habla de esto, se llama "¿Tu reunión pasa la prueba crítica?".

5. Mantené el optimismo:  la primera mision Apolo, cuyo objetivo era poner un hombre en la luna, terminó con un incendio en la cabina de los astronautas, y todos murieron.  Unos años después le preguntaron al Director de Proyecto Apolo cual fue el factor más importante que hizo que Apolo tuviera éxito.  El director respondió:  "Seguir el plan" ("stick to the plan").  Y luego dijo, "seguimos el plan a pesar del incendio en la primera misión".  No pierdas el optimismo en tu proyecto.

6. Aprendé a discernir cuáles issues son urgentes y cuáles no.  Para cada uno de los miembros de tu equipo, su issue es el  issues urgente.  Analiza cada issue fríamente, sin sintimientos ni favoritismos.


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¿Tu reunión pasa la Prueba Crítica?

reloj_analogo.jpg¿Te sucede a veces que organizás una reunión en tu proyecto y hay gente que no sabe por qué está invitada?  Durante la organización comprobá que tu reunión pase la Prueba Crítica.  Una reunión pasa la Prueba Crítica si respondés "Sí" a estas 5 preguntas:

1. ¿Todos tienen en claro el objetivo de la reunión antes de entrar?

2. ¿Está invitada a la reunión toda la gente que tiene que estar y solamente la gente que tiene que estar? (No hay participantes de más ni de menos).

3. ¿De los n participantes, cualquier participante Pi, i=1,…,n, o aporta información que otros no tienen, o recibe información que no tiene? (Si no aportás información útil, o lo que se habla en la reunión no te aporta nada nuevo, para qué viniste?).

4. ¿Existe una agenda de la reunión? (Una lista de puntos a tratar, no importa si esta lista es comunicada por escrito antes de la reunión o verbalmente antes de empezar).

5. ¿Se tratarán en la reunión todos los puntos de la agenda y solamente los puntos de la agenda? (No se hablará acerca de temas irrelevantes y no se omitirán temas).

"La ciencia es conocimiento organizado. La sabiduría es vida organizada." Kant.