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Enfócate en lo esencial, simplifica tu listado to-do
Una de los pocos problemas que tengo con GTD es que no parece que existe ningúna priorización, el idea de tener todo apuntado para tener una “mente como agua” me parece genial y lo entiendo pero de vez en cuando, los listados to-do se aumentan a dimensiones colosales. Seguro que te has encontrado que un listado un pelín demasiado grande así alguna vez. Yo si que los tengo, divididos por contextos (@trabajo, @casa @llamadas) etc. El listado es tan largo que a veces es aplastante, resulta difícil borrar todo del listado porque aumenta en tamaño cada día.
Sigo siendo un fiél seguidor del GTD pero creo que cada persona tiene que adaptarlo para las necesidades de uno mismo. Eliminar cosas es importante, al final del día ser productivo no se trata de hacer todo que podemos, es ser eficiente con nuestro tiempo y atención y hacer lo menos posible. ¿ No?
Estos días intento tener 3 ítems en mi listado to-do cada día. Aquí unos pasos claves para llegar a tener 3 y no más:
- Identifica lo esencial. Teniendo tus objetivos bien definidos te haces conciente de cuáles de tus tareas en tu listado son esenciales. Deberías enfocarte en un objetivo por vez, no quieras dedicarte a la multitarea, si crees que eres capaz puedes aumentarlo a 2-3. Cualquier tarea es esencial si te ayuda a cumplir tus objetivos, no son esenciales si no son relacionados.
- Simplifica tus compromisos. Lo he mencionado antes pero vale la pena decir no de vez en cuándo. ¿Quizás estás involucrado en demasiadas cosas? Vivimos en una economía de atención y tu atención tiene un precio, deberías valorar tu tiempo. Siempre puedes renegociar contigo mismo proyectos que quizás no valen la pena hacer. Ten solamente los compromisos que te dan valor y alegría.
- Reduce tu flujo de información. ¿Necesitas estar inscrito a 400 flujos de RSS? ¿Es necesario responder a todos los emails que entran en tu bandeja de entrada? Hace un par de años tiré el cable de televisión porque me dí cuenta que mirar la tele no me aporta mucho y tirando el cable fue un truco (aunque quizás un pelín bruto:-)) para no mirar tele. Solo alquilo un DVD de vez en cuándo con mi novia. Compro el periódico el domingo y leo las noticas online algunos dias de la semana, es suficiente, tantas cosas no pasan en al mundo. Si simplificas los inputs en tu vida puedes aumentar los outputs radicalmente. Créeme.
- El repaso semanal. Si sigues el GTD ya sabes de que estoy hablando. Si al final de la semana te encuentras con un montón de ítems que no has realizado haz un esfuerzo para borrar y eliminar. Enfócate en los ítems que realmente importan.
- Coloca las piedras grandes. Identifica las piedras grandes que quieres llevar a cabo durante la semana que viene. Mejor identificarlas y programarlas a la sesión de tu repaso semanal.
- Los TMIs Yo voy apuntado mis TMIs (Tareas Más Importantes) en mi Moleskine cada día. Los tres más importantes. Nada más. Dédica por lo menos la mitad del día para realizarlas. Apunta tres TMIs y nada más. Ir marcando.
- Agrupa los tareas pequeñas y procésalos por lotes. Es inevitable que no haya interrupciones a lo largo del día que tendrás que tratar. Apúntalos en otro listado (por ejemplo al pie de la página dónde tienes tus TMIs). No hace falta hacerlos al momento. Lo único que cuándo las realizas, procésalos por lotes (emails, llamadas etc). Intenta realizarlas rápidamente y vuelve a tus TMIs.
